7 Schlüssel zum effektiven Management von Remote-Teams

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Für viele von uns, die in technologiebasierten Unternehmen, Start-ups oder als SolopreneureFernarbeit oder Telearbeit ist seit einigen Jahren die Norm. Fernarbeit ist jedoch nicht dasselbe wie die Leitung von Fernteams. Die Leitung und Koordinierung von Teams ist zwar auch Arbeit, erfordert aber starke Kommunikations- und Führungsqualitäten. In diesem Artikel werden einige Schlüssel zum effektiven Management von Remote-Teams vorgestellt.

Arbeiten und Koordinieren sind nicht dasselbe

Wer schon einmal Menschen geführt hat, weiß, dass es einen großen Unterschied zwischen Tun und Koordinieren gibt. Ersteres, das Tun, ist fast immer eine autonome Tätigkeit, bei der es Ihnen dank Ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse gelingt, ein Ziel zu erreichen. Letzteres, die Koordinierung, ist anders, weil das Erreichen des Ziels nicht von den eigenen Fähigkeiten, sondern von den Fähigkeiten und dem Wissen anderer abhängt. Das Ziel muss von anderen erreicht werden, und Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass sie es effizient und effektiv erreichen.

Wenn wir alle Roboter wären, wäre die Koordinierung sehr einfach und würde einem Videospiel ähneln. Koordinieren würde bedeuten, klare Kommandos zu geben, wie z. B. gehen, auf- und absteigen, springen, rennen oder anhalten. Die Menschen sind jedoch ganz anders. Im Wissenszeitalter erfordern unsere Arbeitsplätze kreatives und divergentes Denken, Konflikt- und Krisenbewältigung, kritisches Denken und vieles mehr. Ebenso denken wir Menschen nicht nur rational, sondern haben auch Gefühle, so dass bei der Koordinierung viele Dinge in Betracht gezogen werden, wie z. B. inspirieren oder motivieren, korrigieren, und manchmal kann es auch bedeuten, dass wir weggehen und nicht eingreifen.

Soft Skills

Die Koordinierung von Menschen erfordert unterschiedliche Fähigkeiten, um eine breitere Perspektive für andere zu schaffen. Einige Autoren sprechen von Soft Skills (soziale Kompetenz o soziale Kompetenz). Diese Fähigkeiten werden auf die Probe gestellt, wenn wir Teams leiten und noch mehr, wenn wir Remote-Teams koordinieren. Wenn wir also Remote-Teams effektiv managen wollen, dürfen wir nicht vergessen, dass wir lernen müssen, wie man Teams koordiniert. Zu diesen Soft Skills gehören unter anderem:

  1. Kommunikation
  2. Führungsqualitäten und Entscheidungsfähigkeit
  3. Kritisches Denken
  4. Lösung von Konflikten
  5. Teamarbeit
  6. Verhandlung

Es ist möglich, viele andere Fähigkeiten einzubeziehen, aber die meisten Bücher über Führung und Soft Skills haben einen gemeinsamen Faktor - sehr gute Kommunikationsfähigkeiten.

Herausforderungen bei der Kommunikation in Remote-Teams

Kommunikation ist das A und O der Teamarbeit. Wenn man versucht, mit mehreren Personen zusammenzuarbeiten und sie zu koordinieren, ist Kommunikation das einzige verfügbare Mittel. Die Fähigkeit, Informationen klar und deutlich zu kommunizieren, ist also der Schlüssel zur effektiven Leitung von Remote-Teams.

1. kanal: Reichtum und Wirksamkeit

Scott W. Ambler (2002) - Reichtum und Wirksamkeit der Kommunikationskanäle.

Quelle: Ambler, S. (2002). Agile Modellierung: Effektive Praktiken für Extreme Programming und den Unified Process, John Wiley & Sons, New York, USA.

Die erste Herausforderung betrifft die Kommunikationskanäle, die wir zur Übermittlung unserer Botschaften nutzen. Scott W. Ambler bewertet die Kommunikationskanäle nach ihrer Reichhaltigkeit und Wirksamkeit. Ersteres bezieht sich darauf, wie viele Informationen und wie detailliert ich in einer Nachricht vermitteln kann. Die zweite bezieht sich darauf, wie getreu die empfangene (vom Empfänger entschlüsselte) Nachricht der ursprünglichen Nachricht und Absicht entspricht.

