Methodik des Projektmanagements

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Für viele von uns in der Welt des Projektmanagements ist der Begriff Projektmanagement-Methodik geläufig. Der Begriff "Methodik" ist jedoch nicht mein Lieblingsbegriff, und ich habe das Gefühl, dass er eher als misslungener Versuch daherkommt, alle Projekte gleich zu machen. Aber was ist eine Projektmethodik? Warum ist eine Projektmanagementmethodik ein zweischneidiges Schwert? Gibt es keinen Standard?

Zunächst müssen wir uns darauf einigen, was Methodik bedeutet. Fangen wir also an.

Was ist eine Projektmanagement-Methodik?

Methodik (...) bezieht sich auf die Gesamtheit der rationalen Verfahren, die zur Erreichung eines Ziels oder einer Reihe von Zielen eingesetzt werden, die für die wissenschaftliche Forschung, die Darstellung der Lehre oder für Aufgaben, die besondere Fähigkeiten, Kenntnisse oder Sorgfalt erfordern, gelten.

Definition von Methodik in Wikipedia - 3. Februar 2021
https://es.wikipedia.org/wiki/Metodolog%C3%ADa

Der Begriff Methodik bezieht sich auf eine Reihe von "aufeinanderfolgenden Schritten" oder sogar geordneten Verfahren, die befolgt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen.

Wenn wir über Projektmanagement-MethodikWir sprechen von einer Abfolge von Schritten, die befolgt werden müssen, um ein Projekt auf die richtige Weise durchzuführen - was nicht unbedingt dasselbe bedeutet wie erfolgreich.

Wichtig! Gutes Projektmanagement ist nicht dasselbe wie ein gutes Projekt. Manchmal ist das Beste, was ein guter Manager tun kann, eine vorzeitige Beendigung oder Aussetzung eines Projekts zu verlangen. Zum Beispiel, wenn sich etwas im Kontext ändert, das die Annahmen oder Hypothesen, auf denen das Projekt beruht, ungültig macht - das ist zwar selten, kann aber passieren.

Viele Menschen betrachten die Methodik als eine Art Gebrauchsanweisung, die festlegt, wie Projekte in einem bestimmten Kontext - etwa einer Organisation oder einem Bereich innerhalb der Organisation - zu managen sind.

Vorteile einer Projektmanagement-Methodik

Methodologien bieten im Allgemeinen Struktur und Ordnung. Diejenigen, die neu in die Welt des Projektmanagements einsteigen, sehen die Methoden als eine Art Weg, dem sie folgen müssen. Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil. Zu den Vorteilen einer Projektmanagement-Methodik gehören:

Konzepte und Begriffe: Klarheit

Methodologien bieten eine gemeinsame Sprache. Dies ist im Unternehmensumfeld dringend erforderlich. Oft sind Projektbegriffe für die Mitarbeiter verwirrend und führen sogar zu Unklarheiten aufgrund anderer Definitionen im Unternehmen.

Der erste Vorteil einer Methodik ist die Schaffung eines "gemeinsamen Verständnisses".

2. Lebenszyklus: Definition, Stadien und Kontrollen

Methodologien müssen aufgrund ihres strukturierten Charakters den Projektlebenszyklus definieren. Obwohl jedes Projekt anders und unwiederholbar ist, ist der Lebenszyklus innerhalb einer Organisation fast immer der gleiche.

So kann beispielsweise ein Konsumgüterunternehmen, das einige Projekte zur operativen Verbesserung durchführt, den folgenden Lebenszyklus definieren.

  • Formulierung oder Ideenfindung - eine erste Definition des Projekts.
  • Validierung - versucht zu beantworten, wie wichtig es ist, sie durchzuführen. Manchmal wird damit bestätigt, wie sehr das Projekt mit der Strategie übereinstimmt und wie sehr es sich auf die Förderung eines oder mehrerer strategischer Ziele auswirkt.
  • Durchführbarkeit - finanzielle und technische Bewertung des Projekts, um festzustellen, ob es durchführbar ist.
  • Planung - Wie soll das Projekt durchgeführt werden?
  • Ausführung
  • Schließen

3. bewährte Praktiken: Gelernte Lektionen

Die Methoden bieten auch Lösungen für die häufigsten Projektanforderungen innerhalb einer Organisation. Dazu gehört, wie die Kommunikation gesteuert werden sollte und wie taktische Projektziele festgelegt und verfolgt werden. Um nur ein paar zu nennen.

