¿Qué tan ágiles somos? Modelo para evaluar madurez de un equipo

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Parte del trabajo de consultoría que realizo con organizaciones y equipos alrededor del mundo incluye evaluar el nivel de «madurez» de un equipo ágil u organización en proceso de evolución. Iniciar una conversación y análisis del estado de dicho equipo u organización no es tarea fácil. Por tal motivo, existen las herramientas de valoración que ayudan a determinar qué tan ágil es tu equipo de trabajo.

Sin embargo, más que diagnosticar sobre receta predefinida y circunscrita, lo que me atrae de este tipo de herramientas de valoración, y la razón de haber creado TEMPO es la estructura que ofrecen para iniciar la discusión. Para mí, las herramientas de diagnóstico son un punto de partida hacia una reflexión más profunda y es responsabilidad del coach o consultor mantener siempre la mente abierta más allá del punto de partida.

En este artículo hablo de TEMPO, una herramienta que he diseñado para valorar la madurez de tu equipo ágil y su entorno.

TEMPO: Herramienta de Valoración de Madurez de un Equipo Ágil

TEMPO es el resultado del trabajo de varios años. Esta herramienta consolida lo que considero, los retos más comunes y claves de todo proceso de transformación. Es una simple herramienta de valoración de la situación actual de un equipo ágil – sin importar qué tan grande sea.

¿Por qué el término TEMPO?

Antes de entrar en materia, me gustaría compartir contigo por qué se llama TEMPO. Así que acá va una pequeña y resumida versión de lo ocurrido.

Cuando se inicia un proceso consultivo de acompañamiento para un equipo más o menos grande – ya sea ágil o con el interés de convertirse en uno – es prudente hacer un diagnóstico. Piensa un poco como, intentar enterarse de qué está sucediendo y por qué.

Así que existen varias herramientas – encuestas y tablas de calificación – que se han desarrollado para tal fin. Nosotros – en mi equipo de trabajo – hemos llegado a consolidar 5 aspectos a revisar. Sin embargo, esos aspectos tenían nombres difíciles de retener. Cuando las cosas son «complicadas» o con demasiados términos los procesos de gestión del cambio se hacen más complejos.

Es así como, durante una sesión de ideación para una nueva cuenta nos sentamos a hablar de los problemas y los retos que, nosotros como consultores, encontrábamos en las organizaciones que desean iniciar o validar su proceso de evolución a un equipo ágil.

La conclusión principal, necesitamos hacer que el diagnóstico y los pilares sobre los que trabajaremos sean fáciles de entender. El diagnóstico es clave, pero debe estar vinculado luego al trabajo con las personas.

Modelo de valoración de equipos ágiles sin prejuicios

Para los que conocen de música – o tocan algún instrumento – el concepto de TEMPO es solo una cualidad de una armonía o canción. No es bueno o malo. Algo con menos TEMPO – más lento – no es menos bueno que algo con más TEMPO. No existe una connotación positiva o negativa en el imaginario.

Así nace TEMPO: la unión de los términos asociados a cada uno de los aspectos a evaluar y, la búsqueda de una analogía clara a una cualidad que todo equipo tiene y que no lo hace mejor o peor que otro.

Modelo de valoración agnóstico para equipos ágiles

TEMPO busca validar el impacto de algunos aspectos que promueven o limitan la agilidad en un equipo u organización. Sin embargo, evita circunscribirse a un método o modelo específico. Es decir, si un equipo desea adoptar el marco de trabajo Scrum, o si un equipo desea aplicar Scrumban o XP (o Agile Process), puede usar TEMPO.

Aspectos del modelo de valoración de madurez de un equipo ágil: TEMPO

TEMPO contempla los siguientes aspectos:

  • Team – Equipo
  • Environment – Entorno
  • Mechanics – Mecánica
  • Product Vision / Producto
  • Organizational Agility / Organización

El modelo de madurez TEMPO abarca gran parte de los retos que he llegado a encontrar en las organizaciones con las que he tenido la fortuna de trabajar. No obstante, no es sano ni responsable asumir que TEMPO es un modelo omnipresente con todos y cada uno de los retos que como facilitadores y agentes de cambio debemos afrontar. TEMPO te ayudará a contextualizar la discusión y el debate sobre un punto de partida en una evolución ágil.

