Schritte zur Realisierung eines Projekts

Teilen!

Es spielt keine Rolle, ob Sie ein Experte im Projektmanagement sind oder nicht. Der Beginn eines Projekts ist immer mit Herausforderungen verbunden. Es ist jedoch möglich, eine kleine Abfolge von Schritten festzulegen, um ein Projekt zu verwirklichen. Hier finden Sie einen nützlichen Leitfaden, der Ihnen einen guten Start in jedes Projekt ermöglicht.

Ebenso werden zu Beginn des Projekts die zu ergreifenden Maßnahmen festgelegt oder bestimmt. Dies ist ein Schlüsselmoment, denn an dieser scheinbar einfachen Entscheidung scheitern viele Projekte oder es werden Managementmodelle eingeführt, die nicht zum Projekt passen. Kontext oder Realität.

Hier finden Sie nicht nur eine einfache Struktur, sondern auch eine Reihe von Instrumenten und Praktiken, die für Ihren Prozess sicher sehr hilfreich sein werden.

Projektphasen

Unabhängig davon, welches Projekt Sie beginnen oder planen, haben alle Projekte einen Lebenszyklus - das heißt, einen Anfang und ein Ende. Niemand beginnt ein Projekt, ohne zu wissen, welches Ergebnis er am Ende erwartet. Ich habe immer gesagt, dass Projekte ein Vehikel für Veränderungen sind, und deshalb bringen sie einen von Punkt A zu Punkt B. Sie sollten immer wissen, was Ihr Punkt B ist.

Diese Bedingung der Zeitlichkeit, d. h., dass alle Projekte mit Blick auf einen Anfang und ein Ende definiert werden, bestimmt den so genannten Lebenszyklus. Und der Lebenszyklus bezeichnet die Schritte, die durchgeführt oder befolgt werden müssen, um ein Projekt zu definieren, durchzuführen und abzuschließen.

Generisches Projektlebenszyklus-Diagramm
Beispiel für einen generischen Lebenszyklus mit Darstellung des mit jeder Phase verbundenen Aufwands.

Die Phasen eines Projekts beziehen sich auf den Zeitpunkt im Projekt, an dem sie stattfinden, und auf ihr Hauptziel. Es ist unmöglich, jede einzelne Aktivität zu beschreiben, die in dieser Phase stattfinden muss, da viele Aktivitäten davon abhängen, was Sie erreichen wollen, aber wir können für jede Phase ein klares Ziel festlegen.

Projektstartphase

Die Phase der Projektinitiierung ist unser erster Schritt. Sie findet zu Beginn des Projekts statt und beinhaltet natürlich einige Vorbereitungsaktivitäten.

Schritt 1: Definieren Sie das Projektziel

Das erste, was Sie tun müssen, um Ihr Projekt zu starten, ist, das Ziel zu definieren: Was ist das Ziel des Projekts? Warum haben wir beschlossen, das Projekt zu starten? Welches Ergebnis hoffen wir am Ende zu erreichen?

Jedes Projekt ist einzigartig, und selbst wenn Sie zwei Projekte mit demselben Ziel durchführen, ist es unwahrscheinlich - wenn nicht gar unmöglich -, dass Sie sie zur selben Zeit, am selben Ort, mit demselben Team und für dieselben Personen oder Kunden durchführen werden. Sicherlich hat jedes Projekt etwas anderes. Und das bedeutet, dass Ihre nächsten Schritte nicht unbedingt die gleichen sein werden.

Wenn das Ziel Ihres Projekts der Bau eines Hauses ist, werden Sie wahrscheinlich einen anderen Plan verfolgen als wenn Sie einen Impfstoff für eine Krankheit erforschen wollen. Bei beiden Projekten müssen Sie sich jedoch über das Ziel im Klaren sein.

Schritt 2: Ermittlung der verfügbaren Ressourcen für das Projekt

Der zweite Schritt besteht natürlich darin, die verfügbaren Ressourcen zu ermitteln. Mit anderen Worten, um die Frage zu beantworten: Was haben wir, um das Projekt durchzuführen?

Und das erste und wichtigste ist, die Menschen zu kennen, zu identifizieren, zu beauftragen, zu rekrutieren oder einzustellen, die uns bei diesem Prozess begleiten werden. Ohne Menschen gibt es keine Projekte. Ohne Menschen sind Projekte sinnlos.

