7 Schlüssel zum effektiven Management von Remote-Teams

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Für viele von uns, die in technologiebasierten Unternehmen, Start-ups oder als SolopreneureFernarbeit oder Telearbeit ist seit einigen Jahren die Norm. Fernarbeit ist jedoch nicht dasselbe wie die Leitung von Fernteams. Die Leitung und Koordinierung von Teams ist zwar auch Arbeit, erfordert aber starke Kommunikations- und Führungsqualitäten. In diesem Artikel werden einige Schlüssel zum effektiven Management von Remote-Teams vorgestellt.

Arbeiten und Koordinieren sind nicht dasselbe

Wer schon einmal Menschen geführt hat, weiß, dass es einen großen Unterschied zwischen Tun und Koordinieren gibt. Ersteres, das Tun, ist fast immer eine autonome Tätigkeit, bei der es Ihnen dank Ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse gelingt, ein Ziel zu erreichen. Letzteres, die Koordinierung, ist anders, weil das Erreichen des Ziels nicht von den eigenen Fähigkeiten, sondern von den Fähigkeiten und dem Wissen anderer abhängt. Das Ziel muss von anderen erreicht werden, und Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass sie es effizient und effektiv erreichen.

Wenn wir alle Roboter wären, wäre die Koordinierung sehr einfach und würde einem Videospiel ähneln. Koordinieren würde bedeuten, klare Kommandos zu geben, wie z. B. gehen, auf- und absteigen, springen, rennen oder anhalten. Die Menschen sind jedoch ganz anders. Im Wissenszeitalter erfordern unsere Arbeitsplätze kreatives und divergentes Denken, Konflikt- und Krisenbewältigung, kritisches Denken und vieles mehr. Ebenso denken wir Menschen nicht nur rational, sondern haben auch Gefühle, so dass bei der Koordinierung viele Dinge in Betracht gezogen werden, wie z. B. inspirieren oder motivieren, korrigieren, und manchmal kann es auch bedeuten, dass wir weggehen und nicht eingreifen.

Soft Skills

Die Koordinierung von Menschen erfordert unterschiedliche Fähigkeiten, um eine breitere Perspektive für andere zu schaffen. Einige Autoren sprechen von Soft Skills (soziale Kompetenz o soziale Kompetenz). Diese Fähigkeiten werden auf die Probe gestellt, wenn wir Teams leiten und noch mehr, wenn wir Remote-Teams koordinieren. Wenn wir also Remote-Teams effektiv managen wollen, dürfen wir nicht vergessen, dass wir lernen müssen, wie man Teams koordiniert. Zu diesen Soft Skills gehören unter anderem:

  1. Kommunikation
  2. Führungsqualitäten und Entscheidungsfähigkeit
  3. Kritisches Denken
  4. Lösung von Konflikten
  5. Teamarbeit
  6. Verhandlung

Es ist möglich, viele andere Fähigkeiten einzubeziehen, aber die meisten Bücher über Führung und Soft Skills haben einen gemeinsamen Faktor - sehr gute Kommunikationsfähigkeiten.

Herausforderungen bei der Kommunikation in Remote-Teams

Kommunikation ist das A und O der Teamarbeit. Wenn man versucht, mit mehreren Personen zusammenzuarbeiten und sie zu koordinieren, ist Kommunikation das einzige verfügbare Mittel. Die Fähigkeit, Informationen klar und deutlich zu kommunizieren, ist also der Schlüssel zur effektiven Leitung von Remote-Teams.

1. kanal: Reichtum und Wirksamkeit

Scott W. Ambler (2002) - Riqueza y efectividad de los canales de comunicación.

Quelle: Ambler, S. (2002). Agile Modellierung: Effektive Praktiken für Extreme Programming und den Unified Process, John Wiley & Sons, New York, USA.