TEMPO es similar a otros modelos como el de Agility Health Radar o el Business Agility Self-Assessment de Scaled Agile. Y aunque la estructura es un poco más compleja de lo que acá presento, mi intención es compartir la estructura general que apalanca el inicio de las reflexiones y decisiones sobre un proceso evolutivo ágil.

Aspecto Team: Evaluación de la Madurez de un Equipo Ágil

Puede que todos los aspectos de TEMPO sean iguales en importancia, pero definitivamente sin equipo no hay resultados.

TEMPO es una colección de preguntas y evaluaciones sobre el estado actual de cada aspecto. En este caso, el estado del equipo (TEAM).

Te presento el primer componente y abajo, la calculadora del «componente» o «aspecto» de EQUIPO (team). Responde cada una de las preguntas a continuación en una escala de 0 a 5. Puedes usarlo libremente, con tus compañeros de equipo y tu organización.


0
¿Qué tanto han adoptado una mentalidad ágil en tu equipo?
  1. No hacemos «nada» ágil
  2. Algunos miembros del equipo comprenden la dinámica y hemos implementado algunos cambios
  3. Tenemos la mecánica, realizamos actividades – de Scrum por ejemplo. Todos conocemos los nuevos «procesos»
  4. Más allá de las actividades, podemos identificar los beneficios y comprendemos el valor de esta «mentalidad»
  5. Somos ágiles
  6. No hemos terminado, activamente buscamos nuevas y mejores maneras de hacer nuestro trabajo
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¿Cómo clasificarías la moral del equipo?
  1. Con regularidad, se evidencian comportamientos negativos. Por ejemplo: buscar culpables, señalar con el dedo, negación de los problemas, enojo, gritos, agresividad pasiva o vemos chivos expiatorios. Hay resistencia activa al cambio. Hay deserción o la gente con frecuencia hace referencia a dejar el equipo o lo mucho que les disgusta su trabajo o su entorno laboral
  2. Aunque no tenemos un equipo en crisis – como el estado anterior – no sentimos ningún progreso hacia un mejor escenario
  3. Todavía hay elementos del primer estado, pero hay un progreso constante que nos aleja de dichos comportamientos. Los problemas se están abordando de forma activa. Hay una sensación general de que la moral está mejorando
  4. La mayoría de los miembros del equipo se llevan bien y son felices en el trabajo
  5. El equipo está generalmente feliz, comprometido, productivo y realmente disfruta trabajando juntos
  6. La mayoría de los miembros del equipo sienten que este es uno de los mejores equipos en los que ha trabajado. Están emocionados de venir a trabajar y esperan con ansias el día siguiente al terminar la jornada
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¿Cuál es tu opinión sobre la forma en que el equipo interactúa y trabaja?
  1. No hay colaboración, o es inexistente
  2. La colaboración esporádica o «la excepción a la regla»
  3. La colaboración es parcial. Existen «subgrupos». Aún se perciben divisiones
  4. El equipo es uno solo. Se evidencia mayor colaboración y trabajo en equipo
  5. El equipo colabora activamente – al menos la mayoría de sus miembros
  6. Existe la colaboración entre individuos. Hay confianza en las habilidades propias y de los otros. Es un equipo integrado y sinérgico. Trabajamos como bloque para alcanzar y ayudar a otros a alcanzar las metas
0
¿Con base en el modelo de Tuckman, dónde ubicarías a tu equipo?
  1. Aún no tenemos claro quienes hacen parte del equipo
  2. Formación / Forming: Somos un equipo nuevo, tenemos un integrante nuevo o alguien acaba de abandonar el equipo
  3. Tormenta / Storming: Los individuos aún descifran cómo trabajar en equipo. Hay más conflictos de los que yo esperaría
  4. Normativa / Norming: El equipo ha descifrado cómo trabajar. Es evidente su progreso hacia el «alto desempeño»
  5. Alto desempeño / Performing (1): El equipo alcanza un gran desempeño. Sin embargo, no es constante y fluctua cada dos o tres semanas
  6. Alto desempeño consolidado / Performing (2): Puedo asegurar que el equipo mantiene su alto desempeño de manera constante desde hace varios meses
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¿Qué tan sustentable o «mantenible« es el ritmo de trabajo de tu equipo?
  1. La gente está cansada, irritable, agotada, trabaja horas extras de forma regular. La situación actual se considera como de costumbre
  2. Reconozco que el ritmo actual no es sostenible
  3. Aunque el ritmo actual no es sostenible y hemos tomado medidas y acciones para mejorar la situación
  4. El consenso es que el equipo está trabajando a un ritmo cercano a la sostenibilidad indefinidamente, aunque la carga de trabajo sigue siendo inconsistente con ráfagas de cargas de trabajo pesadas
  5. El equipo cuenta con el apoyo de la organización para trabajar a un ritmo sostenible. El consenso es que el equipo está trabajando de manera consistente con los elementos de ritmo sostenible en su acuerdo de equipo el 80% del tiempo
  6. La organización y el equipo toman medidas activamente para apoyar el trabajo a un ritmo sostenible
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¿Qué tan claros y definidos están los acuerdos de trabajo en equipo?
  1. Inexistente. No hay ningún compromiso entre el equipo
  2. Existen algunas normas de facto. Sin embargo, no son reconocidas por todos los miembros o en todas las circunstancias
  3. Existen algunas normas de facto – como en el nivel anterior. No obstante, estas reglas si son reconocidas, aunque no han sido escritas o acordadas por el equipo formalmente
  4. Existe un acuerdo de trabajo del equipo documentado. Ha sido discutido y mejorado por el equipo en al menos una ocasión. El acuerdo es visible y claro para todos
  5. El acuerdo es respetado y contempla elementos tales como los procesos, la colaboración, el respeto y el manejo del tiempo
  6. El acuerdo existe – como en el punto anterior – y además se sigue de forma natural. Las excepciones se identifican y abordan rápidamente. No hay discusiones sobre interpretaciones o faltas de conocimiento
Puntaje 