Wie wir sehen können, sind die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht und die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht mit der Möglichkeit, Zeichnungen zu verbessern, die beiden leistungsfähigsten Kanäle. Interessanterweise leiden sie am meisten in Remote-Teams, vor allem, wenn sie geografisch weit verstreut sind.

Tipps zur Verbesserung der Teamkommunikation

  • Einrichtung von Kanälen und Instrumenten zur Verbesserung der Kommunikation.
  • Vermeiden Sie es, alles per E-Mail zu erledigen - kommunizieren Sie, tauschen Sie sich aus, validieren Sie und senden Sie, falls nötig, eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Vereinbarungen und wichtigen Informationen.
  • Instant-Messaging-Systeme sollten keine formellen Kommunikationskanäle sein. Wichtige Dinge werden auf dem reichhaltigsten und wirkungsvollsten Kanal kommuniziert, den es gibt. Überlassen Sie das Plaudern anderen Dingen und gehen Sie nicht davon aus, dass Schreiben eine Garantie für "Empfang", geschweige denn für "Verständnis" ist.

2. die Reife des Teams

Die zweite Herausforderung ist der Reifegrad des Teams. Bruce Tuckman schlug 1965 ein Modell der Teamentwicklung und -evolution vor, das heute sehr beliebt ist. Dieses Modell geht von verschiedenen Phasen für ein Team mit unterschiedlichem Verwaltungs- und Koordinierungsbedarf aus. Das Modell sieht "Entwicklungsphasen" vor, die als:

  1. Bildung von - Das Team wird zusammengestellt und die Mitglieder kennen sich kaum - als Mitglieder.
  2. Stürmen - das zugewiesene Team leidet unter einigen Reibungen während ihrer Interaktionen, da sie das individuelle Verständnis von Teamnormen entdecken und validieren - Konflikte entstehen auf der Grundlage von: "Ich dachte, du...", "Ich war sicher, dass ich...", "Ich war sicher, dass ich...".
  3. Normierung - die Konfliktphase ist vorbei, die Annahmen sind geklärt und das Team kennt und beherrscht die Teamregeln (formell und informell). Sie wissen, wer was tut und wer für was verantwortlich ist. Von den Mechanismen der Interaktion bis hin zu den eigenen Aktivitäten des Teams.
  4. Durchführen - Dies ist die ideale Phase eines jeden Teams, in der wir mit unseren Teams sein wollen. Jenseits der Regeln sind wir ein Team, vereint und gestärkt. Über unsere individuelle Verantwortung hinaus sind wir alle eins, es gibt eine Synergie. Wir sind mehr als die Summe unserer Teile.

Diese Herausforderung stellt keine neue Verantwortung für den Leiter oder Koordinator dar. Entscheidend ist jedoch, dass das Management des Teams mit dem Reifegrad des Teams übereinstimmt. Wir nennen dies "adaptive Führung".

Tipps zur Stärkung unserer adaptiven Führung

  • Wenn das Team noch nicht ausgereift ist:
    • Definieren Sie klare Arbeitsregeln, Rollen und Verantwortlichkeiten.
    • In manchen Fällen benötigt die Gruppe detaillierte Arbeitspläne - auch für die nächste Zeit.
    • Legen Sie einen Zeitplan für das Team fest - Zeiten, zu denen jedes Teammitglied für seine Teamkollegen verfügbar sein sollte.
    • Förderung einer offenen Diskussion darüber, was funktioniert und was nicht.
  • Wenn das Team reif ist:
    • Delegieren und dabei bewusst bleiben
    • Mit einem Bein in den Metriken stehen. Datengestützte Entscheidungen vermindern das Risiko von Subjektivität und übermäßigem "Buddyismus" (Angst vor Konflikten).
    • Lassen Sie nicht zu, dass das Team die Praktiken der kontinuierlichen Verbesserung aufgibt, weil es der Meinung ist, dass es "keinen Raum mehr für Verbesserungen gibt".

In dem folgenden Video von David Marquet geht es um die Herausforderungen und Vorteile von Teams, in denen der Einzelne an den Entscheidungen beteiligt ist und nicht nur "Leute, die Befehle befolgen".