Das Projektteam

Jedes Projekt braucht ein Team. Die Ausrüstung und die Fähigkeiten, die Sie zur Durchführung des Projekts benötigen. Wenn Sie die Ressourcen ermittelt haben - darunter das Geld, das Ihnen in vielen Fällen helfen wird, die Ausrüstung, die Maschinen und das Material zu mieten oder zu finanzieren -, ist mein erster Rat, sich auf die Menschen zu konzentrieren, die Ihnen helfen werden, das Projektziel zu erreichen.

Zu diesem Zweck lade ich Sie ein, über die folgenden Fragen in Bezug auf die Personen nachzudenken, die Sie bei der Umsetzung Ihres Projekts begleiten werden:

  1. Welche Fähigkeiten sollten diese Personen haben?
  2. Welche Erfahrungen wären hilfreich oder würden den Fortschritt des Projekts beschleunigen?
  3. Wann sollten sie dem Projekt beitreten und mit welcher Verfügbarkeit?
  4. Können Sie diese Person gut bezahlen? Welche Vergütungsmechanismen können Sie in Ihrem Projekt festlegen?

Beispiel für die Strukturierung eines Projektteams

Kleines Landhaus als Beispiel für ein Projekt

Kehren wir zu unserem Beispiel zurück. Ihr Projekt ist der Bau eines kleinen Rasthauses am Rande Ihrer Stadt. Um Ihr Haus zu bauen, können wir das Projekt in drei Phasen unterteilen:

  1. Die Gestaltung des Hauses
  2. Bau des Hauses
  3. Einrichtung des Hauses

Für jede dieser Phasen Ihres Projekts benötigen Sie unterschiedliche Fähigkeiten, und einige von ihnen werden in verschiedenen Phasen eine wichtige Rolle spielen. In der Entwurfsphase benötigen Sie also professionelle Architekten und Designer, um ein gutes Haus zu bauen. Wenn der Standort besondere Anforderungen an die Gestaltung des Bauwerks oder des Zugangs stellt, werden wahrscheinlich Ingenieure hinzugezogen.

Im Baugewerbe braucht man jedoch qualifizierte Arbeitskräfte, und Architekten und Ingenieure sind wahrscheinlich teilweise beteiligt, da sie nicht diejenigen sind, die bauen.

Bei der Einrichtung des Hauses werden Sie wahrscheinlich fähige und erfahrene Innenarchitekten benötigen, die Ihnen - wenn Sie es wünschen - bei der Auswahl von Wandfarben, Bodenbelägen und Möbeln helfen.

Sie sehen, in jeder Phase brauchen Sie unterschiedliche Fähigkeiten und Fertigkeiten, und Ihre Aufgabe ist es, diese Fähigkeiten und das Team von Menschen, die Ihnen helfen können, das Ziel zu erreichen, bis zu einem gewissen Grad vorherzusehen.

Agile Projektteams

Nicht alle Projekte sind gleich. Einige Schritte erfordern während der Durchführung des Projekts Anpassungen an den Projektkontext. Was ist, wenn es nicht möglich ist, das genaue Ergebnis des Projekts vorherzusehen? Das erkläre ich hier.

Stellen Sie sich vor, dass Ihr Projekt eher explorativ und weniger präskriptiv ist. Sie wissen, dass Sie ein Haus bauen wollen, aber Sie sind sich nicht sicher, wie es aussehen soll oder welche Bereiche es haben soll. In der Entwurfsphase können Sie dann ein Team zusammenstellen, das sich darauf konzentriert, den Nutzen des Entwurfs zu maximieren.

Sie definieren das Team also nicht in Bezug auf das, was Sie bauen wollen - ein Haus -, sondern in Bezug auf die Maximierung des Designs. Sie könnten also ein "Ideenfindungsteam" zusammenstellen, dem Mitglieder Ihrer Familie, ein paar Architekten mit unterschiedlichen Ansichten über Design und, warum nicht, ein Kind mit prinzipiell wilden Ideen angehören könnten.

Wir nennen dieses Modell der Ausrüstung agiles Teamund konzentriert sich auf komplementäre Fähigkeiten, die dazu beitragen, den Wert des Ergebnisses zu maximieren - wozu auch die Entdeckung von Werten gehört.

Strukturierung von Innovationsprojekten

Wenn Ihnen das etwas seltsam vorkommt, dann stellen Sie sich vor, Sie wären der Leiter eines Bereichs für Innovation oder die Entwicklung neuer Produkte in einem Kosmetikunternehmen. Würden Sie wollen, dass alle in Ihrem Team gleich denken und die gleichen Ideen haben? Vielleicht wünschen Sie sich jemanden, der abweichend denkt. Ihre Aufgabe besteht vielleicht nicht darin, Produkte zu definieren, aber produktive Diskussionen in einem Team mit unterschiedlichen Denkweisen zu fördern.