4. Management-Instrumente: Organisatorisches Vermögen

In ähnlicher Weise bieten Methodiken eine Liste von Instrumenten - oft einschließlich Vorlagen - an, die in der Managementübung selbst verwendet werden können oder *sollten*, die von unschuldigen Empfehlungen bis hin zu unangenehmen formalen Budgetanforderungen in spezifischen Tabellenkalkulationsformaten oder Formaten mit nutzlosen Überschriften wie "Datum des Formats" und "Datum der Erstellung des Dokuments" reichen, die, weit davon entfernt, nützlich zu sein, nur Platz in Textdokumenten schaffen.

Eine gute Methodik erinnert die Projektmanager daran, welche Hilfsmittel zur Verfügung stehen - z. B. auf welcher Plattform wir einen Videoanruf tätigen können oder welche Hilfsmittel wir haben, um die den Projektteams zugewiesenen Aufgaben zu verfolgen.

5. Kontrollmechanismen: Metriken, Indikatoren, Kontrollgrenzen und Gate-Kontrollen.

Viele Methoden gehen tiefer in die Kontrollmodelle ein. Ein klares Erbe der organisatorischen Befehls- und Kontrollmodelle. Meiner Meinung nach dienen die meisten Organisationsmethoden einzig und allein dem Zweck, die Kontrolle und die Sichtbarkeit von Fortschritten und Risiken zu verbessern. So definieren sie Metriken - Dinge, die zu messen sind -, Indikatoren - Beziehungen zwischen Metriken und Erwartungen oder Plänen - und Kontrollgrenzen - wann ein Indikator von "gut" zu "besorgt" oder "schlecht" übergeht -, die oft mit der Farbe einer Ampel verbunden sind (grün = gut, gelb = besorgt oder unter Beobachtung, rot = in Schwierigkeiten).

Zu den Mechanismen, die ich auch zu den Praktiken oder Werkzeugen zählen könnte, gehört eine Reihe von Leistungsindikatoren - viele davon in Verbindung mit dem verdienten Wert oder dem Vergleich von Plan und Fortschritt.

Ebenso fördern viele Methoden Gate-Kontrollen - Gate-Check oder Mechanismen zur Bewertung eines Projekts, wenn es von einer Phase in die nächste des Lebenszyklus übergeht.

Projektlebenszyklus

Für das ungeübte Auge mag es den Anschein haben, dass der Lebenszyklus mit dem Kaskadenparadigma zusammenhängt oder Wasserfall. Seien Sie vorsichtig, Projekte sind zeitlich begrenzte Instrumente, und daher haben Projekte einen Anfang und ein Ende, d.h. einen Lebenszyklus. Auch Projekte, die nach einem agilen Paradigma verwaltet werden, sind zeitlich begrenzt.

Die Phasen eines Projekts, das nach dem Wasserfall-Paradigma verwaltet wird, können mit den Phasen des Lebenszyklus gleichgesetzt werden. Aber sie sind es nicht. Der Lebenszyklus geht über die eigentliche Existenz des Projekts hinaus.

Ähnlich verhält es sich mit dem Produktlebenszyklus. Dies kann im Rahmen des agilen Paradigmas gehandhabt werden. So konkurrieren die Projekte miteinander um den Zugang zu den Ressourcen, die das Produkt verwalten. In den "agileren" Arbeitsmodellen, die ich gesehen habe, werden die Projektanforderungen in die zu ändernden Produkte aufgeschlüsselt und konkurrieren so innerhalb der Backlogs. Dieses Thema erfordert etwas mehr, daher verspreche ich einen Artikel zu diesem Thema in naher Zukunft.

Beziehung zwischen Projektmethodik und Managementparadigmen

Aber Moment mal: Sind Methodologien dasselbe wie Managementparadigmen? Das sind sie definitiv nicht. Es gibt Paradigmen oder Kontexte, in denen Projekte (oder Phasen davon) "definiert und ausgeführt" werden, und es gibt Managementmethoden. Um den Unterschied anhand eines Beispiels zu erläutern: Nehmen wir an, Sie sind ein renommierter Küchenchef und möchten zwei neue Restaurants eröffnen.

Das erste ist ein neuer Standort seines berühmtesten Restaurants, dessen berühmte Gerichte bereits feststehen und eine Art Nachbildung der anderen sind. Es handelt sich um ein Problem, das ohne viele unvorhergesehene Ereignisse bereits ein vorhersehbares Ergebnis hat. Am besten nehmen Sie Ihre Erfahrungen (und die Ihrer Mitarbeiter) und wiederholen mit einigen Anpassungen und Verbesserungen das Verfahren, das Sie in der Vergangenheit bei der Einrichtung anderer Veranstaltungsorte angewandt haben.