3. Skala

Die dritte Herausforderung bei der Koordinierung von Teams ist die Skalierung, und zwar für Remote-Teams. Die Skala ist die Anzahl der Personen im Team. In einigen agilen Rahmenwerken wird beispielsweise ausdrücklich auf die Anzahl der Personen verwiesen, aus denen ein Team bestehen kann, wobei fast immer die Zahl 7 +/- 2 (oder 5 bis 9) genannt wird. 

Konzeptionelle Integrität

Der Umfang stellt in vielerlei Hinsicht eine Herausforderung dar, vor allem aber für die Konzeptionelle Integrität. Konzeptuelle Integrität ist ein Begriff, der von Fred Brooks vor mehreren Jahrzehnten. Dieser sehr computergestützte Begriff dient mir in diesem Zusammenhang dazu, zu definieren, wie klar und homogen ein Konzept in einer Gruppe von Menschen ist. Je höher die konzeptionelle Integrität, desto weniger divergent und konfliktreich ist der konstruktive Prozess, während die Ausrichtung (Denken in dieselbe Richtung) die Kommunikation vereinfacht.

Auf der anderen Seite haben wir die großen Teams - obwohl es in der Literatur heißt, dass der Unterschied zwischen Team und Gruppe genau in der Anzahl der Personen liegt. Große Teams haben zusätzliche Herausforderungen im Zusammenhang mit der Leitung und Koordination. Ihre Größe macht ihre Verwaltung komplexer. 

Dunbars geheimnisvolle Nummer

Aber wie groß ist ein "großes Team" bei der Arbeit? Der Anthropologe Robin Dunbar geht davon aus, dass diese Zahl 147,8 beträgt (viele runden auf 150). Diese Zahl ist als "Dunbar-Zahl" bekannt und gibt die Anzahl der Personen an, die als echtes Team vollständig und effektiv zusammenarbeiten können. Wenn Sie sich für dieses Thema interessieren, lade ich Sie ein, das berühmte Buch zu lesen "Der Wendepunkt von Malcolm Gladwell stellt das Konzept auf eine sehr interessante Weise dar.

Tipps zum Klettern

Es ist töricht anzunehmen, dass ein Team von 5 Personen auf dieselbe Weise geführt werden kann wie ein Team von 150 Personen. Deshalb sprechen wir heute über Konzepte wie Agile at Scale und agile Frameworks für große Unternehmen wie:

Auch wenn jedes Team ein anderes Universum ist, kann man in der Forschung auf den Erfahrungen der anderen aufbauen und so auf den Schultern von Riesen stehen".

4. Standort

Die letzte Kommunikationsherausforderung betrifft den Standort der Teammitglieder. Bei der Wahl des Standorts eines Remote-Teams sind viele Faktoren zu berücksichtigen: Zeitzone, die Möglichkeit, einen "Teamzeitplan" aufzustellen, politische und kosmologische Ansichten - viele sind der Meinung, dass die Religion eines Menschen von seinem Geburtsort und -datum abhängt. Sprache, Essen und sogar die Witze, die innerhalb eines Teams gemacht werden können, hängen davon ab, wo man sich befindet.

Wie kann man Remote-Teams effektiv managen?

Jetzt, da wir uns über die Schlüsselfaktoren und -elemente im Klaren sind, die ein Team und ein Remote-Team ausmachen, stellt sich die Frage nach den wichtigsten Tipps und Tricks, die wir anwenden können, um Remote-Arbeitsteams besser zu managen.

1. Schaffen Sie Kommunikationskanäle.

Remote-Teams benötigen klare Kommunikationskanäle. Heutzutage gibt es so viele Kommunikationsmittel, dass Sie sonst mit mehreren Kanälen enden, für die es keinen klaren Zweck gibt. 

Wenn Sie das bezweifeln, lade ich Sie ein, Ihr Telefon zu öffnen und herauszufinden, wie viele WhatsApp-Gruppen Sie haben. In wie vielen davon gab es "soziale Zwischenfälle" und "hitzige Auseinandersetzungen" wegen des Zwecks der Gruppe? Wie oft haben Sie eine ähnliche Nachricht geschrieben oder gelesen: "Das ist nicht der Zweck dieser Gruppe"?