Die Art und Weise, wie Sie das Team strukturieren, bestimmt von Anfang an sein Potenzial, neue, hochinnovative oder völlig bahnbrechende Ideen zu entwickeln. Das ist ein wichtiger Punkt, den Sie bei Ihren Schritten zur Realisierung eines Projekts berücksichtigen sollten.

Wer sind die Projektbeteiligten?

Ohne die Sache zu sehr zu verkomplizieren, stellen Sie sich vor, dass die an einem Projekt beteiligten Personen zwei Positionen haben. Diejenigen, die sich engagieren, teilnehmen und Aktivitäten durchführen, die Teil des Prozesses zur Erreichung des Ziels sind - was wir normalerweise als Team bezeichnen würden. Und die Personen, die auf Ad-hoc-Basis an wichtigen Entscheidungen beteiligt sind, oder als Prüfer oder Kontrolleure.

Diese Personen tragen nicht direkt zur Verwirklichung oder Erreichung des Ziels bei und erfordern oft eher kommunikative und politische Anstrengungen als körperliche oder geistige. Diese Gruppe von Menschen wird als "Stakeholder" bezeichnet - eine nicht sehr genaue Übersetzung von "Interessenvertreter". Akteure.

Organisations- und Vorbereitungsphase

Die zweite wichtige Phase besteht darin, das Team zu organisieren und einen Plan zu erstellen. Je nach Literatur vermischen sich die Phasen der Initiierung und der Organisation, überschneiden sich oder sind völlig unabhängig voneinander. Im Folgenden finden Sie einige Ratschläge, wie Sie diese unterscheiden können.

  1. Wenn Sie allein oder mit nur wenigen Personen tätig sind und das Ziel und das Team noch strukturieren müssen, dann befinden Sie sich in der Gründungsphase.
  2. Wenn Sie jemanden haben, mit dem Sie zusammenarbeiten können, um einen Plan zu strukturieren, und wenn Sie jemanden haben, mit dem Sie Schätzungen, Ziele, Risiken usw. besprechen können - und diese Personen sind Teil des Projektteams -, dann sind Sie organisiert und vorbereitet.

Es ist keine narrensichere Formel, aber sie hilft.

Schritt 3: Wie wollen wir auf das Projektziel hinarbeiten?

Planungstreffen des agilen Teams

Zu diesem Zeitpunkt sind Sie sich über das Ziel, die Ressourcen und die Ausrüstung im Klaren. Sie haben im Wesentlichen die folgenden Fragen beantwortet.

  1. Was wollen wir erreichen?
  2. Welche Mittel stehen uns zur Verfügung?
  3. Mit wem werden wir arbeiten, um das Ziel zu erreichen?

Zu den Schritten zur Realisierung des Projekts gehört natürlich die Erstellung eines Plans. Ein Plan, der je nach Bedarf so detailliert und streng oder so einfach und mehrdeutig sein kann.

Der Planungsprozess ist so komplex und tiefgreifend, wie es das Projekt erfordert. Wenn Ihr Projekt darin besteht, einen Campingausflug mit Freunden zu organisieren, brauchen Sie keinen großen Plan. Wenn Ihr Projekt darin besteht, die Renovierung einer Stadt zu strukturieren, um sie nach einer Überschwemmungs- oder Hurrikan-Katastrophe wieder in einen normalen Zustand zu versetzen, nun ja... Sie verstehen, worum es geht.

Detaillierte, schrittweise und anpassungsfähige Pläne

Auch hier ist die Frage, was Sie erreichen wollen. Wenn Sie ein neues Produkt entwickeln, möchten Sie wahrscheinlich zuerst die Hypothesen über das Produkt validieren. Daher wird Ihr Plan möglicherweise nicht viel über diese erste Validierung hinausgehen. Was nützt es, weiter zu planen, wenn der Markt Ihr Produkt ablehnen könnte?

Wir nennen diese Pläne schrittweise. Sie erfordern frühzeitige Validierungen und begrenzen daher die Ausführung eines Plans über eine Lieferung hinaus. Zum Beispiel, wenn Sie jemanden für sich gewinnen wollen? Jede nächste Aktion hing von der vorhergehenden ab.

