Die Rolle des PMO in der agilen Welt

Teilen!

Welche Rolle spielt ein Project Management Office (PMO) im Rahmen einer agilen Organisation? In diesem Artikel werfe ich einen detaillierten Blick auf die Zukunft des PMO in einer zunehmend unsicheren, sich verändernden und dynamischen Welt.

Was ist die Aufgabe eines Projektmanagementbüros?

Das PMO ist eine Organisationsstruktur. Es kann jedoch auch nur eine einzige geben, die vollständig zentralisiert ist, oder es kann mehrere in derselben Organisation geben, die auf verschiedene Bereiche verteilt sind. PMOs sind im Guten wie im Schlechten mit Projekten befasst - und einige von ihnen gehen mit konzeptionellen Instrumenten, die als Programme oder Portfolios bezeichnet werden, noch etwas weiter in die Strategie hinein.

PMOs haben also die Aufgabe, Projekte innerhalb der Organisation oder des Bereichs zu organisieren, zu koordinieren und in einigen Fällen zu leiten. Sie geben dem Projektlebenszyklus Struktur und Bedeutung und bieten Einblick in den Projektstatus.

Wenn eine Organisation über Projekterfahrung verfügt oder es sich beispielsweise um eine projektorientierte Organisation handelt (z. B. ein Architekturbüro oder eine Eventmanagement-Agentur), kann es sein, dass das PMO eine entscheidende Rolle für den Betrieb und die strategische Entscheidungsfindung der Organisation spielt. In diesen Situationen, in denen das PMO in der Nähe der Führungsebene (C-Level) angesiedelt ist, findet man den Begriff Enterprise PMO oder EPMO.

Wie verhält sich das PMO zu Projekten und Operationen?

In einer dichotomen Welt, d. h. einer Welt, die in zwei entgegengesetzte Pole geteilt ist, ist auch die Organisation zweigeteilt. Auf der einen Seite haben wir die Strategie und ihre Projekte - als Instrumente des Wandels und der Umsetzung der Strategie. Auf der anderen Seite stehen der Betrieb und das Tagesgeschäft mit seinen Indikatoren für Produktivität und Ergebnisse. Bei dieser Art von Vision, die tief in der Kultur des Projektmanagements verwurzelt ist, spielt das PMO nur auf einer Seite und ignoriert oft die Realität des Betriebs und seine Auswirkungen auf den Fortschritt der strategischen Pläne.

Die Vision eines agilen PMO

In einer agilen Welt löst sich diese Dichotomie zwischen Projekten und Betrieb auf. Beide Pole sind vereinigt und, was noch besser ist, den "Arbeitsteams" untergeordnet.

Sieht es verheddert aus? Ist es nicht!

Das agile PMO hat den gleichen Zweck wie jedes andere PMO: Es soll die Chancen erhöhen, dass alle (oder die wichtigsten) strategischen Ziele erreicht werden. Und in diesem Sinne sind es die Menschen, die in Teams organisiert sind, die die Aufgaben erledigen, die Produkte entwickeln und die Dienstleistungen erbringen müssen.

Ein Konzept, das in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen hat, ist das der Wertströme - ein Begriff, der sich meiner Meinung nach nur schwer genau übersetzen lässt. Wenn Menschen in Teams organisiert sind, dienen diese Teams fast immer den Wertströmen. Teams arbeiten zur Unterstützung eines Geschäftsbereichs oder der Entwicklung und des Betriebs eines Produkts. In diesem Zusammenhang gibt es operative Aktivitäten und einige andere Aktivitäten, die sich mit Veränderungen und Verbesserungen befassen, wie zum Beispiel Projekte.

Und was ist mit den Projekten und dem Betrieb?

Beide Konzepte gibt es nach wie vor, aber die Teams konzentrieren sich mehr auf den Wert, der durch die Aktivitäten entsteht, die sie für ein Produkt oder eine Dienstleistung erbringen. Die konzeptionellen Projektstrukturen werden weiterbestehen, einige unabhängig, andere in Verbindung mit den operativen Aktivitäten. Das agile PMO ist dann derjenige, der das große Ganze sieht.

Die Beziehung zwischen dem Projektleiter und dem agilen PMO

Welchen Wert hat das PMO für den Projektleiter?

