En los últimos dos años hemos visto un cambio acelerado en la forma en que colaboramos con nuestros equipos. Y es que la pandemia que inició en 2020 trajo consigo profundas transformaciones en la industria de servicios y en los cargos asociados al trabajo del conocimiento. Por eso, contar con las mejores herramientas para el trabajo colaborativo es fundamental.
Transformación lejos de la oficina
La pandemia hizo que aquellos cambios que parecían lejanos sufrieran una gran aceleración. Temas como «transformación digital», «teletrabajo» y «virtualidad» llegaron para quedarse en industrias tan tradicionales como la educación, algunos de los servicios de salud y la gestión gubernamental.
Vimos naciones completas detenidas, gobiernos trabajar desde su casa y ministros, parlamentarios y alcaldes trabajar de manera remota con sus equipos más cercanos.
Esto llevó a muchas organizaciones aceptar la inevitable realidad: el trabajo remoto y algunos modelos híbridos llegaron para quedarse. Las políticas del trabajo, las herramientas de colaboración, el manejo de activos como las oficinas e incluso el mobiliario se repensaron desde su núcleo. El 2022 es el año de la maduración de esta gran transformación en muchas industrias.
Migración y tiempo de desplazamiento
Para el trabajo del conocimiento, la mayoría de las labores se realizan frente a una pantalla de computador. Y para el caso de las reuniones – amadas por unos y odiadas por otros – se han desarrollado nuevas herramientas tecnológicas que fortalecen la «telepresencia».
Y es que descubrimos que, para muchos de nosotros, no era necesario ir a la oficina – ni siquiera algunos días a la semana o el mes.
Este despertar «obligados» también aceleró una migración masiva a ciudades menos congestionadas y más conectadas con la naturaleza. Un bello y modular apartamento parecía estrecho ante el encierro forzado y una casa lejos de la gran ciudad parece ahora una excelente opción. Para conocer más del fenómeno los invito a leer este interesante artículo sobre la migración fuera de las grandes ciudades.
Sin embargo, con el pasar de los meses – y un par de años – algo en la sociedad se rompió. Descubrimos, un poco a las malas que, si bien ir a la oficina no era lo que más nos gustaba, si era algo que necesitábamos. La depresión y otras enfermedades relacionados con el estado de nuestra «salud mental» tomaron relevancia.
Así pues, entonces la oficina, y en particular, el interactuar con otros de manera física – y no virtual – resultó no ser tan terrible. Esto nos ha hecho repensar no solo las ciudades, el tránsito y hasta el lugar donde queremos vivir, sino cómo debería ser la oficina de esta nueva era postpandemia – quiero pensar de forma optimista y asegurar que ya hemos superado lo peor.
Tipos de interacciones
Si hablamos de colaboración, podemos suponer muchos tipos de interacciones, así que, para tener una lista apropiada de las mejores herramientas para el trabajo colaborativo, lo mejor es establecer algunas categorías básicas:
- Herramientas de comunicación – chats, llamadas, videollamadas y conferencias grupales
- Herramientas de coordinación y seguimiento al trabajo
- Suites de ofimática – solo aquellas que promueven la colaboración
Dado que la mayoría de mi trabajo ocurre en la industria del software, estoy acostumbrado hace varios años (más de una década) al uso de herramientas colaborativas, desde un simple programa de chat, pasando por aplicativos más complejos de colaboración como Slack o Teams y, desde luego, herramientas de gestión avanzada de proyectos – los invito a leer mi artículo sobre las mejores herramientas de gestión de proyectos.
A continuación, te presento las mejores herramientas que se consolidaron desde 2020 y que se perfilan como las herramientas clave en la era postpandemia.
Suites
1. Google G Suite
Sin dudarlo, el pionero de las herramientas colaborativas es Google con su G Suite – antes conocida como Google Docs. Yo he usado estos productos desde inicios de 2008 y es sorprendente su simplicidad y poder.
Google Suite ofrece, además del exitoso y poderoso servicio de correo, una suite de oficina con procesador de documentos, hoja de cálculo, sistema de presentaciones y formularios dinámicos – para nombrar los más populares. El sistema de gestión de calendarios es mejor que cualquier otro que haya probado y su esquema de licenciamiento es simple.
Google Chat, Meet y…
Google ofrece sistemas básicos de colaboración – chat y videoconferencias – pero no tiene espacios colaborativos de trabajo bien logrados. Hace algunos años ya Google Sites apareció como una especie de gestor de sitios al estilo de Wikipedia o el famoso – e insoportable – SharePoint de Microsoft. Hoy se usa en Google Classroom y se puede adaptar como espacio de trabajo – algo que definitivamente Microsoft Teams o Slack hacen mejor.
Google G Suite es ideal para nuevas empresas y equipos de trabajo virtuales. La persistencia en las herramientas de Google G Suite hará que se olviden los viejos tiempos de Microsoft Office.
2. Microsoft Office 365
Bueno, no requiere presentación, la mayoría de grandes empresas han tenido Microsoft Windows y Microsoft Office en sus sistemas desde casi el comienzo de la computación personal. Hablar de Microsoft es sinónimo de «terreno conocido» y, por lo tanto, Office 365 – un modelo equivalente a Google G Suite – es la decisión para tomar.
