7 clés pour gérer efficacement les équipes à distance

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Pour beaucoup d'entre nous qui travaillent dans des entreprises technologiques, des start-ups ou comme solopreneursLe travail à distance ou télétravail est devenu la norme depuis plusieurs années. Cependant, travailler à distance n'est pas la même chose que gérer des équipes à distance. Bien que la gestion et la coordination d'équipes constituent également un travail, elles exigent de solides compétences en matière de communication et de leadership. Cet article présente quelques clés pour une gestion efficace des équipes à distance.

Travailler et coordonner, ce n'est pas la même chose

Ceux qui ont géré des personnes savent qu'il y a une grande différence entre faire et coordonner. Le premier, faire, est presque toujours une activité autonome où, grâce à vos compétences et connaissances, vous parvenez à réaliser un objectif. Cette dernière, la coordination, est différente car la réalisation de l'objectif ne dépend pas de vos propres capacités mais des capacités et des connaissances des autres. L'objectif doit être atteint par les autres et votre travail consiste à faire en sorte qu'ils l'atteignent de manière efficace et effective.

Si nous étions tous des robots, la coordination serait très simple, et similaire à celle d'un jeu vidéo. La coordination consiste à donner des ordres clairs tels que marcher, monter, descendre, sauter, courir ou s'arrêter. Cependant, les humains sont tout à fait différents. À l'ère de la connaissance, nos emplois exigent une pensée créative et divergente, la résolution de conflits et de crises, un esprit critique, et bien plus encore. De même, les humains ne pensent pas seulement de manière rationnelle, nous avons des sentiments, ce qui fait que la coordination prend en compte de nombreuses choses, comme inspirer ou motiver, corriger, et parfois elle peut inclure le fait de s'éloigner et de ne pas intervenir.

Compétences générales

La coordination des personnes requiert des capacités différentes pour construire une perspective plus large des autres. Certains auteurs parlent de compétences non techniques (compétences personnelles o aptitudes relationnelles). Ces compétences sont mises à l'épreuve lorsque nous gérons des équipes et encore plus lorsque nous coordonnons des équipes à distance. Ainsi, si nous voulons gérer efficacement des équipes à distance, nous ne devons pas oublier que nous devons apprendre à coordonner des équipes. Ces compétences non techniques comprennent, entre autres, les éléments suivants

  1. Communication
  2. Compétences en matière de leadership et de prise de décision
  3. Pensée critique
  4. Résolution des conflits
  5. Travail d'équipe
  6. Négociation

Il est possible d'inclure de nombreuses autres compétences, mais la plupart des livres sur le leadership et les compétences générales ont un point commun : de très bonnes compétences en communication.

Les défis de la communication dans les équipes à distance

La communication est l'essence même du travail d'équipe. Lorsqu'on essaie d'interagir et de coordonner plusieurs personnes, la communication est le seul outil disponible. Toutes les clés d'une gestion efficace des équipes à distance sont donc directement liées à la capacité de communiquer des informations de manière claire et percutante.

1. canal : richesse et efficacité

Scott W. Ambler (2002) - Richesse et efficacité des canaux de communication.

Source : Ambler, S. (2002). Agile modelling : Effective Practices for Extreme Programming and the Unified Process, John Wiley & Sons, New York, USA.

Pour y parvenir, le premier défi concerne les canaux de communication que nous utilisons pour transmettre nos messages. Scott W. Ambler évalue les canaux de communication en fonction de leur richesse et de leur efficacité. Le premier fait référence à la quantité d'informations et au niveau de détail que je peux transmettre dans un message. La seconde fait référence à la fidélité du message reçu (décodé par le récepteur) par rapport au message et à l'intention d'origine.

Comme nous pouvons le constater, la communication en face à face et la communication en face à face avec la possibilité d'améliorer les dessins sont les deux canaux les plus puissants. Il est intéressant de noter qu'elles souffrent le plus dans les équipes éloignées, et encore plus si elles sont géographiquement dispersées.

Conseils pour améliorer la communication au sein d'une équipe

  • Établir des canaux et des outils pour améliorer la communication.
  • Évitez d'utiliser le courrier électronique pour tout - communiquez, partagez, validez et, si nécessaire, envoyez un courrier électronique contenant un résumé des accords et des informations importantes.
  • Les systèmes de messagerie instantanée ne doivent pas être des canaux de communication formels. Les choses importantes sont communiquées par le canal le plus riche et le plus puissant qui soit. Laissez les chats à d'autres choses et ne partez pas du principe que l'écriture garantit la "réception", et encore moins la "compréhension".