Aus der Sicht der Projektleiter, ob sie nun zu Direktoren, Managern, Administratoren oder Projektkoordinatoren ernannt werden, erbringt das PMO eine primäre Dienstleistung: Unterstützung der Entscheidungsfindung des Managements durch fachliche Beratung, Zugang zu Informationen und Daten aus anderen Projekten.

Wenn wir uns für die Zwecke dieses Artikels darauf einigen, dass das grundlegende Ziel eines Projektmanagers darin besteht Abschluss des zugewiesenen Projekts gemäß den taktischen Zielen, Erfüllung der Erwartungen und Erzielung guter Ergebnisse.In diesem Fall bleibt uns nichts anderes übrig, als zu akzeptieren, dass das PMO als Hauptziel verfolgt Hauptziel Verbesserung der Arbeit des Projektmanagers.

Anachronistische PMOs, deren einziger Zweck es war, strenge Prozesse und Formate festzulegen, sind veraltet und zum Aussterben verurteilt. Meiner Meinung nach wurden diese PMOs entwickelt, um die enthusiastischsten Projektmanager zu Automaten, Menschen ohne Kriterien, die nur noch Notizen machen, Protokolle schreiben und Berichte erstellen.. Nichts könnte weiter von agilem Denken, Werten und Prinzipien entfernt sein.

PMOs, deren einziger Zweck es ist, Prozesse und Formate zu definieren, sind veraltet und zum Aussterben verurteilt.

In der Welt der organisatorischen Agilität kann das PMO eine wichtige Rolle spielen und zu einem Exzellenzzentrum werden, in dem die Fähigkeiten von Managern, SMs und Coaches verbessert werden. Es kann auch ein Zentrum für Experimente sein, um Praktiken zu validieren oder Änderungsmanagementprozesse zu unterstützen.

Alle Projektmanager sehen sich bei der Ausübung ihrer Managementtätigkeit mit Herausforderungen konfrontiert, und eine Gruppe innerhalb der Organisation zu haben, die es uns ermöglicht, über die Herausforderungen nachzudenken oder Erfahrungen auszutauschen, die unser Urteilsvermögen und letztendlich die Entscheidungen, die wir zum Nutzen der Strategie und der Projekte treffen, stärken, kann ein echter Wettbewerbsvorteil sein.

Die Beziehung zwischen der Organisation und dem agilen PMO

Digitale Transformation und das PMO

Mit dem Aufblühen der Agilität in Organisationen gehen auch Veränderungen in den Strukturen selbst einher. Ich habe gesehen, wie ganze PMOs in Banken, staatlichen Einrichtungen und Unternehmen der Realwirtschaft verschwunden sind. Mit ihnen gehen auch fähige Leute, erfahrene Führungskräfte, die, ohne richtig zu verstehen, was passiert ist, durch unerfahrene Führungskräfte ersetzt werden, deren größter Verdienst darin besteht, als Scrum Master zertifiziert zu sein.

Und damit will ich nicht sagen, dass ein erfahrener Projektmanager kein guter SM sein kann oder dass ein unerfahrener SM ein guter Manager und/oder Moderator werden kann. Ich möchte nur die Tatsache hervorheben, dass wir in der obigen Gleichung die "Erfahrung" abziehen.

Was ist mit der Beendigung von PMOs?

Vor einigen Jahren, während eines Projektausschusses eines großen Unternehmens, in dem ich als Berater tätig war - eigentlich war es eher ein Projektprogramm - gab es einen Moment des Chaos, Diskussionen, Leute, die im Takt reden, Nebengespräche auf der Suche nach Schuld und Gründen für Verzögerungen und Kostenüberschreitungen. Irgendwann kam der Präsident auf mich zu und sagte mir etwas in der Art von "...".Glauben Sie, dass wir schlechter dastehen würden, wenn ich all diese Projektmanager entlassen und das PMO abschaffen würde? Es ist noch gar nicht so lange her, dass wir Projekte durchgeführt haben, ohne ein PMO zu haben. Ich war sprachlos, ich wusste nicht, was ich sagen sollte. Ich war nicht Teil des PMO, ich war nicht Teil des Unternehmens, ich war ein Berater für eine bestimmte Komponente.

Ich habe darüber nachgedacht, was der Wert eines PMO ist. Hat er immer noch Recht, waren wir früher nicht in der Lage, Projekte durchzuführen?