Im Gegenteil, Ihr anderes Projekt ist die Eröffnung eines Restaurants außerhalb Ihrer Komfortzone, in einem neuen Land oder in einem neuen Format wie Fast Food, Food Truck oder etwas, das Sie als radikal betrachten. Es ist zwar gut, einen Plan zu haben, aber der Prozess des Experimentierens, dem man folgen sollte, um etwas Neues zu schaffen, kann nicht im Voraus festgelegt werden.

Wenn Sie mehr über die Paradigmen im Projektmanagement wissen wollen, lade ich Sie ein, meinen Artikel zu lesen Was ist besser: agil, prädiktiv oder hybrid?

Die beliebtesten Projektmanagement-Methoden

Nun, dieses Thema der Methoden und Paradigmen ist sehr interessant, aber lassen Sie uns einen Blick auf die drei beliebtesten Projektmanagement-Methoden des Augenblicks werfen.

PMI-Projektmanagement-Methodik

Wenn es Herrn PMI gäbe, würde er sich für den obigen Titel schämen. Es gibt keine "PMI-Methodik".

Heutzutage ist das PMI - Institut für Projektmanagement - ist weltweit anerkannt für seine Arbeit zur Formalisierung und Spezialisierung des Projektmanagements. Eines der herausragendsten Produkte - oder Ergebnisse - dieser Arbeit ist: Der Leitfaden für Projektmanagement-Grundlagen, bekannt als PMBoK-Leitfaden. Projektmanagement-Kenntnisse (pimbok auf Spanglish und nicht pimbuk).

Obwohl das PMBoK ursprünglich ein sehr präskriptives Dokument war, ist es heute ein Dokument, das in zwei Hauptblöcke unterteilt ist.

Die erste ist eine Art Erklärung des Berufs, der Rollen im Rahmen des Projektmanagements und einiger organisatorischer Strukturen, die die Projektleistung und -ergebnisse verbessern können, und die zweite ist eine Art Struktur von Praktiken und Instrumenten, die nach "Kontext" und "Bereich" geordnet sind und als Werkzeug dienen, um zu verstehen, "was im Projektmanagement getan wird".

Die Veröffentlichung der Version 7 des PMBoK steht kurz bevor und ist zweifellos eine große Veränderung und der Beweis für eine wunderbare Entwicklung innerhalb des PMI selbst - als Organisation und als Vereinigung von Freiwilligen -, die von Werten und Leitprinzipien spricht und die hoffnungslose Vorstellung von "den Schritten zur Durchführung eines Projekts" aufhebt.

PMBoK-Prozessgruppen

Eine wichtige Klarheit, Prozessgruppen werden in Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss unterteilt. Auch hier wird das unachtsame Auge sagen "die Phasen" des Projekts, aber NEIN! NEIN! NEIN! und NEIN! warum?

  1. Überwachung und Kontrolle dürfen nicht nur eine Phase sein. Stellen Sie sich vor, dass Sie in Ihrem Restaurant die neue Website fertig stellen und eine Woche lang wegfahren und dann zurückkommen, um zu "überwachen und zu kontrollieren", wie der Start verlaufen ist. Unabhängig davon, ob es gut, gerecht oder schlecht war, es wurde getan! Wie kann man etwas kontrollieren, das bereits getan wurde?
  2. Es sind die Aufgaben, die Sie täglich ausführen, die Sie in diese Zusammenhänge "einordnen" könnten, z. B.: a) Arbeitsplanungssitzung für die Woche, 8:30 Uhr. (raten Sie mal, um welche Gruppe von Prozessen es sich handeln könnte); b) um 9:30 Uhr tritt ein neuer Lieferant dem Projekt bei, genau zur geplanten Zeit, und Sie müssen den Startschuss für diese Beteiligung geben; c) um 14:00 Uhr müssen Sie eine Leistungsbewertung Ihrer Teammitglieder durchführen, da der Zyklus in der Organisation abgeschlossen ist und es an der Zeit ist, die Fortschritte in den Karriereplänen einiger Mitglieder zu bewerten.

Wie Sie sehen können, sind dies zwei besondere Überlegungen, die deutlich machen, warum Prozessgruppen KEINE Projektphasen sind.

Warum ist PMBoK keine Methodik?