Siendo también una excelente solución, Microsoft Office 365 aún no se decide del todo en ser 100% Web o Cloud-based y tiene una combinación de herramientas con versiones «ligeras» Web – algo que, en mi opinión, solo les ha quitado energía y abierto la puerta para que productos como Google G Suite o ZoHo One ganen terreno.
Para empresas con infraestructura existente bajo Microsoft no hay mejor opción que usar los sistemas de Office 365 y apalancar sus configuraciones existentes en la nube de MS.
Microsoft Teams, Planner y todo lo demás
Microsoft Teams ha evolucionado mucho desde inicios de 2020. Nunca ha sido mi aplicación favorita, pero debo admitir que ha mejorado mucho desde el inicio de la pandemia y hoy cuenta con opciones simples para unirse a reuniones, compartir archivos y hacer algo que los profesores y facilitadores necesitamos todo el tiempo «breakout rooms» o sesiones independientes dentro de una reunión.
Teams es una herramienta que consolida muchos de los productos de Microsoft y los pone al alcance de un clic. Sin duda alguna, Teams será la herramienta primaria de trabajo colaborativo de muchos equipos en el 2021.
3. ZoHo One
Este es un gran jugador en otras latitudes, aunque en América Latina tiene poca presencia. ZoHo es una alternativa a Google G Suite. No obstante, ZoHo ha ido más allá para diferenciarse y ofrece CRM, sistemas de gestión del talento (RRHH), aplicaciones contables, para gestión de proyectos, espacios colaborativos y un sin fin de herramientas.
Si ustedes no sufren de problemas de compatibilidad o intercambio de archivos en diferentes formatos – siendo MS Office el más incompatible de todos – ZoHo One es la mejor opción por precio y funcionalidades.
Todo-en-Uno
Yo he usado ZoHo por la relación calidad y precio. Tiene muchas herramientas y en algunos países permite hasta la facturación. ZoHo realmente se ha esforzado por diferenciarse de los grandes competidores. Cuenta con una suite completa de ofimática – procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, calendario y mucho más.
Se diferencia en mi opinión en las aplicaciones móviles, realmente ha avanzado en las aplicaciones móviles de apoyo a la experiencia Web, el sistema de mensajería y videoconferencia, a pesar de no ser tan popular, es excelente.
Herramientas de Comunicación
Si ustedes, como yo, disfrutan de integrar múltiples aplicaciones y servicios – y no tienen problema aprendiendo y memorizando nombres de usuario y contraseñas para cada uno de esos servicios, entonces las dos herramientas de abajo pueden llamar su atención.
4. Zoom
Si no has usado Zoom seguramente no conoces la que, en mi opinión, es por mucho la mejor herramienta de videoconferencia del mercado. Sé que hubo muchos rumores y chismes sobre el mal manejo de la privacidad en Zoom, pero siempre creí que era más una campaña de desprestigio por parte de sus competidores que otra cosa.
Zoom es no solo la herramienta más flexible, es también la más fácil de usar – y he intentado en mi rol de conferencista y docente usar muchas otras.
Zoom es la solución definitiva para las reuniones virtuales.
5. Slack
No sé bien como describir a Slack, pero podemos decir que es un IRC sobre esteroides – si no sabes que es IRC, no se preocupe, en otra era de Internet se usaba para chatear – algunos dinosaurios aún lo usan o su hijo evolucionado Discord.
Slack es un sistema de chat mejorado que además se integra bien con varias herramientas. Así que es como tener un WhatsApp bien organizado y conectado a diferentes BOTS que le notifican en su chat cosas como recibir un correo, editar un documento en alguna herramienta como Google Documents o incluso establecer un sistema de alertas si un servidor en la nube cae o se encuentra fuera de línea.
Extra: Franz
Si, lo sé. Franz no clasifica como una de las herramientas de trabajo colaborativo. Franz es más una versión reducida del navegador que te permite integrar todos tus servicios favoritos de mensajería y algunos sistemas de trabajo en línea. Yo soy fan total de Franz. Si ustedes sufren al igual que yo de tener múltiples servicios de mensajería y muchas herramientas de trabajo colaborativo abiertas al tiempo para diferentes contextos como la academia, la consultoría y proyectos, Franz hace algo simple y poderoso: poner todo dentro de una sola ventana y unificar las notificaciones.
Así no se olvida de iniciar sesión en algún servicio. También reduce el «background noise» con tanto «beep» que dispara el teléfono todo el tiempo con todas estas Apps. Franz es sin duda un gran aliado para quien sufre de «sordera virtual» y a veces no encuentra los mensajes de sus compañeros.
Incluso puede usar Franz para acceder a sistemas de trabajo más completos como Trello o Microsoft Teams o Teamwork
El caos de la colaboración
Existen muchas herramientas de trabajo colaborativo que sin duda alguna pueden traer beneficios a la gestión de equipos remotos o virtuales, sin embargo, un error común es llenarse de herramientas, implementar 50 servicios para compartir archivos, videoconferencias, editar en línea documentos o hacer presentaciones.
Al final, las personas saltan de un servicio al otro y pierden tiempo con el famoso «task switching«. Entre menos doloroso sea el proceso de colaborar y más unificado sea el esquema de trabajo – tal como ocurren en una oficina física – más productivos podemos ser – como personas y como miembros de equipos.
¿Qué opinas de la lista? ¿Te gustaría mencionar alguna otra herramienta?
