Les étapes de la réalisation d'un projet

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Peu importe que vous soyez un expert ou non en gestion de projet. Le lancement d'un projet comporte toujours des défis. Cependant, il est possible d'établir une petite séquence d'étapes pour mener à bien un projet. Voici un guide utile qui vous permettra de bien démarrer tout projet.

De même, c'est au début du projet que sont définies ou identifiées les étapes à suivre. C'est un moment clé, car à partir de cette décision apparemment simple, de nombreux projets échouent ou établissent des modèles de gestion qui ne correspondent pas au projet. contexte ou réalité.

Vous trouverez ici non seulement une structure simple, mais aussi un ensemble d'outils et de pratiques qui, j'en suis sûr, vous seront très utiles dans votre démarche.

Phases du projet

Quel que soit le projet que vous lancez ou planifiez, tous les projets ont un cycle de vie, c'est-à-dire un début et une fin. Personne ne commence un projet sans savoir quel résultat il attend à la fin. J'ai toujours dit que les projets sont des vecteurs de changement et qu'ils vous mènent donc du point A au point B. Vous devriez toujours savoir quel est votre point B.

Cette condition de temporalité, c'est-à-dire le fait que tous les projets sont définis avec un début et une fin en tête, détermine ce que l'on appelle le cycle de vie. Et le cycle de vie marque les étapes qui doivent être réalisées ou suivies pour définir, exécuter et clôturer un projet.

Diagramme générique du cycle de vie d'un projet
Exemple de cycle de vie générique avec représentation de l'effort associé à chaque phase.

Les phases d'un projet font référence au moment du projet où elles se produisent et à leur objectif principal. Il est impossible de décrire chaque activité qui doit se dérouler au cours de cette phase, car de nombreuses activités dépendent de ce que vous voulez réaliser, mais nous pouvons fixer un objectif clair pour chaque phase.

Phase de démarrage du projet

La phase d'initiation du projet est notre première étape. Elle a lieu au début du projet et implique bien sûr quelques activités de "préparation".

Étape 1 : Définir l'objectif du projet

La première chose à faire pour lancer votre projet est de définir l'objectif : quel est le but du projet ? Pourquoi avons-nous décidé de lancer le projet ? Quel résultat espérons-nous obtenir à la fin ?

Chaque projet est unique, même si vous réalisez deux projets avec le même objectif, il est peu probable - voire impossible - que vous les réalisiez au même moment, au même endroit, avec la même équipe et pour les mêmes personnes ou clients. C'est sûr, chaque projet a quelque chose de différent. Et cela signifie que vos prochaines étapes ne seront pas nécessairement les mêmes.

Si l'objectif de votre projet est de construire une maison, vous suivrez probablement un plan différent que si vous voulez faire des recherches sur un vaccin contre une maladie. Cependant, les deux projets nécessitent que vous soyez clair sur votre objectif.

Étape 2 : Identifier les ressources disponibles pour le projet

La deuxième étape consiste bien sûr à identifier les ressources disponibles. En d'autres termes, il s'agit de répondre à la question : de quoi disposons-nous pour réaliser le projet ?

Et la première et la plus importante des choses est de connaître, d'identifier, d'affecter, de recruter ou d'embaucher les personnes qui nous accompagneront dans ce processus. Sans les gens, il n'y a pas de projets. Sans les personnes, les projets n'ont pas de sens.

L'équipe de projet

Chaque projet a besoin d'une équipe. L'équipement et les compétences dont vous avez besoin pour réaliser le projet. Lorsque vous identifiez les ressources - parmi lesquelles l'argent qui vous aidera dans de nombreux cas à louer ou à financer l'équipement, les machines, les fournitures et les matériaux, mon premier conseil est de vous concentrer sur les personnes qui vous aideront à atteindre l'objectif du projet.

Pour ce faire, je vous invite à réfléchir aux questions suivantes relatives aux personnes qui vous accompagneront pour faire avancer votre projet :

  1. Quelles compétences ces personnes doivent-elles posséder ?
  2. Quelle expérience serait utile ou permettrait d'accélérer l'avancement du projet ?
  3. Quand doivent-ils rejoindre le projet et avec quelle disponibilité ?
  4. Pouvez-vous bien rémunérer cette personne ? Quels mécanismes de rémunération pouvez-vous définir dans votre projet ?