Die erste Herausforderung betrifft die Kommunikationskanäle, die wir zur Übermittlung unserer Botschaften nutzen. Scott W. Ambler bewertet die Kommunikationskanäle nach ihrer Reichhaltigkeit und Wirksamkeit. Ersteres bezieht sich darauf, wie viele Informationen und wie detailliert ich in einer Nachricht vermitteln kann. Die zweite bezieht sich darauf, wie getreu die empfangene (vom Empfänger entschlüsselte) Nachricht der ursprünglichen Nachricht und Absicht entspricht.

Wie wir sehen können, sind die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht und die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht mit der Möglichkeit, Zeichnungen zu verbessern, die beiden leistungsfähigsten Kanäle. Interessanterweise leiden sie am meisten in Remote-Teams, vor allem, wenn sie geografisch weit verstreut sind.

Tipps zur Verbesserung der Teamkommunikation

  • Einrichtung von Kanälen und Instrumenten zur Verbesserung der Kommunikation.
  • Vermeiden Sie es, alles per E-Mail zu erledigen - kommunizieren Sie, tauschen Sie sich aus, validieren Sie und senden Sie, falls nötig, eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Vereinbarungen und wichtigen Informationen.
  • Instant-Messaging-Systeme sollten keine formellen Kommunikationskanäle sein. Wichtige Dinge werden auf dem reichhaltigsten und wirkungsvollsten Kanal kommuniziert, den es gibt. Überlassen Sie das Plaudern anderen Dingen und gehen Sie nicht davon aus, dass Schreiben eine Garantie für "Empfang", geschweige denn für "Verständnis" ist.

2. die Reife des Teams

Die zweite Herausforderung ist der Reifegrad des Teams. Bruce Tuckman schlug 1965 ein Modell der Teamentwicklung und -evolution vor, das heute sehr beliebt ist. Dieses Modell geht von verschiedenen Phasen für ein Team mit unterschiedlichem Verwaltungs- und Koordinierungsbedarf aus. Das Modell sieht "Entwicklungsphasen" vor, die als:

  1. Bildung von - Das Team wird zusammengestellt und die Mitglieder kennen sich kaum - als Mitglieder.
  2. Stürmen - das zugewiesene Team leidet unter einigen Reibungen während ihrer Interaktionen, da sie das individuelle Verständnis von Teamnormen entdecken und validieren - Konflikte entstehen auf der Grundlage von: "Ich dachte, du...", "Ich war sicher, dass ich...", "Ich war sicher, dass ich...".
  3. Normierung - die Konfliktphase ist vorbei, die Annahmen sind geklärt und das Team kennt und beherrscht die Teamregeln (formell und informell). Sie wissen, wer was tut und wer für was verantwortlich ist. Von den Mechanismen der Interaktion bis hin zu den eigenen Aktivitäten des Teams.
  4. Durchführen - Dies ist die ideale Phase eines jeden Teams, in der wir mit unseren Teams sein wollen. Jenseits der Regeln sind wir ein Team, vereint und gestärkt. Über unsere individuelle Verantwortung hinaus sind wir alle eins, es gibt eine Synergie. Wir sind mehr als die Summe unserer Teile.

Diese Herausforderung stellt keine neue Verantwortung für den Leiter oder Koordinator dar. Entscheidend ist jedoch, dass das Management des Teams mit dem Reifegrad des Teams übereinstimmt. Wir nennen dies "adaptive Führung".

Tipps zur Stärkung unserer adaptiven Führung

  • Wenn das Team noch nicht ausgereift ist:
    • Definieren Sie klare Arbeitsregeln, Rollen und Verantwortlichkeiten.
    • In manchen Fällen benötigt die Gruppe detaillierte Arbeitspläne - auch für die nächste Zeit.
    • Legen Sie einen Zeitplan für das Team fest - Zeiten, zu denen jedes Teammitglied für seine Teamkollegen verfügbar sein sollte.
    • Förderung einer offenen Diskussion darüber, was funktioniert und was nicht.
  • Wenn das Team reif ist:
    • Delegieren und dabei bewusst bleiben
    • Mit einem Bein in den Metriken stehen. Datengestützte Entscheidungen vermindern das Risiko von Subjektivität und übermäßigem "Buddyismus" (Angst vor Konflikten).
    • Lassen Sie nicht zu, dass das Team die Praktiken der kontinuierlichen Verbesserung aufgibt, weil es der Meinung ist, dass es "keinen Raum mehr für Verbesserungen gibt".