2. la maturité de l'équipe

Le deuxième défi est la maturité de l'équipe. Bruce Tuckman a proposé en 1965 un modèle de développement et d'évolution des équipes qui est très populaire aujourd'hui. Ce modèle suppose différentes étapes pour une équipe avec différents besoins de gestion et de coordination. Le modèle propose des "phases de développement" connues sous le nom de :

  1. Formation - l'équipe est désignée et les membres se connaissent à peine - en tant que membres.
  2. Storming - l'équipe assignée subit quelques frictions au cours de ses interactions car elle découvre et valide la compréhension individuelle des normes de l'équipe - les conflits surviennent sur la base de : "Je pensais que tu...", "J'étais sûr que je...", "J'étais sûr que je...".
  3. Normalisation - la phase de conflit est terminée, les hypothèses ont été résolues et l'équipe connaît et maîtrise les règles de l'équipe (formelles et informelles). Ils savent qui fait quoi et qui est responsable de quoi. De la mécanique de l'interaction aux activités propres de l'équipe.
  4. Exécution - C'est la phase idéale de chaque équipe, celle où nous voulons être avec nos équipes. Au-delà des règles, nous sommes une équipe, unie et renforcée. Au-delà de nos responsabilités individuelles, nous sommes tous unis, il y a une synergie. Nous sommes plus que la somme de nos parties.

Ce défi ne représente pas une nouvelle responsabilité pour le responsable ou le coordinateur. Cependant, il est essentiel que la gestion de l'équipe soit cohérente avec le niveau de maturité de l'équipe. Nous appelons cela le "leadership adaptatif".

Conseils pour renforcer notre leadership adaptatif

  • Si l'équipe n'est pas encore mature :
    • Définissez des règles de travail, des rôles et des responsabilités clairs.
    • Dans certains cas, le groupe peut avoir besoin de plans de travail détaillés, même à court terme.
    • Établissez un calendrier d'équipe - les moments où chaque membre de l'équipe doit être disponible pour ses coéquipiers.
    • Promouvoir une discussion franche sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
  • Si l'équipe est mature :
    • Déléguer tout en restant conscient
    • Garder un pied dans la métrique. Les décisions fondées sur des données atténuent le risque de subjectivité et de "copinage" excessif (peur du conflit).
    • Ne laissez pas l'équipe abandonner les pratiques d'amélioration continue en considérant qu'"il n'y a plus de place pour l'amélioration".

La vidéo suivante de David Marquet parle des défis et des avantages des équipes où les individus participent aux décisions et ne sont pas simplement des "personnes qui suivent les ordres".

3. Échelle

Le troisième défi de la coordination des équipes est l'échelle, et ce pour les équipes distantes. Le site échelle est le nombre de personnes dans l'équipe. Par exemple, dans certains cadres agiles, il est fait explicitement référence au nombre de personnes qui peuvent composer une équipe, en se référant presque toujours à 7 +/- 2 (ou 5 à 9). 

Intégrité conceptuelle

L'échelle représente des défis sur de nombreux fronts, mais avant tout, pour la Intégrité conceptuelle. L'intégrité conceptuelle est un terme inventé par Fred Brooks il y a plusieurs décennies. Ce terme très informatique me sert dans ce contexte à définir le degré de clarté et d'homogénéité d'un concept dans un groupe de personnes. Plus l'intégrité conceptuelle est élevée, moins le processus constructif est divergent et conflictuel, tandis que l'alignement (penser dans la même direction) simplifie la communication.

D'autre part, nous avons les grandes équipes - bien que certains ouvrages disent que la différence entre équipe et groupe est précisément le nombre de personnes. Les grandes équipes présentent des défis supplémentaires liés à la gouvernance et à la coordination. Leur échelle les rend plus complexes à gérer. 

Le numéro mystérieux de Dunbar

Mais quelle est la taille d'une "grande équipe" au travail ? L'anthropologue Robin Dunbar pose que ce nombre de personnes est de 147,8 (beaucoup arrondissent à 150). Ce nombre est connu sous le nom de "nombre de Dunbar" et correspond au nombre de personnes qui peuvent établir des relations complètes et efficaces en tant que véritable équipe. Si le sujet vous intéresse, je vous invite à lire le célèbre ouvrage "Le point de basculement par Malcolm Gladwell présente le concept d'une manière très intéressante.

