Les 5 principaux outils de travail collaboratif à utiliser en 2021

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Sans aucun doute, 2020 a été l'année du changement dans notre façon de travailler. Ce qui semblait lointain a connu en 2020 une énorme accélération et des thèmes tels que la "transformation numérique", le "télétravail" et la "virtualité" étaient là pour rester dans des secteurs aussi traditionnels que l'éducation, les services de santé et la gestion gouvernementale. En 2020, nous avons vu des nations entières s'immobiliser pendant des jours ou des semaines, des gouvernements travailler depuis leur domicile et des ministres, des parlementaires et des maires travailler à distance avec leurs équipes les plus proches. C'est pourquoi je consacre cet article aux outils de travail collaboratif.

S'éloigner de la grande ville

Pour beaucoup d'entre nous qui ont la chance de travailler dans des secteurs qui permettent la virtualisation des équipements, nous avons vu des collègues déménager dans d'autres villes à la recherche de plus grands espaces et de vies loin de la métropole. Les avantages de la grande ville ont disparu lorsque les restaurants, les bars et les centres commerciaux ont fermé. Les avantages de la grande ville se sont réduits ou ont disparu face au télétravail. Un bel appartement modulaire semblait exigu face à l'enfermement et une maison loin de la grande ville semble désormais une excellente option. Je vous invite à lire cet article intéressant sur la la migration hors des grandes villes.

L'essor des outils de travail collaboratif

Comme je travaille principalement dans le secteur des logiciels, je suis habitué depuis plusieurs années (plus d'une décennie) à l'utilisation d'outils collaboratifs, allant d'un simple programme de chat, à des applications de collaboration plus complexes comme Slack ou Teams et, bien sûr, à des outils de gestion de projet avancés - je vous invite à lire mon article sur les 6 meilleurs outils de gestion de projet en 2021.

Cependant, de nombreux individus, équipes et entreprises ont fait le saut dans le monde virtuel - à grande échelle - en 2020 et continueront en 2021 à utiliser ces outils qui permettent aux équipes de travailler en collaboration à distance.

Voici 5 outils de premier plan qui ont été consolidés en 2020 et qui s'annoncent comme les outils clés de 2021. Nous commençons par les systèmes de travail complets - les suites comme on les appelle en anglais.

1. Google G Suite

Le pionnier des outils collaboratifs est sans aucun doute Google avec sa G Suite - anciennement connue sous le nom de Google Docs. J'utilise ces produits depuis début 2008 et il est étonnant de constater à quel point ils sont simples et puissants.

Google Suite offre, en plus du service de courrier électronique performant, une suite bureautique avec traitement de documents, tableur, système de présentation et formulaires dynamiques - pour ne citer que les plus populaires. Le système de gestion du calendrier est meilleur que tous les autres que j'ai essayés et le système de licence est simple.

Google Chat, Meet and...

Google propose des systèmes de collaboration de base - chat et vidéoconférence - mais il ne dispose pas d'un espace de travail collaboratif performant. Il y a quelques années, Google Sites était déjà apparu comme une sorte de gestionnaire de sites dans le style de Wikipedia ou du célèbre - et insupportable - SharePoint de Microsoft. Aujourd'hui, il est utilisé dans Google Classroom et peut être adapté comme espace de travail - ce que Microsoft Teams ou Slack font certainement mieux.

Google G Suite est idéal pour les start-ups et les équipes de travail virtuelles. La persistance des outils de Google G Suite vous fera oublier les vieux jours de Microsoft Office.

2. Microsoft Office 365

La plupart des grandes entreprises ont installé Microsoft Windows et Microsoft Office sur leurs systèmes depuis presque le début de l'informatique personnelle. Parler de Microsoft est synonyme de "territoire familier" et donc Office 365 - un modèle équivalent à Google G Suite - est la décision à prendre.

Bien qu'il s'agisse également d'une excellente solution, Microsoft Office 365 n'est pas encore tout à fait décidé à être 100% Web ou Cloud et dispose d'un mélange d'outils avec des versions Web "légères" - ce qui, à mon avis, n'a fait qu'épuiser leur énergie et ouvrir la porte à des produits comme Google G Suite ou ZoHo One pour gagner du terrain.

Pour les entreprises disposant d'une infrastructure existante sous Microsoft, il n'y a pas de meilleure option que d'utiliser les systèmes Office 365 et de tirer parti de leurs configurations existantes dans le nuage MS.

Microsoft Teams, Planner et tout ce qui se trouve entre les deux

Microsoft Teams a beaucoup évolué depuis le début de l'année 2020. Il n'a jamais été mon application préférée, mais je dois admettre qu'il s'est beaucoup amélioré depuis le début de la pandémie et qu'aujourd'hui, il dispose d'options simples pour rejoindre des réunions, partager des fichiers et faire quelque chose dont nous, enseignants et animateurs, avons besoin en permanence : des "salles de pause" ou des sessions autonomes au sein d'une réunion.

Teams est un outil qui consolide de nombreux produits de Microsoft et les met à portée de clic. Les équipes seront sans aucun doute le principal outil de travail collaboratif pour de nombreuses équipes en 2021.