In dem folgenden Video von David Marquet geht es um die Herausforderungen und Vorteile von Teams, in denen der Einzelne an den Entscheidungen beteiligt ist und nicht nur "Leute, die Befehle befolgen".

3. Skala

Die dritte Herausforderung bei der Koordinierung von Teams ist die Skalierung, und zwar für Remote-Teams. Die Skala ist die Anzahl der Personen im Team. In einigen agilen Rahmenwerken wird beispielsweise ausdrücklich auf die Anzahl der Personen verwiesen, aus denen ein Team bestehen kann, wobei fast immer die Zahl 7 +/- 2 (oder 5 bis 9) genannt wird. 

Konzeptionelle Integrität

Der Umfang stellt in vielerlei Hinsicht eine Herausforderung dar, vor allem aber für die Konzeptionelle Integrität. Konzeptuelle Integrität ist ein Begriff, der von Fred Brooks vor mehreren Jahrzehnten. Dieser sehr computergestützte Begriff dient mir in diesem Zusammenhang dazu, zu definieren, wie klar und homogen ein Konzept in einer Gruppe von Menschen ist. Je höher die konzeptionelle Integrität, desto weniger divergent und konfliktreich ist der konstruktive Prozess, während die Ausrichtung (Denken in dieselbe Richtung) die Kommunikation vereinfacht.

Auf der anderen Seite haben wir die großen Teams - obwohl es in der Literatur heißt, dass der Unterschied zwischen Team und Gruppe genau in der Anzahl der Personen liegt. Große Teams haben zusätzliche Herausforderungen im Zusammenhang mit der Leitung und Koordination. Ihre Größe macht ihre Verwaltung komplexer. 

Dunbars geheimnisvolle Nummer

Aber wie groß ist ein "großes Team" bei der Arbeit? Der Anthropologe Robin Dunbar geht davon aus, dass diese Zahl 147,8 beträgt (viele runden auf 150). Diese Zahl ist als "Dunbar-Zahl" bekannt und gibt die Anzahl der Personen an, die als echtes Team vollständig und effektiv zusammenarbeiten können. Wenn Sie sich für dieses Thema interessieren, lade ich Sie ein, das berühmte Buch zu lesen "Der Wendepunkt von Malcolm Gladwell stellt das Konzept auf eine sehr interessante Weise dar.

Tipps zum Klettern

Es ist töricht anzunehmen, dass ein Team von 5 Personen auf dieselbe Weise geführt werden kann wie ein Team von 150 Personen. Deshalb sprechen wir heute über Konzepte wie Agile at Scale und agile Frameworks für große Unternehmen wie:

Auch wenn jedes Team ein anderes Universum ist, kann man in der Forschung auf den Erfahrungen der anderen aufbauen und so auf den Schultern von Riesen stehen".

4. Standort

Die letzte Kommunikationsherausforderung betrifft den Standort der Teammitglieder. Bei der Wahl des Standorts eines Remote-Teams sind viele Faktoren zu berücksichtigen: Zeitzone, die Möglichkeit, einen "Teamzeitplan" aufzustellen, politische und kosmologische Ansichten - viele sind der Meinung, dass die Religion eines Menschen von seinem Geburtsort und -datum abhängt. Sprache, Essen und sogar die Witze, die innerhalb eines Teams gemacht werden können, hängen davon ab, wo man sich befindet.

Wie kann man Remote-Teams effektiv managen?