¿Cómo interpretar los resultados de la herramienta de madurez de un equipo ágil?

Utilizar una herramienta sin el debido contexto o conocimiento puede ser engañoso, así que antes de intentar leer esto como quien lee el horóscopo, dale una segunda mirada a cada una de las preguntas. Cada respuesta te ofrece información valiosa para facilitar una discusión más profunda.

¿Qué significa el puntaje TEMPO?

Escogí la palabra TEMPO porque se relaciona con armonía. Tempo, en música, hace referencia a la velocidad con la cual debe ejecutarse (o tocarse) una pieza musical. No hay connotación negativa, solo, equipos que son más ágiles – y se perciben más rápidos – y otros que son menos ágiles – y se perciben más lentos. Pero no hay buenos y malos equipos.

Acá algunos consejos sobre el puntaje TEMPO:

  • Puntaje 0 y 40 – tu equipo no puede correr si aún no empieza a caminar. Date el tiempo con tu equipo para definir los roles y las responsabilidades, trabaja con ellos en consolidar una identidad y una cultura de equipo. Apóyate instrumentos como el Team Charter o el Team Canvas. Deberías contemplar algo de entrenamiento o acompañamiento formal.
  • Puntaje 41 a 60 – tu equipo ha dado los primeros pasos. Revisa todas respuestas al cuestionario, las propias y las de tus compañeros de equipo. Valida con el equipo en qué deben trabajar.
  • Punta 61 a 80 – Tu equipo es un equipo ágil en potencia. Identifica los aspectos a mejorar. Haz preguntas abiertas y deja que el equipo sea quien proponga.
  • Puntaje de 81 a 90 – Bueno, qué puedo decir, tienes un gran equipo. Tal vez algunas preguntas merezcan un debate más profundo.
  • Puntaje por encima de 90 – ¡Escríbeme! Permíteme una reunión contigo y tu equipo. Me gustaría conocer qué están haciendo, qué les funciona y cómo lo lograron.

Existe un gran número de herramientas de análisis del estado de madurez de un equipo ágil. Y la verdad, todas se parecen. Usa esta herramienta con tu equipo e inicia una conversación profunda sobre el estado de tu equipo.

