¿Qué es Kanban y cómo se relaciona con la agilidad?

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Si hablas de agilidad con alguien, o incluso si usas una herramienta de gestión «ágil» de trabajo verás de forma recurrente el término Kanban. Kanban es un método que nació bajo un modelo de gestión de trabajo y procesos de fabricación llamado Toyota Production System (TPS).

¿Qué es el Toyota Production System?

El TPS es un sistema de producción basado en la filosofía de lograr la eliminación completa de todos los residuos en busca de los métodos más eficientes. El sistema de producción de vehículos de Toyota se denomina a veces sistema de producción «justo a tiempo» (JIT), y ha llegado a ser muy conocido y estudiado en todo el mundo.

Este sistema de control de la producción se estableció sobre la base de muchos años de mejoras continuas, con el objetivo de fabricar los vehículos vendidos a los clientes de la manera más rápida y eficiente. El Sistema de Producción Toyota (TPS) se estableció sobre la base de dos conceptos: «jidoka» (que puede traducirse vagamente como «automatización con toque humano»), ya que cuando se produce un problema, el equipo se detiene inmediatamente, evitando que se produzcan productos defectuosos; y el concepto «justo a tiempo«, en el que cada proceso produce sólo lo necesario para el siguiente en un flujo continuo.

Basándose en las filosofías básicas de jidoka y JIT, el TPS puede producir de forma eficiente y rápida vehículos de buena calidad, uno a la vez, que satisfagan plenamente los requisitos del cliente.

Kanban y TPS

Taiichi Ohno fue un ingeniero japonés considerado como el padre del TPS. Se unió a Toyota en 1932 y en 1943 fue asignado como supervisor. En el ejercicio de su trabajo desarrolló JIT y los «siete desperdicios» que son la base de la Manufactura Lean.

Diagrama de tres círculos concéntricos describiendo el trabajo neto total, el trabajo que agregue valor, el que no, y los movimientos como una relación de subconjuntos.
Versión propia adaptada del dibujo original en Toyota Production System; Beyond Large-Scale Production

Los siete desperdicios la manufactura Lean

En su libro Toyota Production Systems; Beyond Large-Scale Production, Ohno describe los siete tipos de desperdicio:

  1. Sobreproducción, producir más de lo que se necesita
  2. Tiempo de espera
  3. Transporte, movilización de material y subproductos
  4. Tiempo de procesamiento excesivo – que no agrega valor
  5. Inventario
  6. Movimiento – actividades que no agregan valor dentro de una línea de producción
  7. Desarrollo defectuoso de partes o productos

Tarjetas: la importancia de visualizar el flujo de trabajo en Kanban

Imagen de una tarjeta Kanban original - tomada del libro Toyota Production System de Taiichi Ohno
Fuente: Toyota Production System; Beyond Large-Scale Production – Taiichi Ohno

El objetivo de TPS y JIT es, en última instancia, mejorar el flujo de trabajo – desde la solicitud hasta la entrega del resultado. Entonces, qué tan simple es darle seguimiento aal trabajo – en una época previa a la computación omnipresente de hoy. Allí surge un sistema de visualización del trabajo a través de tarjetas – pedazos de papel con información sobre el proceso en curso – que, organizadas de manera particular en un espacio – ahora conocido como tablero – da un sentido del «estado actual».

El sistema operativo de TPS es Kanban. Su forma más frecuente de uso es una pieza de papel dentro de un sobre de vinilo. Esta pieza de papel contiene información que puede ser dividida en tres categorías: (1) información de recogida, (2) información de transferencia y, (3) información de producción…

Taiichi Ohno, Toyota Production System; Beyond Large-Scale Production

Kanban es el sistema operativo de la manufactura Lean

Esta definición me encanta, por que Kanban no es otra cosa que la sistematización del flujo de información – sistematización antes de la computación. Esto quiere decir que – en esencia – Kanban es la representación de un flujo de trabajo – preferiblemente optimizado bajo el pensamiento Lean.

Kanban, agilidad y Scrum

¿Pero, por qué es Kanban tan importante para la agilidad? Acá te cuento por qué.

Kanban es un sistema simple de comunicación

Si Kanban fue diseñado antes de la era de la computación omnipresente, y además fue muy exitoso. Por qué no habría de funcionar ahora cuando gran parte de los modelos de agilidad promueven valores similares a los de la manufactura Lean.

Si bien, Kanban y Lean no son «agile«, el pensamiento ágil si es un descendiente directo de Lean – esto podría generar algunos malestares, pero académicamente hablando comparten muchas similitudes.

Si Scrum promueve el trabajo en pequeños grupos – equipos, simplificar la comunicación y la coordinación se hace posible sin grandes esfuerzos o burocracia con Kanban.

Kanban promueve el ajuste fino y la mejora continua

Visualizar el trabajo, es decir, responder de forma simple y rápida a la pregunta ¿en qué estamos como equipo? también permite identificar cuellos de botella o malas prácticas en la asignación yo transferencia de actividades a lo largo del flujo.

Con solo ver el tablero es posible identificar si tenemos muchas tareas empezadas (en progreso) o si, por ejemplo, una sola persona tiene mas carga que otra. Es posible determinar pasos del flujo que representan un cuello de botella o si debemos reestructurar mejor las responsabilidades del equipo. De esta manera, Kanban promueve el análisis del proceso.

Kanban juega bien con Scrum

El auge de Kanban es en parte gracias al auge de Scrum – al menos en lo que respecta al mundo de la agilidad. Si Kanban es una manera simple y efectiva de ver el flujo, las iteraciones (Sprints) de Scrum hacen que sea aún más útil. Aquí algunas de las razones por las que Scrum y Kanban se llevan tan bien.

