No importa si eres un experto o no dirigiendo proyectos. Iniciar un proyecto siempre tiene sus retos. Sin embargo, es posible establecer una pequeña secuencia de pasos para realizar un proyecto. Acá te dejo una guía útil que te permitirá dar correcto inicio a cualquier proyecto.
Así mismo, es durante el inicio del proyecto que se definen o identifican los pasos a seguir. Es un momento clave, porque de esta decisión que parece simple, muchos proyectos fracasan o establecen modelos de gestión que no se ajustan al contexto o la realidad.
Acá encontrarás no solo una estructura simple, sino un conjunto de herramientas y prácticas que, estoy seguro, serán de mucha ayuda en tu proceso.
Fases del proyecto
No importa qué proyecto estés iniciando o planificando, todos los proyectos tienen un ciclo de vida – es decir, un inicio y un fin. Nadie inicia un proyecto sin saber qué resultado espera al final. Siempre he dicho que los proyectos son vehículos de cambio y, por tanto, te llevan del punto A al punto B. Siempre debes saber cuál es tu punto B.
Esta condición de temporalidad, es decir, que todos los proyectos se definen con un inicio y un fin en mente, determinan lo que se conoce como el ciclo de vida. Y el ciclo de vida, marca los pasos que debes realizar o seguir para definir, ejecutar y cerrar un proyecto.
Las fases de un proyecto hacen referencia al momento en el tiempo del proyecto que suceden y su objetivo principal. Es imposible describir cada una de las actividades que han de suceder en dicha fase, puesto que muchas actividades dependen de lo que quieres lograr, pero si podemos establecer un objetivo claro para cada fase.
Fase de inicio de proyecto
La fase de inicio del proyecto es nuestro primer paso. Sucede al comienzo del proyecto y supone desde luego que es necesario realizar algunas actividades para «ponernos a punto».
Paso 1: Definir el objetivo del proyecto
Lo primero que debes hacer para arrancar con tu proyecto es definir el objetivo: ¿cuál es el objetivo del proyecto? ¿Por qué hemos decidido iniciar el proyecto? ¿Qué resultado esperamos alcanzar al final?
Cada proyecto es único, incluso si realizas dos proyectos con el mismo objetivo, es poco probable – por no decir imposible – que lo realices al mismo tiempo, en el mismo lugar, con el mismo equipo y para las mismas personas o clientes. De seguro, cada proyecto tiene algo diferente. Y eso hará que tus pasos a seguir no sean necesariamente los mismos.
Si el objetivo de tu proyecto es construir una casa, seguramente seguirás un plan diferente que si deseas investigar sobre la vacuna para una enfermedad. Sin embargo, ambos proyectos necesitan que tengas claro el objetivo.
Paso 2: Identificar los recursos disponibles para el proyecto
El segundo paso es desde luego identificar los recursos disponibles. Es decir, responder a la pregunta ¿con qué contamos para realizar el proyecto?
Y lo primero y más importante es conocer, identificar, asignar, reclutar o contratar a las personas que nos acompañarán en el proceso. Sin personas, no existen proyectos. Sin personas, los proyectos no tienen sentido.
El equipo del proyecto
Todo proyecto necesita un equipo. El equipo y las habilidades que necesitas para completar el proyecto. Cuando identificas los recursos – entre esos el dinero que te ayudará en muchos casos a contratar o financiar el equipo de trabajo, la maquinaria, y los insumos y materiales, mi primer consejo es que te enfoques en las personas que te ayudarán a lograr el objetivo del proyecto.
Para hacerlo, te invito a reflexionar sobre las siguientes preguntas relacionadas con las personas que te acompañarán a sacar adelante tu proyecto:
- ¿Qué habilidades deberían tener esas personas?
- ¿Qué experiencia sería provechosa o aceleraría el avance del proyecto?
- ¿Cuándo deberían unirse al proyecto y con qué disponibilidad?
- ¿Puedes pagar bien a esa persona? ¿Qué mecanismos de retribución puedes definir en tu proyecto?