Conseils pour l'escalade

Il est insensé de penser qu'une équipe de 5 personnes peut être gérée de la même manière qu'une équipe de 150 personnes. C'est pourquoi nous parlons aujourd'hui de concepts tels que Agile at Scale, et de cadres agiles pour les grandes entreprises :

Bien que chaque équipe soit un univers différent, s'appuyer sur l'expérience des autres est ce que nous appelons dans la recherche "se tenir sur les épaules des géants".

4. Localisation

Le dernier défi en matière de communication concerne la localisation des membres de l'équipe. Le lieu où se trouvent les membres d'une équipe à distance peut impliquer de nombreux éléments à prendre en compte, notamment : le fuseau horaire, la possibilité d'établir un "horaire d'équipe", les opinions politiques et cosmologiques - beaucoup considèrent que la religion d'une personne dépend de son lieu et de sa date de naissance. La langue, la nourriture et même les plaisanteries que l'on peut faire au sein d'une équipe dépendent de l'endroit où se trouvent les gens.

Comment gérer efficacement des équipes à distance ?

Maintenant que nous connaissons les facteurs et éléments clés qui définissent une équipe, et une équipe à distance, quels sont les principaux conseils et astuces que nous pouvons appliquer pour mieux gérer les équipes de travail à distance.

1. Établir des canaux de communication.

Les équipes distantes ont besoin de canaux de communication clairs. Il existe aujourd'hui tellement d'outils de communication que si vous ne le faites pas, vous vous retrouverez avec plusieurs canaux pour lesquels il n'y a pas d'objectif clair. 

Si vous doutez de ce qui précède, je vous invite à ouvrir votre téléphone et à identifier le nombre de groupes WhatsApp que vous avez. Combien d'entre eux ont connu des "incidents sociaux" et des "discussions animées" à cause de l'objectif du groupe ? Combien de fois avez-vous écrit ou lu un message similaire à celui-ci : "ce n'est pas l'objectif de ce groupe" ?

Les équipes à distance expérimentées utilisent un, voire deux, canaux de communication. Et ils donneront la priorité aux systèmes que l'on pourrait appeler "messagerie instantanée riche". Il s'agit de salles de discussion de groupe où vous pouvez envoyer et recevoir des fichiers, tenir un tableau des tâches et même segmenter la salle en sous-groupes (ventilation). Les outils de ce type les plus utilisés à ce jour sont les suivants :

Si vous souhaitez en savoir plus sur ces outils, vous pouvez donner une regardez cet article qu'il s'agit d'une comparaison très complète.

2. Une source unique de vérité - une seule source de vérité

Ceci est particulièrement important pour les équipes à grande échelle. Chaque personne de l'équipe doit trouver très rapidement, presque immédiatement, les informations actualisées dont elle a besoin pour faire son travail ou comprendre ce que font les autres.

Il existe de nombreuses façons d'y parvenir, mais celle qui me plaît le plus est la perspective de l'agilité et des modèles d'auto-organisation. Les systèmes de gestion tels que Kanban, ou Kanban combiné à Scrumsont des modèles où les informations sont partagées par le biais de tableaux de bord.

Les tableaux de bord sont essentiels pour maintenir cette source unique de vérité. Dans le monde "physique" ou "Low-Tech High-Touch", nous avons les tableaux et les papiers autocollants. Mais dans le monde virtuel, nous disposons de véritables outils de collaboration tels que :

Personnellement, j'apprécie la simplicité et la puissance de certains outils comme Trello. Si je dois utiliser Microsoft Teams ou Slack, j'essaierai toujours d'avoir ces outils de gestion intégrés de manière native. La présence de notifications dans le système de messagerie de groupe est essentielle pour maintenir l'esprit de "peu de canaux et une seule source de vérité".

3. Horaire de l'équipe

Le travail à distance peut être un véritable problème pour la productivité des équipes. N'oubliez pas que la synergie suppose que le résultat global d'une équipe est supérieur à la somme des efforts individuels. Mais il n'y a pas de synergie, et encore moins de hautes performances, s'il n'y a pas de temps pour travailler en équipe. Je vous recommande d'établir certaines règles concernant la gestion du temps, les horaires et l'autonomie.

Mettez en place des outils de vidéoconférence ou de téléprésence pour rapprocher l'équipe. Une partie du défi du développement d'une équipe consiste à créer une identité et un esprit d'équipe, ainsi qu'à instaurer la confiance entre les membres. S'ils ne sont jamais ensemble et ne se parlent jamais directement (le plus près possible du face-à-face), il sera impossible de créer ces liens qui sont fondamentaux pour la performance de l'équipe.