El Sprint Backlog simplifica la construcción del tablero

El backlog del Sprint limita el «trabajo por hacer» o «to do«. El objetivo del plan de trabajo del Sprint es, en parte, completar la mayor cantidad de tareas que aporten al cumplimiento del objetivo del Sprint. Construir un tablero Kanban para un equipo Scrum es simple para un Sprint.

La reunión diaria Scrum fluye mejor con un tablero

Contar con la información de las asignaciones y el estado de las tareas y el trabajo es muy útil para mejorar el flujo de la reunión diaria.

Los diagramas son más fáciles de hacer con Kanban

No solo es más fácil crear un diagrama de quemado – burndown o burnup – o un CFD , también entender lo que significa cuando tienes un tablero. Si bien el tablero comunica en qué está tu equipo, los diagramas te ayudan a entender «cómo» va tu equipo. Una buena combinación te ayudará a mantener al equipo más alineado.

Los 4 principios fundamentales de Kanban

Empezar con lo que haces justo ahora

Para usar Kanban no deberías cambiar tu trabajo – el proceso. Kanban te invita a usar el sistema sobre el proceso actual para así encontrar oportunidades para la mejora.

Acordar la búsqueda de pequeñas mejoras incrementales y evolutivas

Kanban es útil para encontrar cuellos de botella y las decisiones en la definición de los procesos de trabajo que afectan la eficiencia y el flujo – la cantidad de beneficio o valor de negocio que sale del sistema. Así que identificar pequeños cambios er incorporarlos (fine tunning) te ayudará a mejorar sin tanta resistencia.

Inicialmente, respetar los roles, responsabilidades y cargos actuales

La herramienta «Kanban» te ayudará a evolucionar en el tiempo. No por eso puedes partir de la suposición que todo lo existente esta mal. Kanban toma una aproximación respetuosa de la estructura organizacional actual y, a través de las pequeñas mejoras evolutivas,

Fomentar los actos de liderazgo a todos los niveles

Si bien, tradicionalmente se espera que el liderazgo suceda en las posiciones más altas de la organización – o al menos eso suponen muchos en las organizaciones tradicionales, Kanban promueve que las ideas y las acciones puedan emerger en cualquier lugar y posición. El liderazgo es una posición o rol que se asume en determinada circunstancia, y por lo tanto, no es como un cargo. Kanban sabe esto y promueve el liderazgo a todo nivel.

Pasos para implementar Kanban

Implementar Kanban con tu equipo es un proceso simple. Solo sigue estos pasos:

Acuerda con tu equipo el uso de Kanban

Kanban hace transparente el trabajo y las asignaciones. Esto mejora el seguimiento. ¿Todos en tu equipo desean ser transparentes? Hay circunstancias y organizaciones donde puede que esta idea simple no sea bien recibida. Así que antes de empezar, valida con el equipo y define acuerdos de trabajo.

Identifica el flujo de trabajo entre todos

Ahora que todos en el equipo están en la misma página, es momento de identificar el flujo de trabajo actual. ¿Cuáles son los pasos – a nivel general – que se deben seguir para completar el trabajo asignado al equipo?

Hay que ser pragmáticos, no se trata de identificar cada uno de los pasos y caminos de excepción del flujo. La idea es encontrar la manera de categorizar el estado de una asignación o tarea del equipo. Si es muy complejo, recuerda que siempre puedes recurrir al modelo más simple de tres columnas.

Imagen de ejemplo de un tablero Kanban genérico de tres columnas

Mantenlo simple, al menos al inicio

A título personal, soy partidario de mantener las cosas lo más simple posible. No obstante, algunos equipos se sienten cómodos incluyendo mucha información o detalle en sus tableros. No hay problema, solo asegúrate de que sin importar el nivel de detalle, el equipo mantiene actualizado el tablero – y le es útil hacerlo.

Discute con el equipo los hallazgos metodológicos de forma regular

Ahora tienes claridad sobre el flujo. Discute regularmente – por ejemplo, una vez al mes – si identifican cuellos de botella o pasos en el flujo que podrían agregarse o eliminarse. ¿Se acumulan tarjetas en una columna? ¿Estamos programando demasiadas tareas en la columna por hacer? ¿Cada cuánto deberíamos limpiar o remover las tarjetas en la columna de completado? ¿Cada cuánto deberíamos incluir nuevas tarjetas?

Todo está a criterio del equipo. Claro está, si estás bajo el modelo Scrum, algunas de esas preguntas ya tienen respuesta.

Incluye métricas y gráficas que ayuden al equipo a profundizar

Evita medir por medir. Mide aquello que importa y aporta al equipo. Tiempo de ciclo o tiempo invertido, tasa de defectos, crear un burnup o burndown, o un CFD puede ayudar a mejorar la gestión del equipo – y si es autoorganizado, mejor!

Usa la herramienta más simple y potente

Si bien, hay miles de herramientas en el mercado, escoge una simple de usar, atractiva para tu equipo y que te permita crecer con ellos. Si equipo desea hacer más complejo el proceso o incluir más información, o incluso usar el tablero como mecanismo de gestión de los requerimientos o un backlog, la herramienta debería ser un habilitador y no un problema.

Espero que hayas aprendido sobre Kanban y que con este artículo des tus primeros y firmes pasos en la adopción de una de las prácticas más populares del «mundo ágil».

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Alberto Dominguez
Liderando equipos desde la teoría hacia la entrega real y sostenible de productos y servicios innovadores de TI.
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