Ejemplo de estructuración de equipos de proyecto
Vamos de nuevo con nuestro ejemplo. Tu proyecto es la construcción de una pequeña casa de descanso a las afueras de tu ciudad. Para construir tu casa podemos dividir el proyecto en tres etapas:
- Diseñar la casa
- Construir la casa
- Amoblar la casa
Para cada una de esas etapas de tu proyecto necesitas diferentes habilidades, y algunas de ellas tendrán roles con participación mayor en diferentes etapas. Es así que, en la etapa de diseño necesitarás arquitectos y diseñadores profesionales para tener una buena casa. Si el terreno tiene algún reto particular para el diseño de la estructura o los accesos, seguramente participarán algunos ingenieros.
No obstante, al construir necesitas mano de obra calificada para construir y los arquitectos e ingenieros seguramente participen parcialmente pues, no son ellos quienes construyen.
Al amoblar la casa seguramente necesitarás personas capaces y con experiencia en diseño de interiores que te ayuden – si así lo deseas – a escoger desde los colores de las paredes y los materiales de los pisos, hasta los muebles.
Como ves, en cada etapa necesitas diferentes capacidades y habilidades y tu trabajo es, anticipar de alguna medida esas capacidades y el equipo de personas que podrán ayudarte a lograr el objetivo.
Equipos ágiles de proyecto
No todos los proyectos son iguales. Algunos pasos requieren ajustes durante la realización del proyecto para adaptarse al contexto del proyecto. ¿Qué pasa si no es posible anticipar el resultado exacto del proyecto? Acá te explico.
Imagina que tu proyecto es más exploratorio y menos prescriptivo. Sabes que quieres construir una casa, pero no tienes claro cómo ha de lucir, o qué áreas debe tener. Entonces, durante la fase de diseño, puedes armar un equipo enfocado en maximizar el beneficio del diseño.
Entonces, no defines el equipo en función de lo que quieres construir – una casa – sino en función de maximizar el diseño. Dicho esto, podrías armar un equipo «ideador» que puede contemplar a miembros de tu familia, un par de arquitectos con visiones diferentes sobre el diseño y, por qué no, un niño con ideas que, en principio pueden ser descabelladas.
A este modelo de equipo lo llamamos equipo ágil, y se orienta en habilidades complementarias que trabajen en maximizar el valor del resultado – que incluye descubrir el valor.
Estructuración de proyectos de innovación
Si te parece algo extraño, imagina entonces que eres director de un área de innovación o diseño de nuevos productos en una compañía de cosméticos. ¿Quisieras que todos los miembros de tu equipo pensaran similar y tuvieran las mismas ideas? Tal vez, tener a alguien de pensamiento divergente. Es posible que tu labor no sea definir los productos, sino potenciar las discusiones productivas en un equipo de pensamientos diversos.
La forma como estructuras al equipo definirá desde el inicio su potencial para ofrecer ideas nuevas, muy innovadoras o totalmente disruptivas. Es algo importante a considerar en tus pasos para realizar un proyecto.
¿Quiénes son los interesados del proyecto?
Sin complicar mucho la cosa, imagina que las personas que se involucran en un proyecto tienen dos posiciones. Los que se involucran, participan y realizan actividades propias del proceso para alcanzar el objetivo – que llamaríamos normalmente equipo. Y las personas que participan de manera puntual en la toma de algunas decisiones importantes, o como auditores, o fiscalizadores.
Esas personas no aportan directamente a la realización o consecución del objetivo y, muchas veces, requieren más de un esfuerzo comunicativo y político que físico o mental. Este grupo de personas se conocen como «interesados» – traducción no muy exacta de stakeholders.
Fase de organización y preparación
La segunda gran fase es organizar al equipo y estructurar un plan. Depende de la literatura, las fases de inicio y organización se mezclan, se cruzan o son totalmente independientes. Yo te dejo un consejo para diferenciarlas.
- Si estás solo o con pocas personas y aún te falta estructurar el objetivo y el equipo, entonces estas en fase de inicio.
- Si tienes con quien trabajar para estructurar un plan y tienes con quien discutir estimaciones, objetivos, riesgos y demás – y esas personas hacen parte del equipo del proyecto, entonces estás en organización y preparación.
No es una fórmula infalible, pero ayuda.