Erfahrene Remote-Teams nutzen einen oder zwei Kommunikationskanäle. Und sie werden Systemen den Vorzug geben, die man als "Rich Instant Messaging" bezeichnen könnte. Das sind Gruppen-Chaträume, in denen es möglich ist, Dateien zu senden und zu empfangen, eine Aufgabentafel zu führen und den Raum sogar in Untergruppen zu unterteilen (Panne). Die bisher am häufigsten verwendeten Instrumente dieser Art sind:

Wenn Sie mehr über die Tools erfahren möchten, können Sie eine siehe diesen Artikel dass sie einen sehr umfassenden Vergleich ermöglicht.

2. Eine einzige Quelle der Wahrheit - einzige Quelle der Wahrheit

Dies ist besonders wichtig für Teams in großem Maßstab. Jeder im Team muss sehr schnell, fast sofort, die aktuellen Informationen finden, die er braucht, um seine Arbeit zu erledigen oder zu verstehen, was andere tun.

Es gibt viele Wege, dies zu erreichen, aber derjenige, der mir am besten gefällt, ist die Perspektive der Agilität und der selbstorganisierenden Modelle. Verwaltungssysteme wie Kanban, oder Kanban kombiniert mit Scrumsind Modelle, bei denen Informationen über Arbeitsgruppen ausgetauscht werden.

Task Boards sind von grundlegender Bedeutung, um diese einzige Quelle der Wahrheit zu erhalten. In der "physischen" oder "Low-Tech-High-Touch"-Welt haben wir die Tafeln und selbstklebenden Papiere. Aber in der virtuellen Welt haben wir echte Werkzeuge für die Zusammenarbeit wie z. B.:

Ich persönlich mag die Einfachheit und Leistungsfähigkeit einiger Tools wie Trello. Wenn ich Microsoft Teams oder Slack verwende, werde ich immer versuchen, diese Management-Tools nativ zu integrieren. Benachrichtigungen im Gruppennachrichtensystem sind unerlässlich, um das Prinzip "wenige Kanäle und eine einzige Quelle der Wahrheit" zu wahren.

3. Zeitplan des Teams

Fernarbeit kann ein echtes Problem für die Produktivität von Teams darstellen. Denken Sie daran, dass Synergie voraussetzt, dass das Gesamtergebnis eines Teams größer ist als die Summe der individuellen Anstrengungen. Aber es gibt keine Synergie, geschweige denn eine hohe Leistung, wenn keine Zeit für Teamarbeit vorhanden ist. Ich empfehle, einige Regeln für Zeitmanagement, Zeitplanung und Autonomie aufzustellen.

Führen Sie Videokonferenzen oder Telepresence-Tools ein, um das Team näher zusammenzubringen. Ein Teil der Herausforderung bei der Teamentwicklung besteht in der Schaffung einer Teamidentität und eines Teamgeistes sowie im Aufbau von Vertrauen zwischen den Mitgliedern. Wenn sie nie zusammen sind und nie direkt miteinander sprechen (möglichst von Angesicht zu Angesicht), ist es unmöglich, jene Bindungen aufzubauen, die für die Teamleistung von grundlegender Bedeutung sind.

Werkzeuge für Videokonferenzen

Einige Werkzeuge Ich verwende dafür die folgenden Methoden:

  • Zoom.US
  • Google Hangouts
  • Slack (die Möglichkeiten für Videokonferenzen sind für meinen Geschmack etwas eingeschränkt).
  • Gemeinsamer Kalender - fast immer Google Kalender oder Teamup

4. Adaptive Planung und Iterationen

Iterationen sind kurze Zeitzyklen, die vorzugsweise gleich lang sind. ScrumZum Beispiel Sprints, ein Zeitrahmenkonzept, bei dem Aufgaben geplant, ausgeführt und abgeschlossen werden - ich vereinfache hier zu sehr.

Iterationen sind sehr nützlich für die Anpassung des Arbeitsplans und ermöglichen es unter anderem, das Niveau des Aufwands konstant zu halten.

5. Segmentierung und Governance

 Wenn das Team sehr groß oder geografisch verstreut ist, sollten Sie es in kleinere Teams aufteilen, die in Bezug auf Verfügbarkeit und Standort übereinstimmen. Dies zwingt Sie dazu, Governance-Modelle zur Synchronisierung und Kommunikation zwischen den Teams einzurichten. Dies ist ein größeres Problem, wenn das Team sehr groß ist, aber eine Kadenz für bestimmte Ereignisse einrichten.