Wie ich bereits sagte, ist das Erbe des PMBoK stark präskriptiv, aber seit einigen Jahren ist der Leitfaden mehr zu einer Art "Wörterbuch" von Praktiken und Instrumenten (in Teil 2) und einer Art "Reflexion" über den Zweck des Managements in Teil 1 geworden.

Nirgendwo steht, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um ein Projekt zu strukturieren, zu planen und durchzuführen. Sie oder Ihre Organisation sollten beurteilen, welche Praktiken das PMBoK dokumentiert und ob diese Praktiken innerhalb ihres geschäftlichen oder persönlichen Paradigmas und Kontexts einen Wert für ihr Projekt und die Projektmanagementübung selbst darstellen - etwas, das wir als Schneidern.

Wenn PMI keine Methodik ist, warum wird es dann an erster Stelle genannt?

Dem Cäsar, was dem Cäsar gehört. Obwohl das PMI heute in seinem PMBoK keine Methodik anbietet - vielleicht schlägt es sie in anderen Dokumenten vor - ist der Einfluss dieses Dokuments auf viele Methoden, die heute in Organisationen eingesetzt werden, unbestreitbar. Daher der berühmte Ausdruck "PMI-Methodik". Diese "Methoden" sind bestenfalls eine seriöse und konsequente Analyse von Praktiken, um "etwas" im Unternehmen und seinen Projekten anzuwenden.

Nebenbei bemerkt: Leider haben viele Leute das PMBoK nicht gut studiert und anstatt es zu verstehen und anzupassen, haben sie es kopiert und eingefügt und Methoden entwickelt, bei denen sie jede der vorgestellten Praktiken anwenden mussten. Was für eine Dummheit! Können Sie sich vorstellen, ein Wörterbuch zu kaufen und zu versuchen, ein Dokument zu schreiben, das Sie zwingt, alle Wörter im Wörterbuch zu verwenden? Sie können sich nicht vorstellen, wie oft ich dieses Szenario im wirklichen Leben erlebt habe.

Scrum-Methodik

Scrum-Fanboys werden sich auf diesen Titel stürzen. Und sie haben teilweise Recht.

Anders als beim PMBoK, Scrum ist viel stärker präskriptiv. Sie ist so präskriptiv, dass eine Abweichung von der Norm als ein Scrumbut. Die Väter von Scrum nennen es ein ".Scrum ist ein leichtgewichtiges Framework, das Menschen, Teams und Organisationen hilft, durch adaptive Lösungen für komplexe Probleme Werte zu schaffen."Wenn du den letzten Teil nicht verstehst, kannst du diesen Artikel lesen.

Scrum ist ein leichtgewichtiges Framework, das Menschen, Teams und Organisationen hilft, durch adaptive Lösungen für komplexe Probleme Werte zu schaffen.

Der Scrum-Leitfaden 2020

Scrum-Ereignisse

Scrum definiert einige Ereignisse und eine Reihenfolge für deren Ausführung. Und obwohl es nur wenige sind, sind sie meiner Meinung nach wie eine Methode (deshalb erscheinen sie auch in dieser Liste der Methoden).

Manche Leute nennen die Ereignisse "Zeremonien" oder "Rituale", aber in Wahrheit erfinden sie nur Wörter, um sich abzugrenzen.

Scrum lässt jedoch viele Dinge undefiniert, und dieser "Mangel an Informationen" kann eine große Macht und eine große Verantwortung sein. Was ist zum Beispiel ein Backlog und wie wird es verwaltet? Warum gibt es Idioten, die sagen, dass Backlogs nur User Stories haben können? Was sind überhaupt User Stories, ich sehe den Begriff nicht im offiziellen Leitfaden? Was sind Story Points, warum gibt es Idioten, die sagen, dass man Stories nur mit Points verwenden kann? Nochmal, was sind User Stories?

Wie Sie sehen, ist Scrum einfach zu verstehen und zweifellos eines der Arbeitsmodelle, die ich am meisten mag. Aber ist es für alles gut, natürlich nicht!

PRINCE2-Methodik

Im Zusammenhang mit PRINCE-Projekten ist es eine Abkürzung für "PRojects IN Controlled Environments". Und von den drei genannten ist sie die einzige, die sich selbst als Methode versteht.

Obwohl PRINCE2 in Amerika nicht sehr populär ist - was auf den Einfluss des PMI zurückzuführen ist - ist es im englischen Kontext und in den ehemaligen Kolonien und anderen Gebieten mit starkem britischen Einfluss die Norm.