Paso 3: ¿Cómo vamos a trabajar para alcanzar el objetivo del proyecto?
En este punto tienes claro el objetivo, los recursos y el equipo. Básicamente has respondido a las siguientes preguntas.
- ¿Qué queremos lograr?
- ¿Con qué recursos contamos?
- ¿Quiénes vamos a trabajar para alcanzar el objetivo?
Los pasos para realizar el proyecto contemplan desde luego la estructuración de un plan. Un plan que puede ser tan detallado como estricto, o tan simple y ambiguo como se requiera.
El proceso de planificación es tan complejo y profundo como el proyecto lo requiera. Si tu proyecto es estructurar un paseo para salir a acampar con amigos, no necesitas un gran plan. Si tu proyecto es estructurar la renovación de una ciudad para recuperar la normalidad luego de un desastre por una inundación o un huracán, bueno… entiendes el punto.
Planes detallados, incrementales y adaptativos
De nuevo, la pregunta es qué quieres lograr. Si estás desarrollando un nuevo producto, seguramente quisieras validar primero las hipótesis sobre el producto. Y por lo tanto tu plan no se extienda mucho más allá de esa primera validación. En todo caso, ¿qué sentido tiene planear más allá si el mercado pudiera rechazar tu producto?
Estos planes los llamamos incrementales. Requieren de validaciones tempranas y, por lo tanto, limitan la ejecución de un plan más allá de una entrega. ¿Como cuando quieres conquistar a alguien? Cada siguiente acción dependía de la anterior.
Otros planes requieren más anticipación. A estos les llamamos planes detallados o predictivos. Con base en el conocimiento y la experiencia es posible anticipar o predecir los resultados más probables.
Planifica como un profesional
La planificación es un proceso que tiene tanto de ancho como de alto. Es extenso y tiene incluso, especialidades por industria o sector. Hay expertos en planificación de obras de ingeniería, o construcción de condominios residenciales. Hay expertos en planificación incremental para el desarrollo de productos de software y expertos en planificación adaptativa para proyectos de investigación científica.
Procura siempre validar las mejores prácticas de planificación en tu industria – el sector en el que te desempeñas. Descubrirás que hay un mundo de conocimiento y buenas prácticas que potenciarán tu labor y la de tu equipo.
Temas para considerar durante la planificación de un proyecto
Algunos de los temas a considerar -sin ser todos:
- ¿Qué quieres lograr? – lo llamamos alcance o scope
- ¿Cómo lo quieres lograr? – plan, hoja de ruta (roadmap) o cronograma si es muy detallado.
- ¿Cuánto ha de costar? – presupuesto
- ¿Cuáles son los riesgos de nuestro proyecto, nuestro plan y nuestro equipo?
- ¿Cómo vamos a controlar la calidad de los productos o servicios que desarrollamos en el proyecto? ¿Cómo vamos a asegurar nuestros procesos?
- ¿Cómo gestionaremos al equipo? ¿Cómo gestionaremos a los interesados? ¿Qué requisitos de ley o supervisión debemos cumplir –compliance?
Recursos gratuitos para aprender sobre dirección de proyectos
Si te interesa entrar en detalle, existen programas especializados en la estructuración de proyectos y algunos recursos gratuitos que serán de utilidad para profundizar.
- Kickoff by PMI
- Edge by PMI
- ProjectManagement.com
- Gestión de Proyectos de Desarrollo
- Recursos de la Fundación Educativa del PMI
- Introducción a la gestión de proyectos
Pasos para ejecutar correctamente un proyecto
Antes de iniciar la ejecución, recuerda que el plan es tu mejor intento por anticipar las cosas. A veces, y de acuerdo con la naturaleza de lo que intentas lograr, puedes anticipar más o menos detalle.
Sin embargo, los planes son, desde luego, proyecciones y suposiciones. Tu trabajo durante todo el proyecto – todo, sin excepción TODO – será validar siempre que el plan es consecuente con la realidad.
No puedes imaginar cuántas veces he sido consultor en proyectos donde el plan fue un documento que completó al inicio del proyecto – fase de organización y preparación – y nunca más se ha vuelto a revisar. Peor aún, la alta gerencia de las organizaciones no solo desconoce la naturaleza cambiante de algunos planes y se cierra a la banda con los ajustes que resultan de sus propias decisiones.