Ich lade Sie ein, sich mit den folgenden Konzepten zu befassen, die über Computerwerkzeuge hinausgehen

6. Gute Treffen

Nach der Segmentierung und der Governance bleibt mir nur noch die Verwaltung der Sitzungen. Das haben wir alle schon erlebt. Wir alle wissen, dass die meisten Sitzungen eine echte Zeitverschwendung sind.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie für die Abhaltung von Sitzungen lediglich einen Termin im Kalender eines jeden finden und diesen einberufen müssen, dann sollten Sie etwas anderes tun als koordinieren.

Schwerpunkttreffen!

Denken Sie daran, die von Ihnen geplanten Sitzungen zu differenzieren, und vermeiden Sie es auf jeden Fall, Sitzungen für alles gleichzeitig abzuhalten. Alle in einen Sitzungssaal zu rufen und zu erwarten, dass alle diese Arten von Sitzungen gelöst werden, ist der häufigste Fehler derjenigen, die nicht wissen, wie man managt.

  • Verstehen der zu erledigenden Arbeit (JTBD)
  • Planung der Arbeit
  • Synchronisierung und Überwachung
  • Bewertung von Fortschritt und Leistung
  • Kontinuierliche Verbesserung und Reflexion

Wenn Sie daran interessiert sind, mehr über effektives Sitzungsmanagement zu erfahren, lade ich Sie zum Lesen ein:

7. Messung der Leistung

Schließlich, und ich bin mir sicher, dass ich einige Dinge ausgelassen habe, so dass ich Sie bitte, Ihre Kommentare zu hinterlassen, müssen wir Mechanismen zur Leistungsbewertung einführen. Dabei kann es sich um harte Daten oder Reflexionsräume des Teams handeln. Es hängt jedoch alles vom Reifegrad des Teams ab und von der Fähigkeit, die wir als Koordinatoren haben, Leistungsinformationen objektiv und rechtzeitig zu sammeln.

Einige nützliche Metriken sind:

  • Erfüllung - wie viel von dem, was wir geplant haben, haben wir geschafft zu erfüllen
  • Geschwindigkeit - wie viel wir Iteration für Iteration fertigstellen
  • Engagement - Wie sieht unser tägliches Engagement aus?
  • Vertrauen in die Umsetzung - wie zuversichtlich sind wir in Bezug auf unsere Planung und unsere Fortschritte?

Verbunden und engagiert

Kurz gesagt, wir müssen das Team "verbunden" und "engagiert" halten. Wiederholungen und gute Besprechungen sind der Schlüssel zur Verringerung von Frustration und Langeweile. Die Idee ist, das Team in "Flussrechnung"Wir müssen den Aufwand eines jeden Zyklus mit den vorhandenen Kapazitäten und natürlich denen, die wir mit jedem Arbeitsschritt aufbauen, kompensieren.

Die Entfernung von Remote-Teams muss durch eine direkte und ständige Begleitung kompensiert werden, wenn die Reife des Teams nicht gegeben ist (Bildung von y Stürmen) und entwickeln sich mit dem Team zu einer beratenden oder coachenden Begleitung, wenn sie auf höherem Niveau auftreten (Normierung y Durchführen). Um Remote-Teams effektiv zu managen, ist eine Strategie erforderlich.

Extra - Präsentation

Nachdem ich diesen Artikel geschrieben hatte, wurde ich eingeladen, ein Webinar für das PMI Panama Chapter zu halten. Hier finden Sie die Präsentation, die den Vortrag und die Diskussion mit den Teilnehmern begleitete.

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Alberto Dominguez
Alberto Dominguez

Führung von Teams von der Theorie bis zur tatsächlichen und nachhaltigen Bereitstellung innovativer IT-Produkte und -Dienstleistungen.

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Ein Kommentar

  1. Hallo Alberto!
    Hervorragend Ihr Vortrag und dieser Blogpost!
    Als effektive Meeting-Methode gefällt mir besonders die von Edward de Bono in seinem Buch "Six Thinking Hats" beschriebene Methode. Ich empfehle es.
    Passen Sie auf sich auf!
    Ich danke Ihnen vielmals,

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