Algunos días atrás hablábamos entre varios amigos sobre la dirección de proyectos. Y para hacer honor a la verdad, hablábamos específicamente de los gerentes de proyecto, que es el término más usado en Colombia, y de su desempeño. La discusión, más allá del cargo, era sobre qué cualidades del director de proyectos debemos tener para ser exitosos.
Sin centrarnos en una empresa particular, una descripción de cargo – job description- o una certificación, todos estábamos de acuerdo que no era tarea fácil encontrar buenos directores de proyecto. Y, paradójicamente, nos parecía increíble que fuera así, ya que también considerábamos esas cualidades tan básicas como tener buena comprensión de lectura o buena redacción para escribir un correo electrónico.
Dirección de proyectos para la vida
Hace algún tiempo fui voluntario en Colombia y luego para América Latina Norte (desde Ecuador, Colombia y Venezuela, hasta México) para de la Fundación Educativa del PMI®. La fundación defiende la importancia tener ciertas habilidades ligadas a la gestión de proyectos como capacidades esenciales para la vida. La fundación también promueve el aprendizaje y apropiación de esas cualidades en niños y jóvenes. Por mi parte, trabajé con niños, adolescentes y personas en condiciones de vulnerabilidad social – desplazados por la violencia o desastres naturales – con el fin de crear y fortalecer capacidades de gestión que les permitiera organizarse, trabajar en equipo, planificar su trabajo y, desde luego, ser más exitosos en sus emprendimientos. No en vano dicen que «todo buen emprendedor es un buen gerente de proyectos».
¿Pero, acaso es cierto que todos deberíamos tener capacidades de gestión o dirección proyectos? No todos vamos a ser gerentes de proyecto, pero todos deberíamos comprender y valorar una buena planificación, el trabajo en equipo y ser responsables de nuestra ejecución. En otro artículo escribí acerca de los primeros pasos para comenzar una carrera como director de proyectos.
Todos somos dirección de proyectos
De forma consciente o inconsciente, todos ejercemos de una forma u otra la dirección de proyectos – y no hablo de los procesos del libro. Imagine por un segundo lo qué significa para usted un proyecto.
Para mí, los proyectos son vehículos de cambio. Son instrumentos que nos permiten modificar la realidad. Por eso muchos usan expresiones como: proyecto de vida, proyecto de grado o, al emprender es fácil escuchar la expresión «estoy trabajando en un nuevo proyecto«. Los proyectos son parte natural de la vida y nos permiten evolucionar. Los proyectos nos dan emoción y motivación.
¿Si son parte de nuestra vida, por qué no es algo que enseñan en la escuela? No lo sabemos, algunos defendemos la idea de que esto debería enseñarse en la escuela.
¿Por qué son útiles los proyectos?
Todas las personas tienen ideas y sueños. Algunas personas toman esas ideas y hacen planes para convertir esas ideas en realidades. Pero solo un pequeño grupo es capaz de convocar, alinear y hacer que sucedan esos planes y esas ideas se conviertan en realidades. Y para los entendidos, planes no son lo mismo que son «cronogramas». Estos últimos son los verdaderos directores de proyecto con sus cualidades.
Cualidades de un director de proyectos
Si todos tenemos ideas, entonces todos tenemos el potencial de ser directores de proyecto y la necesidad de serlo. Por eso hay que entender el rol y las cualidades para ejercer la dirección de proyectos.
Objetivo de un director de proyectos
Hay un refrán popular que dice: «Si quieres llegar rápido, trabaja solo. Si quieres llegar lejos, trabaja en equipo». La palabra clave del refrán equipo. Pero los equipos no son solo grupos de personas. Algunos autores consideran que la mayor diferencia entre en grupo y un equipo es primordialmente la fuerza de las relaciones – laborales y personales. Los invito a leer un trabajo publicado por Google bajo su iniciativa re:Work «Guide: Understand team effectiveness».
Transformar grupos de personas en equipos de trabajo no es tarea fácil. Los equipos requieren liderazgo natural y fluido, y personas dispuestas a mantener el norte, el foco y promover el esfuerzo constante. Eso, desde mi perspectiva, es el papel fundamental del director del proyecto.
Sin importar el nombre, un líder de proyecto es aquel que funciona como habilitador del desempeño de un equipo. ¿Y qué significa esto? Muchas cosas y todas dependen del contexto.
Cualidades según el contexto
Las cualidades de un director de proyecto varían de acuerdo con el contexto del proyecto y las capacidades del equipo. Para explicar mi punto dejo los siguientes escenarios.
Suponga un equipo de personas consolidado, fuerte – como equipo – y enfocado, pero con poco relacionamiento con otros grupos o áreas de una empresa. El líder de proyecto seguramente es alguien que trabaje directamente o a través de otros, para fortalecer ese relacionamiento, al tiempo que apoya al equipo a comunicar y comunicarse – emitir y recibir información – con el resto de la organización. Las cualidades del director del proyecto estarán más ligadas a la política, la comunicación, la capacidad de concretizar y transmitir – por nombrar unas pocas.
Ahora suponga todo lo contrario, un grupo de personas que acaba de conocerse, algunos de ellos nuevos en la compañía. Del director de proyectos buscamos claridad, que sea puntual en las solicitudes al equipo y seguramente una excelente capacidad de planificar el trabajo, coordinar personas y apoyarlas a integrarse rápidamente en este nuevo equipo. Las cualidades críticas aparte de la comunicación, será el detalle para apoyar la construcción de planes, promover las discusiones y, en algunos casos, apoyar la construcción o detalle de los requerimientos.
Siete cualidades críticas del director del proyecto
En ambos escenarios el papel es el mismo, sacar lo mejor de los individuos del equipo y consolidar un equipo capaz de resolver las necesidades en el tiempo (oportunidad) y con la calidad requerida. Algunas cualidades del director de proyectos que son críticas para ejercer bien el rol:
- Liderazgo
- Comunicación
- Pensamiento estructurado – capacidad de ensamblar con lógica y sentido un plan
- Gestión del tiempo – propio y de su equipo
- Capacidad de negociación
- Pensamiento crítico
- Inteligencia emocional
Todos necesitamos, en algún momento o contexto, de un líder. Y no hablamos del jefe, o de la misma persona siempre. El liderazgo es valioso porque permite mantener el foco, la energía, el espíritu y la convivencia. Los buenos directores de proyecto pueden, en cualquier momento y cuando la situación así lo requiere, tomar el liderazgo.