Outils de vidéoconférence

Quelques outils Je les utilise pour cela :

  • Zoom.US
  • Google Hangouts
  • Slack (ses capacités de vidéoconférence sont un peu limitées à mon goût).
  • Calendrier partagé - presque toujours Google Calendar ou Teamup

4. Planification adaptative et itérations

Les itérations sont de courts cycles de temps, de préférence de même durée. ScrumPar exemple, les sprints, qui sont un concept de boîte de temps où les tâches sont planifiées, exécutées et complétées - je simplifie à l'extrême.

Les itérations sont très utiles pour ajuster le plan de travail et permettent, entre autres, de maintenir le niveau d'effort constant.

5. Segmentation et gouvernance

 Si l'équipe est très grande ou géographiquement dispersée, segmentez-la en équipes plus petites qui correspondent en termes de disponibilité et de localisation. Cela vous obligera à mettre en place des modèles de gouvernance pour synchroniser et communiquer entre les équipes. C'est un problème plus important si l'équipe est très grande, mais il faut établir une cadence pour certains événements.

Plus que des outils informatiques, je vous invite ici à vous pencher sur les concepts suivants

6. Bonnes réunions

De la segmentation et de la gouvernance, il me reste la gestion des réunions. Nous sommes tous passés par là. Nous savons tous que la plupart des réunions sont une véritable perte de temps.

Si vous pensez que tout ce que vous devez faire pour organiser des réunions est de trouver l'espace dans l'agenda de chacun et de le convoquer, je vous invite à faire autre chose que de la coordination.

Des réunions ciblées !

N'oubliez pas de différencier les réunions que vous planifiez, évitez à tout prix d'organiser des réunions pour tout en même temps. Convoquer tout le monde dans une salle de réunion et s'attendre à résoudre tous ces types de réunions est l'erreur la plus courante de ceux qui ne savent pas gérer.

  • Comprendre le travail à faire (JTBD)
  • Planification du travail
  • Synchronisation et suivi
  • Évaluation des progrès et des performances
  • Amélioration continue et réflexion

Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion efficace des réunions, je vous invite à lire :

7. Mesurer la performance

Enfin, et je suis sûr que j'ai oublié certaines choses, je vous invite donc à laisser vos commentaires, nous devons établir des mécanismes d'évaluation des performances. Il peut s'agir de données concrètes ou d'espaces de réflexion en équipe. Cependant, tout dépend du niveau de maturité de l'équipe et de la capacité que nous avons, en tant que coordinateurs, à collecter des informations sur les performances de manière objective et opportune.

Voici quelques mesures utiles :

  • Réalisation - la proportion de ce que nous avons planifié que nous avons réussi à réaliser.
  • Vitesse - combien de fois nous accomplissons itération par itération
  • Engagement - ce à quoi ressemble notre niveau d'engagement au quotidien
  • Confiance dans l'exécution - la confiance que nous avons dans ce que nous planifions et dans nos progrès.

Connecté et engagé

En bref, nous devons faire en sorte que l'équipe reste "connectée" et "engagée". Les itérations et les bonnes réunions sont essentielles pour atténuer la frustration et l'ennui. L'idée est de garder l'équipe dans "état de flux"Nous devons compenser l'effort de chaque cycle avec les capacités existantes et, bien sûr, celles que nous construisons à chaque étape du travail.

L'éloignement des équipes à distance doit être compensé par un accompagnement direct et constant lorsqu'il n'y a pas de maturité de l'équipe (Formation y Storming) et évoluent avec l'équipe vers un accompagnement de type consultatif ou coaching lors de prestations de niveau supérieur (Normalisation y Exécution). Pour gérer efficacement des équipes à distance, une stratégie est nécessaire.

Extra - Présentation

Après avoir écrit cet article, j'ai été invité à présenter un webinaire pour le chapitre de Panama du PMI. Voici la présentation qui a accompagné le discours et la discussion avec les participants.

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Alberto Dominguez
Alberto Dominguez

Diriger des équipes de la théorie à la réalisation réelle et durable de produits et services informatiques innovants.

Publications: 37

Un commentaire

  1. Bonjour Alberto !
    Excellent votre conférence et ce blogpost !
    J'aime particulièrement la méthode décrite par Edward de Bono dans son livre "Six Thinking Hats" comme une méthode de réunion efficace. Je le recommande.
    Prenez soin de vous !
    Et merci beaucoup,

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