Exemple de structuration d'une équipe de projet

Une petite maison de campagne comme exemple de projet

Reprenons notre exemple. Votre projet est la construction d'une petite maison de repos à la périphérie de votre ville. Pour construire votre maison, nous pouvons diviser le projet en trois étapes :

  1. Conception de la maison
  2. Construction de la maison
  3. Meubler la maison

Pour chacune de ces étapes de votre projet, vous avez besoin de différentes compétences, et certaines d'entre elles auront des rôles avec une implication majeure à différentes étapes. Ainsi, au stade de la conception, vous aurez besoin d'architectes et de concepteurs professionnels pour avoir une bonne maison. Si le site présente des difficultés particulières pour la conception de la structure ou de l'accès, des ingénieurs seront probablement impliqués.

Cependant, dans le domaine de la construction, il faut une main-d'œuvre qualifiée pour construire et les architectes et les ingénieurs sont susceptibles d'être partiellement impliqués car ce ne sont pas eux qui construisent.

Pour l'ameublement de la maison, vous aurez probablement besoin d'architectes d'intérieur compétents et expérimentés pour vous aider - si vous le souhaitez - à choisir tout, des couleurs des murs aux matériaux des sols en passant par les meubles.

Vous voyez, à chaque étape, vous avez besoin de différentes capacités et compétences et votre travail consiste à anticiper dans une certaine mesure ces capacités et l'équipe de personnes qui pourront vous aider à atteindre l'objectif.

Équipes de projet agiles

Tous les projets ne sont pas les mêmes. Certaines étapes nécessitent des ajustements au cours de la réalisation du projet pour s'adapter au contexte du projet. Que faire s'il n'est pas possible de prévoir le résultat exact du projet ? Je m'explique.

Imaginez que votre projet soit plus exploratoire et moins prescriptif. Vous savez que vous voulez construire une maison, mais vous ne savez pas exactement à quoi elle doit ressembler, ni quelles zones elle doit comporter. Ensuite, au cours de la phase de conception, vous pouvez constituer une équipe chargée de maximiser les avantages de la conception.

Vous ne définissez donc pas l'équipe en fonction de ce que vous voulez construire - une maison - mais en fonction de l'optimisation de la conception. Cela dit, vous pouvez constituer une équipe "d'idéation" qui pourrait comprendre des membres de votre famille, un couple d'architectes ayant des points de vue différents sur le design et, pourquoi pas, un enfant ayant des idées qui peuvent être folles dans leur principe.

Nous appelons ce modèle d'équipement équipe agileet se concentre sur les compétences complémentaires qui permettent de maximiser la valeur du résultat - ce qui inclut la découverte de la valeur.

Structurer les projets d'innovation

Si cela vous semble un peu étrange, imaginez que vous êtes à la tête d'un service d'innovation ou de conception de nouveaux produits dans une entreprise de cosmétiques. Voudriez-vous que tous les membres de votre équipe pensent de la même manière et aient les mêmes idées ? Peut-être que vous aimeriez avoir quelqu'un avec une pensée divergente. Votre travail ne consistera peut-être pas à définir des produits, mais à encourager des discussions productives au sein d'une équipe aux pensées diverses.

La manière dont vous structurez l'équipe définira dès le départ son potentiel à produire des idées nouvelles, hautement innovantes ou totalement perturbatrices. C'est un élément important à prendre en compte dans vos démarches pour réaliser un projet.

Qui sont les parties prenantes du projet ?

Sans trop compliquer les choses, imaginez que les personnes impliquées dans un projet ont deux positions. Ceux qui s'impliquent, participent et réalisent les activités qui font partie du processus pour atteindre l'objectif - ce que nous appellerions normalement une équipe. Et les personnes qui participent de manière ponctuelle à la prise de certaines décisions importantes, ou en tant qu'auditeurs, ou contrôleurs.

Ces personnes ne contribuent pas directement à la réalisation ou à l'atteinte de l'objectif et nécessitent souvent un effort plus communicatif et politique que physique ou mental. Ce groupe de personnes est connu sous le nom de "parties prenantes" - une traduction pas très précise de "stakeholders". parties prenantes.

Phase d'organisation et de préparation

La deuxième grande phase consiste à organiser l'équipe et à structurer un plan. Selon la littérature, les phases d'initiation et d'organisation se mélangent, se chevauchent ou sont totalement indépendantes. Voici quelques conseils sur la manière de les différencier.

  1. Si vous êtes seul ou avec quelques personnes seulement et que vous n'avez pas encore structuré votre objectif et votre équipe, vous êtes dans la phase de démarrage.
  2. Si vous avez quelqu'un avec qui travailler pour structurer un plan et si vous avez quelqu'un pour discuter des estimations, des objectifs, des risques, etc. - et que ces personnes font partie de l'équipe de projet, alors vous êtes organisé et préparé.