Jetzt, da wir uns über die Schlüsselfaktoren und -elemente im Klaren sind, die ein Team und ein Remote-Team ausmachen, stellt sich die Frage nach den wichtigsten Tipps und Tricks, die wir anwenden können, um Remote-Arbeitsteams besser zu managen.

1. Schaffen Sie Kommunikationskanäle.

Remote-Teams benötigen klare Kommunikationskanäle. Heutzutage gibt es so viele Kommunikationsmittel, dass Sie sonst mit mehreren Kanälen enden, für die es keinen klaren Zweck gibt. 

Wenn Sie das bezweifeln, lade ich Sie ein, Ihr Telefon zu öffnen und herauszufinden, wie viele WhatsApp-Gruppen Sie haben. In wie vielen davon gab es "soziale Zwischenfälle" und "hitzige Auseinandersetzungen" wegen des Zwecks der Gruppe? Wie oft haben Sie eine ähnliche Nachricht geschrieben oder gelesen: "Das ist nicht der Zweck dieser Gruppe"?

Erfahrene Remote-Teams nutzen einen oder zwei Kommunikationskanäle. Und sie werden Systemen den Vorzug geben, die man als "Rich Instant Messaging" bezeichnen könnte. Das sind Gruppen-Chaträume, in denen es möglich ist, Dateien zu senden und zu empfangen, eine Aufgabentafel zu führen und den Raum sogar in Untergruppen zu unterteilen (Panne). Die bisher am häufigsten verwendeten Instrumente dieser Art sind:

Wenn Sie mehr über die Tools erfahren möchten, können Sie eine siehe diesen Artikel dass sie einen sehr umfassenden Vergleich ermöglicht.

2. Una única fuente de verdad – single source of truth

Este es particularmente importante para los equipos a escala. Cada persona dentro del equipo debe encontrar de forma muy rápida, casi inmediata, la información actualizada que necesita para realizar su trabajo o comprender qué están haciendo los demás.

Hay muchas maneras de lograr esto, pero la que más me gusta es la perspectiva de la agilidad y los modelos de auto-organización. Sistemas de gestión como Kanban, o Kanban combinado con Scrum, son modelos donde la información se comparte a través de tableros de tareas.

Los tableros de tareas son fundamentales para mantener esa única fuente de verdad. En el mundo «físico» o «Low-Tech High-Touch» tenemos los tableros y los papeles autoadhesivos. Pero en el mundo virtual tenemos verdaderas herramientas de colaboración como:

En lo personal disfruto lo simple y poderoso de algunas herramientas como Trello. Si voy a usar Microsoft Teams o Slack, intentaré siempre que estas herramientas de gestión se integren de forma nativa. Tener notificaciones en el sistema de mensajería grupal es fundamental para mantener el espíritu de «pocos canales y una única fuente de verdad»

3. Zeitplan des Teams

El trabajo remoto puede ser un verdadero problema para la productividad del equipo. Recuerde que la sinergia supone que el resultado general de un equipo es mayor que la suma de los esfuerzos individuales. Pero, no hay sinergia y mucho menos alto desempeño, si no hay tiempo para trabajar como equipos. Mi recomendación es establecer algunas reglas sobre el manejo del tiempo, el horario y la autonomía.

Establezca herramientas de videoconferencia o tele-presencia para acercar al equipo. Parte del reto de desarrollar al equipo supone la creación de una identidad y espíritu de equipo, así como la construcción de confianza entre los miembros. Si nunca están juntos y nunca hablan entre ellos directamente (lo más parecido a cara-a-cara), será imposible construir esos lazos fundamentales para el desempeño del equipo.

Werkzeuge für Videokonferenzen

Algunas herramientas que uso para esto son:

4. Adaptive Planung und Iterationen

Las iteraciones son ciclos cortos de tiempo, preferiblemente de la misma duración. Scrum, por ejemplo, plantea Sprints, que es un concepto de tiempo fijo (timebox) donde ser planifican, ejecutan y completan tareas – estoy sobre-simplificando.