Aspecto Entorno: Contexto dentro de la organizacional

No todo en un proceso de transformación viene del equipo ágil – célula o escuadrón como lo llaman a veces. Así que, en el Entorno dentro de TEMPO, debes considerar si la estructura del equipo y las restricciones impuestas por el entorno aceleran o frenan el proceso de evolución ágil. Algunos componentes del ENVIROMENT contemplan:

1. Tamaño del equipo ágil

Hay una diferencia simple entre «grupo de trabajo» y «equipo». Esta diferencia es el número de personas. A mayor número de personas, más difícil – o imposible – es tener un «equipo». En Scrum, por ejemplo, la recomendación ha sido siempre algo entre 3 y 9 personas[1]La verdad, Scrum, y cada uno de los autores le ha dado una respuesta a la pregunta del tamaño del equipo, pero digamos que la idea es no alejarse mucho del mágico número 7.

2. Dedicación de los miembros de un equipo

Según Scrum, la dedicación de los miembros de un equipo ágil debe ser total – 100% o más XD. No obstante, no todos los modelos y no todas las organizaciones pueden estructurar sus equipos de esa manera. Así que aquí tienes otro elemento a considerar.

Desde luego, el Entorno dentro de TEMPO tiene más elementos a considerar y su propio instrumento de valoración o medición.

Aspecto Mecánica: Operación del Equipo Ágil

En aspecto de la mecánica de un equipo ágil (mechanics), debes valorar la adherencia a los «procesos» y las «prácticas» ágiles. El objetivo es valorar el «comportamiento» y las «buenas maneras» – por llamarlas de alguna manera. ¿Qué tan seguido realizan ciclos de autoevaluación o mejora continua – por ejemplo, las conocidas retrospectivas? ¿Qué tan bien y qué tan seguido realizan un refinamiento de los requerimientos? ¿Cómo es el proceso de estimación de los esfuerzos y planificación del trabajo?

Aspecto Product Vision: ¿Qué resultado queremos lograr?

La agilidad no es hacer Scrum. Gran parte del éxito de un buen equipo o equipos ágiles de gran escala es su capacidad para «idear» productos y servicios «incrementales». No es trivial, y seguramente muchos de nosotros hemos trabajado en equipos donde las iteraciones o Sprints no terminan en una validación de las hipótesis sino más en un «seguimiento del progreso».

Es prudente que evalúes qué tan «ágil» ha sido concebido el producto o sistema bajo desarrollo y qué tanto provecho dicha concepción del producto sacará de una mentalidad y organización ágil.

Aspecto Organizational Agility: Escala

Este último aspecto cierra el modelo TEMPO. Y desde luego, busca valorar qué tan ágil es la organización. Acá contemplas aspectos como la arquitectura, el compliance, DevOps y otras herramientas que van más allá de producir el producto o resultado.

Modelo TEMPO

Modelo TEMPO - Madurez de equipos y organizaciones ágiles
TEMPO – Herramienta de Valoración de Madurez de Equipos y Organizaciones Ágiles

¿Interesado en TEMPO y Evaluar la Madurez de un Equipo Ágil?

TEMPO es una herramienta completa, y la usamos en el equipo de Sperta Consulting cuando trabajamos en el diagnóstico de equipos y organizaciones. Así que no dudes en contactarnos si te interesa el modelo para tu organización.

Consideraciones sobre las herramientas de diagnóstico de madurez de equipos ágiles

TEMPO apoya la evaluación del estado de madurez y la percepción propia de la cultura y el proceso. Sin embargo, expongo la base de TEAM en TEMPO para que la apliques con tu equipo. No intentes preguntar sobre todo a todos. Te ayudará a enfocar al equipo a debatir sobre las cosas importantes, a conversar sobre aquello que requiere tiempo, análisis y mejora y, desde luego, a reconocer y celebrar aquello que ha salido bien y funciona.

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Si tienes preguntas que te hayan ayudado a profundizar el análisis y la definición de un punto de partida (o de llegada) en un proceso de transformación, te invito a compartir.

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Comentarios y notas del autor[+]

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Alberto Dominguez
Liderando equipos desde la teoría hacia la entrega real y sostenible de productos y servicios innovadores de TI.
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