Die besten Tools für kollaboratives Arbeiten - 2022

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In den letzten zwei Jahren hat sich die Art und Weise, wie wir mit unseren Teams zusammenarbeiten, beschleunigt. Die Pandemie, die im Jahr 2020 begann, hat tiefgreifende Veränderungen in der Dienstleistungsbranche und bei den mit Wissensarbeit verbundenen Rollen mit sich gebracht. Deshalb ist es so wichtig, die besten Werkzeuge für die Zusammenarbeit zu haben.

Transformation außerhalb des Büros

Die Pandemie führte dazu, dass sich Veränderungen, die in weiter Ferne zu liegen schienen, dramatisch beschleunigten. Themen wie "digitale Transformation", "Telearbeit" und "Virtualität" sind in traditionellen Branchen wie dem Bildungswesen, einigen Gesundheitsdiensten und der öffentlichen Verwaltung nicht mehr wegzudenken.

Wir sahen, wie ganze Nationen zum Stillstand kamen, Regierungen von zu Hause aus arbeiteten und Minister, Parlamentarier und Bürgermeister mit ihren engsten Teams aus der Ferne arbeiteten.

Dies führte dazu, dass viele Unternehmen die unvermeidliche Realität akzeptierten: Fernarbeit und einige hybride Modelle werden sich durchsetzen. Arbeitsplatzrichtlinien, Tools für die Zusammenarbeit, Verwaltung von Vermögenswerten wie Büros und sogar Möbel wurden von Grund auf neu überdacht. 2022 ist das Jahr, in dem dieser große Wandel in vielen Branchen vollzogen wird.

Migration und Reisezeit

Bei der Wissensarbeit wird die meiste Arbeit vor einem Computerbildschirm erledigt. Und für Meetings - von den einen geliebt, von den anderen gehasst - wurden neue technologische Hilfsmittel entwickelt, um die "Telepräsenz" zu stärken.

Und wir entdeckten, dass es für viele von uns nicht notwendig war, ins Büro zu gehen - nicht einmal ein paar Tage pro Woche oder Monat.

Dieses "erzwungene" Erwachen beschleunigte auch eine Massenabwanderung in Städte, die weniger verstopft und mehr mit der Natur verbunden sind. Eine schöne, modulare Wohnung erschien angesichts der erzwungenen Enge beengt, und ein Haus weit weg von der Großstadt scheint nun eine ausgezeichnete Option zu sein. Um mehr über dieses Phänomen zu erfahren, lade ich Sie ein, diesen interessanten Artikel über die Abwanderung aus den Großstädten.

Doch im Laufe der Monate - und einiger Jahre - kam es zu einem Bruch in der Gesellschaft. Wir entdeckten auf die etwas harte Tour, dass der Gang ins Büro zwar nicht unsere Lieblingsbeschäftigung war, aber etwas, das wir brauchten. Depressionen und andere Krankheiten, die mit dem Zustand unseres "Bürolebens" zusammenhängen, waren für uns ein großes Problem.geistige Gesundheit"hat sich durchgesetzt.

Dann stellte sich heraus, dass das Büro und insbesondere der physische - und nicht der virtuelle - Umgang mit anderen gar nicht so schrecklich ist. Dies hat uns dazu gebracht, nicht nur über Städte, Verkehrsmittel und sogar darüber, wo wir leben wollen, nachzudenken, sondern auch darüber, wie das Büro in dieser neuen Ära nach der Pandemie aussehen sollte - ich möchte optimistisch denken und Ihnen versichern, dass wir das Schlimmste hinter uns haben.

Arten von Interaktionen

Wenn wir über Zusammenarbeit sprechen, können wir von vielen Arten von Interaktionen ausgehen. Um also eine richtige Liste der besten Werkzeuge für die Zusammenarbeit zu erstellen, ist es am besten, einige grundlegende Kategorien festzulegen:

  • Kommunikationsmittel - Chats, Anrufe, Videoanrufe und Gruppenkonferenzen
  • Koordinierungs- und Überwachungsinstrumente
  • Office-Suiten - nur solche, die die Zusammenarbeit fördern

Da ich größtenteils in der Softwarebranche arbeite, bin ich seit mehreren Jahren (mehr als ein Jahrzehnt) an die Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit gewöhnt, von einem einfachen Chatprogramm bis hin zu komplexeren Anwendungen für die Zusammenarbeit wie Slack oder Teams und natürlich fortgeschrittenen Projektmanagement-Tools - ich lade Sie ein, meinen Artikel über die besten Projektmanagement-Tools.

Hier sind die besten Tools, die seit 2020 konsolidiert wurden und sich zu den wichtigsten Tools in der Zeit nach der Pandemie entwickeln werden.