Das PMO ist nicht dazu da, Probleme zu beseitigen. Projektmanager sind keine Zauberer, die dafür sorgen, dass schlechte Dinge nicht passieren. Ihre Aufgabe ist es, die Verwaltung zu verbessern. Wir wollen unsere Kapazitäten zur Bewältigung dieser schlechten Momente stärken und damit auch die Entscheidungsfindung der Organisation verbessern.

Wenn das Management chaotisch ist, wird der geringste Nutzen eines PMOs zunichte gemacht.

Vorteile eines agilen PMO für die Organisation

Ob agil oder nicht, Organisationen streben nach demselben Ziel: geboren werden, wachsen, gedeihen und niemals sterben - nun ja, nicht alle, einige haben Ausstiegsstrategien, aber Sie verstehen, worauf ich hinaus will. Hier ist eine Liste der Vorteile, die das PMO der Organisation bieten sollte.

  1. Für die Organisation muss das PMO in erster Linie ein Leuchtturm sein, ein Ort, an den man sich wenden kann, um den Nachweis für die Leistung selbst zu erbringen, für unsere Realität im Vergleich zu unseren strategischen Plänen. Was nützen mir all die Daten zu Ausführung, Budget, Fortschritt und investierten Stunden, wenn ich die taktische und strategische Entscheidungsfindung nicht verbessern kann?
  2. Das PMO ist nicht nur ein Leuchtturm, sondern kann auch unsere Projektdurchführungskapazitäten stärken und damit unsere Fähigkeit verbessern, unsere Strategie zu "realisieren" - unsere Pläne in die Tat umzusetzen.

Was bedeutet es, die Kapazitäten für die Projektdurchführung zu stärken? Im Folgenden finden Sie eine Liste von Dingen, die sich positiv auf die Fähigkeit einer Organisation auswirken können, erfolgreiche Projekte durchzuführen:

  • Entwicklung der Kompetenzen und Fähigkeiten von Führungskräften durch Schulungs- und Coaching-Programme, die heutzutage online, per Fernzugriff und asynchron durchgeführt werden können.
  • Unterstützung und Coaching von Führungskräften. Unterstützung von Führungskräften bei der Entwicklung als Coach ihrer eigenen Teams.
  • Festlegung von Maßstäben und Unterstützung der Führungskräfte bei der Leistungsmessung. Zusammenarbeit mit Führungskräften, um Ergebnisse zu ermitteln und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu stärken.
  • Evaluierung und Anpassung der Prozesse an die Bedürfnisse der Projekte - Förderung und Stärkung der Prozesse der Schneidern über dem Compliance.

PMO und Nutzenmanagement

Schließlich kann ich auch die Frage nach den Leistungsmanagement. Obwohl es sich um etwas handelt, das es schon seit einigen Jahren gibt, zwingt uns die Entwicklung des Denkens hin zu agilen Werten in vielen Organisationen dazu, das Nutzenmanagement kontinuierlich zu überdenken und nicht als die Erreichung einiger weniger Meilensteine. Durch das Konzept des Business Value Flow ist die Agilität auf der strategischen Leiter des Unternehmens nach oben geklettert, und heute gibt es Praktiken des agilen Portfoliomanagements wie Schlankes Portfolio-Management.

Auch hier geht die Rolle des agilen PMO über die Durchführung der Projekte hinaus und erstreckt sich auf den tatsächlichen Betrieb der durch diese Projekte entwickelten Produkte und Dienstleistungen. Andernfalls wäre sie nicht in der Lage, den Wert des wahrgenommenen Nutzens zu messen.

Welche weiteren Funktionen erfüllt das PMO?

Diese Frage ist sehr weit gefasst und die Antwort hängt - wie bei jedem guten Berater - von der Organisation und der Art ihrer Tätigkeit ab. Ich würde jedoch gerne in den Kommentaren erfahren, welche guten und/oder schlechten Erfahrungen Sie mit PMOs gemacht haben und welche Funktionen sie erfüllen.

Teilen!

Alberto Dominguez
Alberto Dominguez

Führung von Teams von der Theorie bis zur tatsächlichen und nachhaltigen Bereitstellung innovativer IT-Produkte und -Dienstleistungen.

Artikel: 37

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

de_DE