Las iteraciones son muy útiles para ajustar el plan de trabajo y permiten, entre muchas cosas, mantener el nivel de esfuerzo constante.

5. Segmentierung und Governance

 Si el equipo es muy grande, o está muy disperso geográficamente, segmente el equipo en equipos más pequeños que se ajusten en disponibilidad y ubicación. Esto lo obligará a establecer modelos de gobierno para sincronizar y comunicar entre equipos. Este es un problema mayor, si el equipo es muy grande, pero establezca cadencia para ciertos eventos.

Más que herramientas informáticas, acá lo invito a darle una mirada a los siguientes conceptos

6. Gute Treffen

De la segmentación y el gobierno me queda pendiente el manejo de reuniones. Todos hemos estado en ellas. Todos sabemos que la mayoría de las reuniones son una verdadera pérdida de tiempo.

Si cree que para hacer reuniones lo único que debe hacer es buscar el espacio en la agenda de todos y citarla, lo invito a dedicarse a otra cosa que no sea coordinar.

Schwerpunkttreffen!

Recuerde diferenciar las reuniones que planifica, evite a toda costa hacer reuniones para todo al tiempo. Citar a todos a una sala de reuniones y esperar resolver todos estos tipos de reunión es el error más común de aquellos que no saben gestionar.

  • Entendimiento del trabajo por hacer (JTBD)
  • Planificación del trabajo
  • Sincronización y seguimiento
  • Evaluación del progreso y el desempeño
  • Mejora continua y reflexión

Si le interesa aprender sobre la gestión efectiva de reuniones lo invito a leer:

7. Messung der Leistung

Por último, y estoy seguro de haber dejado algunas cosas por fuera por lo que los invito a dejar sus comentarios, debemos establecer mecanismos de evaluación del desempeño. Pueden ser datos fuertes o espacios de reflexión en equipo. Sin embargo, todo depende del nivel de madurez del equipo y la capacidad que tengamos como coordinadores para recolectar información sobre el desempeño de forma objetiva y oportuna.

Algunas métricas que útiles son:

  • Cumplimiento – qué tanto de lo que planificamos logramos completar
  • Velocidad – qué tanto estamos completando iteración a iteración
  • Compromiso – cómo es nuestro nivel de compromiso día a día
  • Confianza sobre el cumplimiento – qué tan seguros estamos de lo que planificamos y nuestro progreso

Verbunden und engagiert

En resumen, debemos mantener al equipo «conectado» y «comprometido». Las iteraciones y buenas reuniones son clave para mitigar la frustración y el aburrimiento. La idea es mantener al equipo en «estado de flujo«, compensando el esfuerzo de cada ciclo con las capacidades existentes y, por supuesto, las que estamos construyendo con cada paso que damos en el trabajo.

La distancia de los equipos remotos necesita ser compensada con acompañamiento directo y constante cuando no hay madurez del equipo (Bildung von y Stürmen) y evolucionar con el equipo a un acompañamiento de tipo consultivo o coach cuando se desempeña de forma superior (Normierung y Durchführen). Para gestionar de equipos remotos de forma efectiva se necesita una estrategia.

Extra - Präsentation

Luego de escribir este artículo me invitaron a presentar un Seminario Web para el Capítulo Panamá del PMI. Acá les dejo la presentación que acompañó el discurso y el debate con los asistentes.

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Alberto Dominguez

Führung von Teams von der Theorie bis zur tatsächlichen und nachhaltigen Bereitstellung innovativer IT-Produkte und -Dienstleistungen.

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Ein Kommentar

  1. Hola Alberto!
    Excelente tu conferencia y este blogpost!
    Particularmente, a mi me gusta como método de reunión efectiva el descrito por Edward de Bono en su libro «Seis Sombreros para Pensar». Te lo recomiendo.
    Cuídate!
    Y muchas gracias,

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