Andere Pläne erfordern mehr Voraussicht. Diese werden als detaillierte oder vorausschauende Pläne bezeichnet. Auf der Grundlage von Wissen und Erfahrung ist es möglich, die wahrscheinlichsten Ergebnisse zu antizipieren oder vorherzusagen.

Planen wie ein Profi

Fachmann für Projektplanung

Planung ist ein Prozess, der ebenso breit wie hoch ist. Sie ist umfangreich und bietet sogar Spezialisierungen nach Branchen oder Sektoren. Es gibt Experten für die Planung von Ingenieursarbeiten oder den Bau von Eigentumswohnungen. Es gibt Experten für inkrementelle Planung bei der Entwicklung von Softwareprodukten und Experten für adaptive Planung bei wissenschaftlichen Forschungsprojekten.

Versuchen Sie stets, die besten Planungspraktiken in Ihrer Branche - dem Sektor, in dem Sie arbeiten - zu validieren. Sie werden feststellen, dass es eine Welt des Wissens und der bewährten Verfahren gibt, die Sie und Ihr Team bei ihrer Arbeit unterstützen werden.

Bei der Projektplanung zu berücksichtigende Aspekte

Einige - aber nicht alle - der zu berücksichtigenden Aspekte:

  • Was wollen Sie erreichen? - Wir nennen es aufsuchende Arbeit oder Umfang
  • Wie wollen Sie das erreichen? - Plan, Fahrplan (Straßenkarte) oder den Zeitplan, wenn er sehr detailliert ist.
  • Wie viel wird es kosten? - Haushalt
  • Was sind die Risiken für unser Projekt, unseren Plan und unser Team?
  • Wie werden wir die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen, die wir im Rahmen des Projekts entwickeln, kontrollieren? Wie werden wir unsere Prozesse sicherstellen?
  • Wie werden wir das Team leiten? Wie werden wir die Interessengruppen leiten? Welche rechtlichen oder aufsichtsrechtlichen Anforderungen müssen wir erfüllen?Compliance?

Kostenlose Ressourcen zum Thema Projektmanagement

Wenn Sie mehr ins Detail gehen möchten, gibt es spezialisierte Programme für die Strukturierung von Projekten und einige kostenlose Ressourcen, die nützlich sind, um mehr ins Detail zu gehen.

Schritte zur ordnungsgemäßen Durchführung eines Projekts

Bevor Sie mit der Umsetzung beginnen, denken Sie daran, dass der Plan Ihr bester Versuch ist, die Dinge vorherzusehen. Je nachdem, was Sie erreichen wollen, können Sie mehr oder weniger Details erwarten.

Allerdings handelt es sich bei den Plänen natürlich um Projektionen und Annahmen. Ihre Aufgabe während des gesamten Projekts - und zwar ausnahmslos ALLES - besteht darin, stets zu überprüfen, ob der Plan mit der Realität übereinstimmt.

Sie können sich gar nicht vorstellen, wie oft ich bei Projekten beratend tätig war, bei denen der Plan ein Dokument war, das zu Beginn des Projekts - in der Organisations- und Vorbereitungsphase - fertiggestellt wurde und nie wieder aufgegriffen wurde. Schlimmer noch, die Führungskräfte in den Unternehmen sind sich nicht nur nicht bewusst, dass sich einige Pläne geändert haben, sondern sie stehen auch mit den Anpassungen, die sich aus ihren eigenen Entscheidungen ergeben, ziemlich allein da.

Es gibt nichts Nutzloseres als einen Plan, der nur die Emotionen der Beteiligten widerspiegelt. HiPPO und ist kein wertvolles Instrument für das Projektteam.

Durchführungsphase

Es gibt wenig, was ich über diese Phase sagen kann. Die Durchführung ist fast ausschließlich Sache des Projektteams. Wenn es sich um ein Build handelt, dann ist execute build. Wenn es um die Entwicklung einer neuen App geht, dann um die Entwicklung und das Testen von Software. Wenn es sich um wissenschaftliche Forschung handelt...., dann haben Sie eine Vorstellung davon.

Aus Sicht des Projektmanagements kommt es darauf an, das Team bei der Stange zu halten, es bei Diskussionen und Entscheidungen zu unterstützen, um den Plan zu erfüllen und sich auf Unvorhergesehenes einzustellen.

Während sich das Team im "Ausführungsmodus" befindet, sollten Sie als Koordinator oder Manager im "Überwachungs- und Kontrollmodus" sein.