Suiten

1) Google G Suite

Der Pionier im Bereich der Kollaborationstools ist zweifelsohne Google mit seiner G Suite - früher bekannt als Google Docs. Ich verwende diese Produkte seit Anfang 2008 und es ist erstaunlich, wie einfach und leistungsstark sie sind.

Google Suite bietet neben dem erfolgreichen und leistungsstarken Maildienst eine Office-Suite mit Dokumentenprozessor, Tabellenkalkulation, Präsentationssystem und dynamischen Formularen - um nur die beliebtesten zu nennen. Das Kalenderverwaltungssystem ist besser als alle anderen, die ich ausprobiert habe, und das Lizenzierungssystem ist einfach.

Google Chat, Treffen und...

Google bietet grundlegende Systeme für die Zusammenarbeit - Chat und Videokonferenzen -, verfügt aber nicht über einen gut funktionierenden Arbeitsbereich für die Zusammenarbeit. Schon vor einigen Jahren erschien Google Sites als eine Art Site Manager im Stil von Wikipedia oder Microsofts berühmtem - und unerträglichem - SharePoint. Heute wird es in Google Classroom verwendet und kann als Arbeitsbereich angepasst werden - etwas, das Microsoft Teams oder Slack definitiv besser können.

Google G Suite ist ideal für Start-ups und virtuelle Arbeitsteams. Die Beharrlichkeit der Google G Suite-Tools lässt Sie die alten Tage von Microsoft Office vergessen.

2) Microsoft Office 365

Die meisten großen Unternehmen haben Microsoft Windows und Microsoft Office seit den Anfängen des Personal Computings auf ihren Systemen installiert. Wenn man von Microsoft spricht, ist das gleichbedeutend mit "vertrautem Terrain", und daher ist Office 365 - ein Modell, das der Google G Suite entspricht - die richtige Entscheidung.

Microsoft Office 365 ist zwar auch eine hervorragende Lösung, aber es ist noch nicht ganz entschieden, ob es 100% Web- oder Cloud-basiert sein soll, und verfügt über eine Mischung von Tools mit "leichten" Webversionen - etwas, das meiner Meinung nach nur Energie gekostet hat und Produkten wie Google G Suite oder ZoHo One die Tür geöffnet hat, um Boden zu gewinnen.

Für Unternehmen mit bestehender Microsoft-Infrastruktur gibt es keine bessere Option als die Verwendung von Office 365-Systemen und die Nutzung ihrer bestehenden Konfigurationen in der MS-Cloud.

Microsoft Teams, Planner und alles dazwischen

Microsoft Teams hat sich seit Anfang 2020 stark weiterentwickelt. Es war nie meine Lieblingsanwendung, aber ich muss zugeben, dass sie sich seit Beginn der Pandemie stark verbessert hat und heute über einfache Optionen verfügt, um an Besprechungen teilzunehmen, Dateien auszutauschen und etwas zu tun, was wir Lehrer und Moderatoren ständig brauchen: "Breakout Rooms" oder eigenständige Sitzungen innerhalb einer Besprechung.

Teams ist ein Tool, das viele Produkte von Microsoft zusammenfasst und auf Knopfdruck zur Verfügung stellt. Teams werden im Jahr 2021 zweifellos für viele Teams das wichtigste Werkzeug für die Zusammenarbeit sein.

ZoHo Eins

Dieses Unternehmen ist in anderen Breitengraden ein wichtiger Akteur, obwohl es in Lateinamerika kaum präsent ist. ZoHo ist eine Alternative zu Google G Suite. ZoHo ist jedoch noch weiter gegangen, um sich zu differenzieren, und bietet CRM, Talentmanagementsysteme (HR), Buchhaltungsanwendungen, Projektmanagement, kollaborative Bereiche und eine Vielzahl anderer Anwendungen. Ende der Werkzeuge.

Wenn Sie nicht unter Kompatibilitätsproblemen oder der gemeinsamen Nutzung von Dateien in verschiedenen Formaten leiden - MS Office ist das inkompatibelste von allen - ist ZoHo One die beste Wahl für Preis und Funktionalität.

All-in-One

Ich habe ZoHo wegen des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses benutzt. Es verfügt über eine Vielzahl von Tools und ermöglicht in einigen Ländern sogar die Rechnungsstellung. ZoHo hat sich wirklich Mühe gegeben, sich von den großen Konkurrenten zu unterscheiden. Es verfügt über eine vollständige Office-Suite - Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, Kalender und vieles mehr.