ZoHo One

C'est un acteur important sous d'autres latitudes, bien qu'il soit peu présent en Amérique latine. ZoHo est une alternative à Google G Suite. Cependant, ZoHo est allé plus loin pour se différencier et propose des systèmes de gestion de la relation client (CRM), de gestion des talents (RH), des applications comptables, de gestion de projets, des espaces collaboratifs et une foule d'autres applications. fin des outils.

Si vous ne souffrez pas de problèmes de compatibilité ou de partage de fichiers dans différents formats - MS Office étant le plus incompatible de tous - ZoHo One est le meilleur choix en termes de prix et de fonctionnalités.

Tout-en-un

Dans mon entreprise, Sperta ConsultingNous utilisons ZoHo depuis le début en raison de son rapport qualité-prix. Il dispose de nombreux outils et permet même la facturation dans certains pays. ZoHo a vraiment fait tout son possible pour se différencier des grands concurrents. Il dispose d'une suite bureautique complète - traitement de texte, tableur, présentations, calendrier et bien plus encore.

Elle se différencie à mon avis par ses applications mobiles, elle a vraiment fait évoluer les applications mobiles pour soutenir l'expérience web, le système de messagerie et de vidéoconférence, bien qu'il ne soit pas aussi populaire, est excellent.

Outils ou mélanges hybrides

Si, comme moi, vous aimez intégrer de multiples applications et services - et n'avez aucun problème à apprendre et à mémoriser des noms d'utilisateur et des mots de passe pour chacun de ces services, alors les deux outils ci-dessous pourraient attirer votre attention.

4. Zoom

Si vous n'avez pas utilisé Zoom, vous ne connaissez probablement pas ce qui, à mon avis, est de loin le meilleur outil de vidéoconférence du marché. Je sais qu'il y a eu beaucoup de rumeurs et de commérages sur la mauvaise gestion de la vie privée par Zoom, mais j'ai toujours pensé qu'il s'agissait plus d'une campagne de dénigrement par leurs concurrents que d'autre chose.

Zoom n'est pas seulement l'outil le plus flexible, c'est aussi le plus facile à utiliser - et j'ai essayé dans mon rôle de conférencier et d'enseignant d'en utiliser beaucoup d'autres.

Zoom est la solution idéale pour les réunions virtuelles.

5. Slack

Je ne sais pas vraiment comment décrire Slack, mais on peut dire que c'est de l'IRC sur des stéroïdes. Si vous ne savez pas ce qu'est l'IRC, ne vous inquiétez pas, à une autre époque de l'Internet, il était utilisé pour chatter - certains dinosaures l'utilisent encore.

Slack est un système de chat amélioré qui s'intègre également bien à divers outils. C'est comme si vous disposiez d'une application WhatsApp bien organisée et connectée à différents BOTS qui vous notifient dans votre chat des choses comme la réception d'un courriel, l'édition d'un document dans un outil comme Google Documents ou même la mise en place d'un système d'alerte si un serveur en nuage tombe en panne ou est hors ligne.

Extra : Franz

Oui, je sais. Franz ne fait pas partie des outils de travail collaboratif. Franz est plutôt une version allégée du navigateur qui vous permet d'intégrer tous vos services de messagerie préférés et certains systèmes de travail en ligne. Je suis un grand fan de Franz. Si vous souffrez comme moi d'avoir plusieurs services de messagerie et de nombreux outils de travail collaboratif ouverts en même temps pour différents contextes tels que l'université, le conseil et les projets, Franz fait quelque chose de simple et de puissant : tout mettre dans une seule fenêtre et unifier les notifications.

Pour ne pas oublier de se connecter à un service. Il réduit également le "bruit de fond" avec tous les "bips" que le téléphone émet en permanence avec toutes ces applications. Franz est sans aucun doute un grand allié pour ceux qui souffrent de "surdité virtuelle" et ne trouvent parfois pas les messages de leurs collègues.

Vous pouvez même utiliser Franz pour accéder à des systèmes de travail plus complets tels que Trello ou Microsoft Teams ou Teamwork

Le chaos de la collaboration

Il existe de nombreux outils de travail collaboratif qui peuvent sans aucun doute apporter des avantages à la gestion des équipes distantes ou virtuelles. Cependant, une erreur courante consiste à faire le plein d'outils, à mettre en œuvre 50 services pour le partage de fichiers, la vidéoconférence, l'édition en ligne de documents ou de présentations.

Au final, les gens sautent d'un service à l'autre et perdent du temps avec les fameux ".changement de tâche". Moins le processus de collaboration est pénible et plus le schéma de travail est unifié - comme cela se produit dans un bureau physique - plus nous pouvons être productifs - en tant qu'individus et en tant que membres d'une équipe.

Que pensez-vous de cette liste et souhaitez-vous mentionner un autre outil ?

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Alberto Dominguez
Diriger des équipes de la théorie à la réalisation réelle et durable de produits et services informatiques innovants.
Publications: 33

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