Schritt 4 und 5: Unterstützung des Teams bei der Umsetzung und objektiven Überwachung des Plans

Ich kann Ausführung und Überwachung nicht trennen, das ist unmöglich. Viele Jahre lang habe ich in meinen Projektmanagementkursen diese Folie immer am Anfang meiner Vorlesungen gezeigt:

Wir können nur kontrollieren, was ausgeführt wird. Wir können nur ausführen, was geplant ist.

Alberto Dominguez

Dieser Satz fasst den Charakter der bisherigen Phasen zusammen. Wenn Sie ein Projekt durchführen und eine gewisse Kontrolle haben wollen, müssen Sie einen Plan haben und die Durchführung unterstützen.

Ich könnte ein ganzes Buch schreiben. Dieser Artikel soll jedoch eine Einführung mit den Schritten zur Realisierung eines Projekts sein. Behalten Sie also vorerst diese beiden wichtigen Dinge über die Umsetzungsphase im Hinterkopf.

  1. Ausführung und Kontrolle sind wie ein tanzendes Paar. Jeder Schritt der einen Person löst eine - koordinierte und subtile - Reaktion der anderen Person aus. Das bedeutet, dass, wenn bei der Ausführung etwas passiert - geplant oder ungeplant - die Überwachung dies widerspiegeln sollte. Wenn die Überwachung Informationen oder Beweise aufdeckt, die unser Ziel beeinträchtigen könnten, sollte die Ausführung entsprechend reagieren.
  2. Man führt nicht nur einmal aus, man kontrolliert nicht nur einmal. Wieder ist es wie ein Tanz. Dieser Vorgang wird so lange wiederholt, bis der Song - in diesem Fall das Projekt - zu Ende ist.

Abschlussphase

Wir haben das Ende des Projekts erreicht. Die Aktivitäten und Pläne haben dazu geführt, dass wir unser Ziel erreicht haben. Natürlich ist es möglich, dass unser Projekt aus verschiedenen Gründen, die ich im Folgenden darlegen werde, vorzeitig endet. Aber lassen Sie uns über das Happy End sprechen.

Wenn das Ziel erreicht ist, ist es an der Zeit, das Projekt zu einem Abschluss zu bringen. Hier sind einige Aktivitäten, die unter anderem Folgendes beinhalten können

  • Abrechnung von Verträgen
  • Beendigung der Beziehungen zu Auftragnehmern und Partnern
  • Ergebnisse für unsere Kunden liefern
  • Feiern Sie

Feiern Sie den Abschluss des Projekts

Feiern Sie den Abschluss des Projekts

Alle Schritte bei der Verwirklichung eines Projekts sind wichtig. Ohne Ausnahme. Oftmals halten wir nicht inne, um zu feiern, was wir erreicht haben. Mein wichtigster Ratschlag ist: Hören Sie nicht auf, jede Phase und jeden Abschluss zu feiern. Es ist nicht nur das Geld, das in das Projekt investiert wird.

Das Einzige, was wir Menschen in Projekte einbringen, das wir nie zurückbekommen können, ist Zeit. Wenn wir also ein Projekt abschließen, sind es unsere Zeit und unser Engagement, die zu diesem Ergebnis geführt haben. Deshalb ist es wichtig, diejenigen zu feiern, ihnen zu danken und ihnen zu gratulieren, die es verdient haben.

Welche Rolle spielt der Projektleiter bei diesen Schritten?

Die Projekte sind einzigartig und unwiederholbar. Die equipos Es sind die Menschen, mit denen wir zusammenarbeiten, die die Erfahrung gut oder schlecht machen. Aber es sind die Führungskräfte, die jedes Projekt zu einem unvergesslichen, wertvollen Ereignis machen, das zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung beiträgt.

Gute Führungskräfte führen zu besseren persönlichen und beruflichen Erfahrungen für ihr Team und zu besseren und stabileren Ergebnissen für die Organisationen, für die sie arbeiten.

Erzählen Sie mir von Ihren Erfahrungen mit den Projekten, an denen Sie teilnehmen konnten. War es gut? Warum? War es schlecht? Welche Schritte haben Sie bei der Durchführung der Projekte unternommen? Habe ich etwas vergessen?

Teilen!

Alberto Dominguez
Alberto Dominguez

Führung von Teams von der Theorie bis zur tatsächlichen und nachhaltigen Bereitstellung innovativer IT-Produkte und -Dienstleistungen.

Artikel: 37

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

de_DE