Ce n'est pas une formule infaillible, mais elle est utile.

Étape 3 : Comment allons-nous travailler pour atteindre l'objectif du projet ?

Réunion de planification de l'équipe Agile

À ce stade, vous êtes au clair sur l'objectif, les ressources et l'équipement. Vous avez essentiellement répondu aux questions suivantes.

  1. Que voulons-nous atteindre ?
  2. Quelles sont les ressources dont nous disposons ?
  3. Qui allons-nous faire travailler pour atteindre l'objectif ?

Les étapes de la réalisation du projet comprennent bien sûr la structuration d'un plan. Un plan qui peut être aussi détaillé et strict, ou aussi simple et ambigu que nécessaire.

Le processus de planification est aussi complexe et approfondi que l'exige le projet. Si votre projet consiste à structurer un voyage de camping avec des amis, vous n'avez pas besoin d'un grand plan. Si votre projet consiste à structurer la rénovation d'une ville pour la ramener à la normale après une inondation ou un ouragan, eh bien... vous avez compris.

Plans détaillés, progressifs et adaptatifs

Encore une fois, la question est de savoir ce que vous voulez obtenir. Si vous développez un nouveau produit, vous voudrez probablement commencer par valider les hypothèses relatives au produit. Et donc, votre plan peut ne pas s'étendre bien au-delà de cette première validation. De toute façon, à quoi bon planifier davantage si le marché risque de rejeter votre produit ?

Nous appelons ces plans "incrémentaux". Ils nécessitent des validations précoces et limitent donc l'exécution d'un plan au-delà d'une livraison. Comme lorsque vous voulez convaincre quelqu'un ? Chaque action suivante dépendait de la précédente.

D'autres plans nécessitent plus d'anticipation. Ces plans sont appelés plans détaillés ou prédictifs. Sur la base des connaissances et de l'expérience, il est possible d'anticiper ou de prédire les résultats les plus probables.

Planifier comme un pro

Professionnel de la planification de projets

La planification est un processus aussi large que haut. Il est très complet et comporte même des spécialisations par industrie ou secteur. Il existe des experts en planification de travaux d'ingénierie, ou en construction de condominiums résidentiels. Il existe des experts en planification incrémentale pour le développement de produits logiciels et des experts en planification adaptative pour les projets de recherche scientifique.

Cherchez toujours à valider les meilleures pratiques de planification dans votre industrie - le secteur dans lequel vous travaillez. Vous découvrirez qu'il existe un monde de connaissances et de meilleures pratiques qui vous permettront d'améliorer votre travail et celui de votre équipe.

Questions à prendre en compte lors de la planification d'un projet

Quelques-unes - mais pas toutes - des questions à prendre en compte :

  • Que voulez-vous atteindre ? - Nous l'appelons "sensibilisation" ou portée
  • Comment voulez-vous l'atteindre ? - plan, feuille de route (feuille de route) ou le calendrier s'il est très détaillé.
  • Combien cela va-t-il coûter ? - le budget
  • Quels sont les risques pour notre projet, notre plan et notre équipe ?
  • Comment allons-nous contrôler la qualité des produits ou services que nous développons dans le cadre du projet ? Comment allons-nous assurer nos processus ?
  • Comment allons-nous gérer l'équipe ? Comment allons-nous gérer les parties prenantes ? Quelles sont les exigences légales ou de supervision auxquelles nous devons nous conformer ?conformité?

Ressources gratuites pour apprendre la gestion de projet

Si vous souhaitez aller plus loin, il existe des programmes spécialisés dans la structuration de projets et des ressources gratuites qui vous seront utiles pour aller plus loin.

Étapes pour mettre en œuvre correctement un projet

Avant de commencer la mise en œuvre, rappelez-vous que le plan est votre meilleure tentative d'anticiper les choses. Parfois, en fonction de la nature de ce que vous essayez d'obtenir, vous pouvez prévoir plus ou moins de détails.

Toutefois, les plans sont, bien entendu, des projections et des hypothèses. Votre travail tout au long du projet - tout, sans exception TOUT - sera de toujours valider que le plan est cohérent avec la réalité.

Vous ne pouvez pas imaginer le nombre de fois où j'ai été consulté sur des projets où le plan était un document rempli au début du projet - phase d'organisation et de préparation - et jamais revu. Pire encore, les cadres supérieurs des organisations ne sont pas seulement inconscients de la nature changeante de certains plans et se tiennent à l'écart des ajustements résultant de leurs propres décisions.