PRINCE2 legt in klarer und präskriptiver Weise Grundsätze, Themen - und Themen - und Prozesse.

Wenn Sie neu im Zusammenhang mit Projekten sind und mir erlauben, Ihnen einige Ratschläge zu geben, lesen Sie die offizieller Leitfaden zu PRINCE2 kann befreiend sein - das Gegenteil gilt für die PMBoK-Versionen 4, 5 und vielleicht 6, die eher wie Folter wirken.

Agile Methodik? LEAN-Methodik?

Nun, wenn Sie nach einer Liste möglicher Methoden suchen, werden Sie hier nicht fündig. Sicherlich können Sie im Internet nach Titeln wie "Agile Methodik" für Ihre Projekte suchen und Sie werden viele Ergebnisse finden, aber denken Sie daran, dass der Titel nicht bedeutet, dass es sich um eine formale und populäre Methodik handelt.

Anwendung der Grundsätze und Werte der Projektmanagementmethoden.

Diese Begriffe werden von Menschen kreiert, die versuchen, die Grundsätze und Werte einer bestimmten Denkweise (wie LEAN oder AGILE) auf den Kontext von Projekten anzuwenden - zu Recht oder zu Unrecht. Und natürlich ist es möglich, eine eigene agile Methodik zu definieren, aber das macht sie nicht zu einer globalen Methodik.

Darüber hinaus hat das PMI selbst mit seiner über 50-jährigen Geschichte endlich den Wert von Prinzipien und Werten gegenüber präskriptiven Prozessen erkannt. Etwas, das in der "agilen" Welt in der Agiles Manifest Vor über 20 Jahren.

Nützliche Tipps für die Festlegung einer Projektmanagement-Methodik

Keine Methodik kann aufgrund ihres präskriptiven Charakters die Bedürfnisse und Herausforderungen von Projekten in Organisationen vorwegnehmen. Allerdings kann das Fehlen einer Methodik - oder eines Rahmens, wie sie versuchen, es zu nennen, da sie flexibler werden - dem Management selbst Kopfschmerzen bereiten.

Deshalb hier einige Ratschläge aus meiner Erfahrung in der Unternehmensberatung und im Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement.

5 wichtige Tipps für die Festlegung einer Projektmanagement-Methodik

  1. Vermeiden Sie es, das Rad neu zu erfinden. Die Normen und Leitlinien bestehen seit vielen Jahren und sind das Ergebnis der Arbeit und Erfahrung von Hunderten oder Tausenden von Menschen über Jahrzehnte hinweg. Die Annahme, sie seien falsch, ist ein Fehler.
  2. Suchen Sie die Unterstützung der Gemeinschaft. Berufsverbände von Projektmanagern, ob global oder lokal, sind sehr aktiv und arbeiten zusammen. Sie werden überrascht sein. Ich habe einmal auf einer Konferenz gesagt, dass es einfacher ist, jemanden aus dem Verband - in meinem Fall das PMI - um Hilfe zu bitten, als eine Botschaft um logistische Unterstützung zu bitten. Wo ich bin, gibt es eher eine Gruppe von Freiwilligen als eine Botschaft oder ein Konsulat.
  3. Lesen, anwenden, lernen und anpassen. Dies ist nur eine abgewandelte Version des beliebtesten Zyklus des Projektmanagements, des PDCA-Zyklus. Die Festlegung einer Methodik ist ein ständiger Prozess des Lernens und der Konsolidierung. Geben Sie die Idee auf, auf Anhieb die perfekte Methodik zu entwickeln.
  4. Lösen Sie sich von der absoluten Verschreibung. Der Spielraum für ein abweichendes Management ermöglicht es den Projektmanagern - die das jeweilige Projekt am besten kennen -, über die besten Managementinstrumente zu entscheiden.
  5. Projekte kategorisieren. Ich bin kein Befürworter der "Einheitsgröße für alle". Projekte sind per definitionem einzigartig. Warum sollte man auf der Vorstellung bestehen, dass alle Zeit- oder Arbeitspläne gleich aussehen?

Habe ich eine vergessen, möchten Sie eine andere vorschlagen, stimmen Sie zu oder nicht, hinterlassen Sie Ihre Kommentare und lassen Sie uns die Debatte eröffnen!

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Alberto Dominguez
Führung von Teams von der Theorie bis zur tatsächlichen und nachhaltigen Bereitstellung innovativer IT-Produkte und -Dienstleistungen.
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