Es unterscheidet sich meiner Meinung nach in den mobilen Anwendungen, es hat die mobilen Anwendungen wirklich weiterentwickelt, um das Web-Erlebnis zu unterstützen, das Messaging- und Videokonferenzsystem, obwohl es nicht so populär ist, ist ausgezeichnet.

Kommunikationsmittel

Wenn Sie, wie ich, gerne mehrere Anwendungen und Dienste integrieren - und kein Problem damit haben, sich Benutzernamen und Passwörter für jeden dieser Dienste zu merken -, dann könnten die beiden folgenden Tools Ihre Aufmerksamkeit erregen.

4. Vergrößern

Wenn Sie Zoom noch nicht benutzt haben, wissen Sie wahrscheinlich nicht, was meiner Meinung nach das bei weitem beste Videokonferenz-Tool auf dem Markt ist. Ich weiß, dass es viele Gerüchte und Klatschgeschichten über Zooms schlechten Umgang mit der Privatsphäre gab, aber ich dachte immer, dass es sich dabei eher um eine Verleumdungskampagne der Konkurrenten handelte als um etwas anderes.

Zoom ist nicht nur das flexibelste, sondern auch das am einfachsten zu verwendende Tool - und ich habe in meiner Rolle als Dozent und Lehrer versucht, viele andere zu verwenden.

Zoom ist die ultimative Lösung für virtuelle Meetings.

5. Slack

Ich weiß nicht genau, wie ich Slack beschreiben soll, aber wir können sagen, es ist IRC auf Steroiden - wenn Sie nicht wissen, was IRC ist, keine Sorge, in einer anderen Internet-Ära wurde es zum Chatten verwendet - einige Dinosaurier benutzen es immer noch oder seine weiterentwickelten Nachkommen. Diskord.

Slack ist ein verbessertes Chatsystem, das sich auch gut in verschiedene Tools integrieren lässt. Es ist also so, als hätte man ein gut organisiertes WhatsApp, das mit verschiedenen BOTS verbunden ist, die einen im Chat über Dinge wie den Erhalt einer E-Mail, die Bearbeitung eines Dokuments in einem Tool wie Google Documents oder sogar die Einrichtung eines Warnsystems bei Ausfall eines Cloud-Servers benachrichtigen.

Extra: Franz

Ja, ich weiß. Franz zählt nicht zu den kollaborativen Arbeitsmitteln. Franz ist eher eine abgespeckte Version des Browsers, mit der Sie alle Ihre bevorzugten Messaging-Dienste und einige Online-Arbeitssysteme integrieren können. Ich bin ein absoluter Fan von Franz. Wenn Sie wie ich darunter leiden, dass Sie mehrere Messaging-Dienste und viele Tools für die Zusammenarbeit in unterschiedlichen Kontexten wie Wissenschaft, Beratung und Projekten gleichzeitig geöffnet haben, bietet Franz etwas Einfaches und Leistungsstarkes: Es stellt alles in einem einzigen Fenster dar und vereinheitlicht die Benachrichtigungen.

So vergessen Sie nicht, sich bei einem Dienst anzumelden. Es reduziert auch die Hintergrundgeräusche" mit all den Pieptönen", die das Telefon bei all diesen Apps immer abgibt. Franz ist definitiv ein großartiger Verbündeter für diejenigen, die unter "virtueller Taubheit" leiden und manchmal die Nachrichten ihrer Kollegen nicht finden können.

Mit Franz können Sie sogar auf umfassendere Arbeitssysteme zugreifen, wie z. B. Trello oder Microsoft Teams oder Teamwork

Das Chaos der Zusammenarbeit

Es gibt viele Tools für die Zusammenarbeit, die zweifellos Vorteile für die Verwaltung von Remote- oder virtuellen Teams bringen können. Ein häufiger Fehler ist jedoch, sich mit Tools vollzustopfen und 50 Dienste für die gemeinsame Nutzung von Dateien, Videokonferenzen, die Online-Bearbeitung von Dokumenten oder Präsentationen zu implementieren.

Letztendlich springen die Leute von einem Dienst zum anderen und verschwenden Zeit mit dem berühmten ".Aufgabenwechsel". Je weniger schmerzhaft der Prozess der Zusammenarbeit und je einheitlicher das Arbeitsschema - wie in einem physischen Büro - ist, desto produktiver können wir sein - als Einzelne und als Teammitglieder.

Was halten Sie von dieser Liste, und möchten Sie noch andere Instrumente nennen?

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Alberto Dominguez
Alberto Dominguez

Führung von Teams von der Theorie bis zur tatsächlichen und nachhaltigen Bereitstellung innovativer IT-Produkte und -Dienstleistungen.

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