Il n'y a rien de plus inutile qu'un plan qui ne représente que les émotions du HiPPO et n'est pas un outil précieux pour l'équipe de projet.

Phase de mise en œuvre

Il y a peu de choses à dire sur cette phase. L'exécution est presque entièrement un effort de l'équipe de projet. Si c'est un build, alors execute est build. S'il s'agit du développement d'une nouvelle application, alors il faut développer et tester le logiciel. S'il s'agit de recherche scientifique.... bien, vous avez l'idée.

L'important, du point de vue de la gestion de projet, est de garder l'équipe concentrée, de la soutenir dans ses discussions et ses prises de décision pour mener à bien le plan et s'adapter aux imprévus.

Ici, bien que l'équipe soit en "mode exécution", vous, en tant que coordinateur ou manager, devez être en mode "suivi et contrôle".

Etapes 4 et 5 : Soutenir l'équipe dans la mise en œuvre et le suivi objectif du plan.

Je ne peux pas séparer l'exécution du suivi, c'est impossible. Pendant de nombreuses années, dans mes cours de gestion de projet, j'ai toujours laissé cette diapositive au début de mes conférences :

Nous ne pouvons contrôler que ce qui est exécuté. Nous ne pouvons qu'exécuter ce qui a été planifié.

Alberto Dominguez

Cette phrase résume la nature des phases que nous avons vues jusqu'à présent. Si vous voulez exécuter un projet et avoir un certain contrôle, vous devez avoir un plan et soutenir l'exécution.

Je pourrais écrire un livre entier. Mais cet article se veut une introduction avec les étapes de la réalisation d'un projet. Pour l'instant, gardez donc à l'esprit ces deux éléments importants concernant la phase de mise en œuvre.

  1. Exécuter et contrôler sont comme un couple qui danse. Chaque pas d'une personne déclenche une réaction - coordonnée et subtile - de l'autre personne. Cela signifie que si quelque chose se produit au cours de l'exécution - planifiée ou non - le suivi doit le refléter. Si la surveillance détecte des informations ou des preuves qui pourraient affecter notre objectif, l'exécution doit réagir en conséquence.
  2. On n'exécute pas une fois, on ne contrôle pas une fois. Encore une fois, c'est comme une danse. Le processus est répété en permanence jusqu'à ce que la chanson - dans ce cas le projet - soit terminée.

Phase de clôture

Nous avons atteint la fin du projet. Les activités et les plans ont permis d'atteindre notre objectif. Bien sûr, il est possible que notre projet se termine prématurément pour différentes raisons que je présenterai ci-dessous. Cependant, parlons de la fin heureuse.

Lorsque l'objectif est atteint, il est temps de clôturer le projet. Voici quelques activités qui peuvent inclure, entre autres :

  • Règlement des contrats
  • Mettre fin aux relations avec les contractants et les partenaires
  • Fournir des résultats à nos clients
  • Célébrer

Célébrer la clôture du projet

Célébrer la clôture du projet

Toutes les étapes de la réalisation d'un projet sont importantes. Sans exception. Souvent, nous ne nous arrêtons pas pour célébrer ce que nous avons accompli. Mon plus grand conseil est de ne pas cesser de célébrer chaque étape et chaque clôture. Il ne s'agit pas seulement de l'argent investi dans le projet.

La seule chose que nous donnons aux projets et que nous ne pourrons jamais récupérer est le temps. Ainsi, en menant à bien un projet, c'est notre temps et notre dévouement qui ont apporté ce résultat. Et donc, il est essentiel de célébrer, de remercier et de féliciter ceux qui le méritent.

Quel est le rôle du chef de projet dans ces étapes ?

Les projets sont uniques et non reproductibles. Le site equipos Ce sont les personnes avec lesquelles nous travaillons qui rendent l'expérience bonne ou mauvaise. Mais ce sont les dirigeants qui rendent chaque projet mémorable, précieux et enrichissant sur le plan personnel et professionnel.

Les bons managers conduiront à de meilleures expériences personnelles et professionnelles pour leur équipe, et à des résultats meilleurs et plus stables pour les organisations pour lesquelles ils travaillent.

Parlez-moi de votre expérience dans les projets auxquels vous avez eu l'occasion de participer. Était-elle bonne ? Pourquoi ? Était-elle mauvaise ? Quelles étapes avez-vous suivies pour réaliser les projets ? En ai-je oublié certaines ?

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Alberto Dominguez
Diriger des équipes de la théorie à la réalisation réelle et durable de produits et services informatiques innovants.
Publications: 33

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