Nada más inútil que un plan que solo representa las emociones de los HiPPO y no es un instrumento valioso para el equipo del proyecto.
Fase de ejecución
Es poco lo que puedo decir de esta fase. La ejecución es, casi en su totalidad, un esfuerzo del equipo del proyecto. Si es una construcción, pues ejecutar es construir. Si es el desarrollo de una nueva App, pues desarrollar y probar programas. Si es una investigación científica…. bueno, ya tienes la idea.
Lo importante, desde el punto de vista de la dirección del proyecto, es mantener al equipo enfocado, apoyarlos en las discusiones y toma de decisiones para completar el plan y ajustarse a las cosas inesperadas.
Acá, aunque el equipo está en «modo ejecución», tu como coordinador o director, debes estar en modo «seguimiento y control».
Paso 4 y 5: Apoyar al equipo en la ejecución y dar seguimiento objetivo al plan
No puedo separar la ejecución del seguimiento, es imposible. Durante muchos años, en mis cursos de dirección de proyectos dejaba siempre esta diapositiva al inicio de mis clases:
Solo podemos controlar aquello que está en ejecución. Solo podemos ejecutar aquello que ha sido planificado.
Alberto Domínguez
Esta frase resume la naturaleza de las fases que hemos visto hasta ahora. Si quieres ejecutar un proyecto y tener algo de control, debes tener un plan y apoyar la ejecución.
Podría escribir un libro completo. Pero este artículo busca ser una introducción con los pasos para realizar un proyecto. Así que por ahora ten presente estas dos cosas importantes de la fase de ejecución.
- Ejecutar y controlar son como una pareja bailando. Cada paso de una persona dispara una reacción – coordinada y sutil – de la otra persona. Esto quiere decir que si en la ejecución sucede algo – planificado o no – el control deberá reflejarlo. Si desde el monitoreo se detecta información o evidencia que pueda afectar nuestro objetivo, la ejecución deberá responder de forma consecuente.
- No ejecutas una vez, no controlas una vez. De nuevo es como un baile. El proceso se repite todo el tiempo hasta que termina la canción – en este caso el proyecto.
Fase de cierre
Hemos llegado al final del proyecto. Las actividades y planes han resultado en alcanzar nuestro objetivo. Claro, es posible que nuestro proyecto termine de forma anticipada por diferentes razones que presentaré más abajo. Sin embargo, hablemos del final feliz.
Cuando hemos alcanzado el objetivo es momento de dar cierre al proyecto. Estas son algunas actividades que pueden contemplar, entre otras cosas:
- Liquidar contratos
- Terminar relaciones con contratistas y aliados
- Entregar los resultados a nuestros clientes
- Celebrar
Celebrar el cierre del proyecto
Todos los pasos para realizar un proyecto son importantes. Sin excepción. Muchas veces no nos detenemos a celebrar lo que hemos conseguido. Mi más grande consejo es, no deje de celebrar cada etapa y cada cierre. No solo es dinero invertido en el proyecto.
Lo único que entregamos las personas a los proyectos que nunca podremos recuperar es el tiempo. Así que, al completar un proyecto, es nuestro tiempo y dedicación el que trajo ese resultado. Y, por lo tanto, celebrar, agradecer y felicitar a quienes lo merecen, es fundamental.
¿Cuál es el papel del director de proyectos en los pasos?
Los proyectos son únicos e irrepetibles. Los equipos con los que trabajamos son quienes hacen buena o mala la experiencia. Pero son los líderes los que hacen memorables, valiosos y de crecimiento personal y profesional cada proyecto.
Buenos directores liderarán mejores experiencias personales y profesionales para su equipo, y mejores y más estables resultados para las organizaciones para las que trabajan.
Cuéntame, cómo ha sido tu experiencia en los proyectos que has tenido la oportunidad de participar. ¿Ha sido buena? ¿Por qué? ¿Ha sido mala? ¿Qué pasos han seguido para realizar los proyectos? ¿He olvidado alguno?
